כיצד לעבור ל-Office 365 ולהישאר בחיים

27 בדצמבר 2011

אין תגובות

clip_image002מאת: אייל מלח

איך מתכוננים למעבר ל-Office 365

אז אחרי הרבה ישיבות, אישורים מההנהלה, משא ומתן עם הרכש – אתם מתחילים לעבור ל-Office365. מעכשיו תוכלו ליהנות מכל החידושים שמציעה סביבת העבודה המקוונת של מיקרוסופט. לפני שאתם יוצאים לדרך, ריכזנו עבורכם את ארבעת שלבי ההכנה העיקריים. כמובן שכל ארגון יש לו את המערכות שלו ושיטות העבודה שלו, וכמו תמיד מומלץ להשקיע ככל האפשר בעבודה ההכנה, כדי למנוע בעיות עם תחילת העבודה עם Office365.

שימו לב ש-Office365 מציע לכם גם עזרה במעבר. בעזרת אפשרות Custom Plan בתפריט הראשי, יפתח אשף שיבקש ממכם לענות על מספר שאלות בנוגע למערכת הנוכחית שלכם ולתוכנית העבודה שלכם. בסוף האשף הוא יציע לכם תוכנית עבודה מסודרת לרמה הטכנית.

שלב ראשון: מיפוי

יש למפות את כל המערכות הנמצאות בשימוש היום, ולהחליט אילו מהן יעברו לשירותי Office365. ישנה אפשרות גם להפעיל את המערכות מקומית ובאופן מרוחק, כמו למשל Exchange Online, לתקופת המעבר או לתקופה ממושכת יותר. את ההחלטה הזאת צריך לקבל לגבי כל מערכת על מנת לדעת כיצד לטפל בה. אם אתם משתמשים ב Active Directory למשל, צריך להחליט האם תאפשרו למשתמשים להכנס למערכת עם שם משתמש וסיסמה אחת גם לשירותים המקומיים וגם לשירותים המרוחקים.

את ההחלטות ההלו יש לקבל גם לגבי המידע שמאוחסן אצלכם. האם כל המידע שנמצא בתיקיות משותפות יעבור לתיקיות SharePoint בענן, או שחלקו יישאר באופן מקומי. הסיבות לכך יכולות להיות מהירות או שיקולי רגולציה, אבל בכל מקרה יש צורך למפות את המידע הרלוונטי למעבר.

שלב שני: ניקוי

מעבר לשירותי Office365 הוא הזמנות טובה לעשות סדר במערכות שלכם. האם יש לכם חשבונות שלא נמצאים בשימוש שאפשר כבר למחוק אותם? זה הזמן. הדבר רלוונטי לשרתי Active Directory אבל גם לשרתי Exchange, SharePoint, תיקיות משותפות וכו'. אפשר למשל להחליט שקבצים ישנים שנשמרים רק לצורכי ארכיון יישארו באופן מקומי, ואילו הקבצים שנמצאים בשימוש קבוע יעברו למערכות Office365. הניקוי הזה יעזור לכם לא רק לעשות סדר במערכת, אלא גם יכול למנוע בעיות במעבר ולחסוך זמן על ידי הקטנת נפח המידע שדורש העברה.

שלב שלישי: הסברה

מעבר למערכת חדשה הוא תמיד מהלך בעייתי בארגון. צריