Yammer מציגה: קשקשת – Out, עשייה ארגונית- In

4 באוגוסט 2013

תגיות: ,
4 תגובות

מאת אלעד גרייבר, מיקרוסופט ישראל

 

בפוסט הקודם למדנו להכיר את Yammer, הרשת החברתית הארגונית של מיקרוסופט, ואת היכולות המרכזיות שהיא מציעה לנו.

מי שקרא את הפוסט, יכול היה לקבל את הרושם שהטמעה מוצלחת שלה היא דבר מאוד פשוט – המוצר מגיע ברובו Out of the Box, עם המון יכולות, הוא מאוד ידידותי ודומה לפלטפורמות שהעובדים כבר מכירים (פייסבוק, טוויטר). לכאורה, טבעי כי ברגע שנודיע לעובדים על הרשת החברתית החדשה, הם מיד ישמחו לאמץ אותה ולעשות בה שימוש. אז זהו, שלא כל כך בטוח… הטמעה של רשת חברתית ארגונית טומנת בחובה אתגרים ארגוניים נרחבים.

בתגובה שכתב ישראל, אחד מקוראי הפוסט הקודם, הוא היטיב לתאר את החששות מהטמעת רשת חברתית בארגון:

comment_israel

אמנם Yammer דומה מאוד לרשתות חברתיות שמוכרות לעובדים מחוץ לארגון, אך התכלית והתוכן שלה שונים. אם פייסבוק הוא חממה ל"קשקשת", Yammer הוא מקום שבו מתפתחת עשייה ארגונית. ניהול פרויקטים, מחקר ופיתוח, שיווק ומכירות, שירות לקוחות, חדשנות, הקשבה לעובדים, איתור מומחים, גיוס וחניכת עובדים, הטמעת אסטרטגיה ארגונית – לא תאמינו כמה ה-Yammer יכול לסייע לתהליכים אלו!

מדובר בשינוי גישה והרגלים של עובדים – מעבודה באמצעי תקשורת מסורתיים (כמו מייל) לתקשורת חברתית. תכנון נכון של המסגרת ותהליך ההטמעה של הרשת החברתית הארגונית יסייע לה להמריא ולהצליח.

בהקשר זה, מעניין לקרוא את המחקר "מדיה חברתית וקול העובד" שפרסם ה-CIPD (ארגון בריטי לקידום משאבי אנוש) במרץ האחרון. במסגרת המחקר, נתבקשו מנהלים לציין את היתרונות והחסרונות של המדיה החברתית בארגון. בשעה שמרבית המנהלים ידעו לציין חסרונות רבים, שעיקרם מבטאים חשש משקיפות, מעטים מהם ידעו לציין יתרונות או להסביר כיצד עובדת רשת חברתית ארגונית.

 

אז מה עושים?

כדי להתמודד עם אתגרי ההטעמה של Yammer, אספתי בשבילכם עשר עצות מארגונים שכבר יישמו רשתות חברתיות ארגוניות:

1- צרו קבוצות הנוגעות לכל תחומי הפעילות של החברה, ואפשרו לעובדים להשמיע קול בתגובות על מוצרים, שירותים, שותפים, לקוחות, מתחרים, אסטרטגיה עסקית, כיווני התפתחות עתידיים, פרויקטים, דיונים מקצועיים ועוד.

2- כוונו לנושאים מקצועיים: הנטייה הראשונית של ארגונים רבים היא למקד את הטמעת הרשת החברתית בעולם משאבי האנוש, בשיח שבין ההנהלה לעובדים. אולם, כדאי לנווט את עולמות התוכן גם לנושאים מקצועיים. בכך תמנעו מתחושה של "קשקשת" אינסופית, וגם תוכלו להגדיל את הערך של הרשת החברתית.

3- גייסו את הרשת לטיפול בשותפים, לקוחות וספקים: בנוסף לעבודה בעולמות תוכן פנים ארגוניים, Yammer מאפשרת גם עבודה בנתיבים עסקיים כמו טיפול בלקוחות, שותפים וספקים. בחנו האם הארגון שלכם בשל גם ליישום מסוג זה, אשר יוכל להראות ערך עסקי ישיר ומדיד. חשבו לדוגמה על Yammer כשכבה חברתית מעל תוכנת ה-CRM, אשר מאפשרת לייעל ולהאיץ את הדרך שבה מטפלים נציגי השירות בפניות.

4- שתפו את העובדים: כשאתם מתכננים אילו תכנים ותהליכים תרצו להטמיע במערכת, הקשיבו לצרכים ולרצונות של העובדים. בדקו מה הם היו רוצים להפיק מהמערכת, מה מפריע להם כיום בתקשורת הארגונית וכדומה. השיח עם העובדים יסייע לכם בבניית תכנית הטמעה מיטבית.

5- אל תחששו משיח פתוח. בארגונים רבים קיים חשש כי הפתיחות ברשת החברתית תביא לתגובות לא הולמות של עובדים. עם זאת, זכרו שהעובדים מזוהים בשמם, וזה מרסן את ההתנהגות באופן טבעי. אם אתם עדיין חוששים, ניתן גם לשתף את העובדים בניסוח "תקנון התנהגות במרחב הדיגיטלי", אשר מגדיר מה מותר ומה אסור במרחב זה.

6- רתמו את המנהלים: לא מספיק שהם יגידו ש"חשוב להשתמש ברשת החברתית", אלא עליהם ליישם זאת הלכה למעשה. עליהם לשתף תכנים, להגיב לעובדים, לעודד שיח, לתת חיזוק חיובי למשתתפים בולטים, התורמים מניסיונם וזמנם ברשת החברתית. מעורבות המנהלים תיתן לעובדים סיבה נוספת להיכנס ל-Yammer כדי להתעדכן – הם רוצים לשמוע מה המנהלים שלהם חושבים, וזו הזדמנות עבורם לפתח איתם אינטראקציה.

7- משדרים מהשטח: עדכנו את הרשת החברתית בזמן אמת, זהו חדר החדשות של הארגון. סטטוס של פרויקט, עסקה חדשה שנחתמה, גיוס עובדים, תקלה במערכות ה-IT – כל אלו (ועוד) הם עדכונים שצריכים להתפרסם לראשונה ומידית ברשת החברתית. לא צריך לחכות לסוף השבוע כדי לפרסם "אוסף עדכונים", חדשות משבוע שעבר כבר לא רלוונטיות. אם יש לכם משהו להגיד – פרסמו זאת. ה-Yammer זמין מכל מקום (גם מהטלפון שלכם), אז אין תירוצים.

8- מתגו את הרשת החברתית הארגונית כדי לנטרל התנגדויות מבית ולעודד עובדים, ובעיקר מנהלים, לעשות בה שימוש נרחב ככל האפשר. במסגרת תהליך המיתוג, הקפידו לשלב פעילויות שיווקיות ו"גימיקים", לצד הדרכה מעשית שתסייע לעובדים להשתמש נכון בפלטפורמה החדשה.

9- הגדירו "שגרירי Yammer": מדובר באותם עובדים, בני הדור ה-Y (ברוחם או בגילם), המתורגלים בהתנהלות ברשתות חברתיות. אתרו אותם מראש, הדריכו אותם, והסתייעו בהם בתהליך ההטמעה.

10- התחילו בקטן והתרחבו בקצב המתאים: זוהי ריצה למרחקים ארוכים, אל תתנו גז בחודש הראשון ואח"כ תזנחו. על אף הפשטות שביישום הטכנולוגי (ותודה ל-Yammer), צריך לזכור כי רשת חברתית מהווה שינוי בתרבות הארגונית. הציבו יעדים ברורים אליהם תרצו להגיע, ובנו תכנית הטמעה מדורגת, המותאמת לאופי העובדים והארגון. 

סיכום

רשת חברתית מהווה הזדמנות לשינוי אמיתי בתרבות הארגונית, והתאמתה למגמות התקשורתיות שמתרחשות מחוץ לארגון. הטמעה מוצלחת של Yammer תהפוך את העובדים בארגון לפרודוקטיביים יותר. הודות לפלטפורמה, יתאפשר להם לשתף פעולה בקלות, לקבל מהר יותר החלטות חכמות, ולארגן ביעילות צוותי עבודה וירטואליים להתמודדות עם אתגרים עסקיים.

כדי להצליח בפרויקט ההטמעה של Yammer, הקדישו מחשבה לתכנון וניהול התהליך, וגבשו תמונת עתיד מוסכמת, מוחשית, אפקטיבית ומיטבית של הרשת החברתית הארגונית.

שימוש ב-Yammer מניע דרך עבודה חדשה, בעלת גמישות ומכוונות עסקית, המעודדת מעורבות עובדים ומשפרת את מערכות היחסים עם לקוחות ושותפים.

כפי שציינתי בפוסט הקודם, אתם מוזמנים להתחיל להתנסות בחינם בגרסה הבסיסית של Yammer. אני בטוח שתתאהבו  סמיילי

 

הפוסט נכתב ע"י אלעד גרייבר, יועץ בקבוצת היועצים של מיקרוסופט (MCS) העוסק בייעוץ בתחומי ארכיטקטורה, פיתוח ו- SharePoint.

הוסף תגובה
facebook linkedin twitter email

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

4 תגובות

  1. אלון9 באוגוסט 2013 ב 0:09

    קודם כל, רציתי לומר שאני נורא נהנה לקרוא את הבלוג שלך. בתור מי שהארגון שלן הטמיע את Yammer אבל הרשת הארגונית לוקה בתסמונת שתיארת בסעיף 10 ( הארגון למעשה "זנח" את Yammer לאחר תקופת ההקמה, המוצלחת, אגב ) אשמח לשמוע יותר לגבי איך ניתן לטפל בזה ברמת הארגון.

    הגב
  2. תום10 באוגוסט 2013 ב 6:50

    נקודות טובות. אני מאוד מסכים איתם. לנו היתה בעיה עם המנהלים, שמאוד "רצו" כשזה נוגע להכרזות אבל לא באמת השתמשו ונתנו דוגמה אישית. אם המנהלים לא משתמשים, אז קשה לגייס את העובדים.

    הגב
  3. מוטי11 באוגוסט 2013 ב 17:01

    מאמר יפה. אישית אהבתי שהתוכנה זמינה גם באפליקציית אייפון ואני יכול להתחבר אליה ולקבל התרעות בכל מקום, בלי ההצקות של הספאם במייל

    הגב
  4. תמר13 באוגוסט 2013 ב 18:13

    לייק על המאמר!

    הגב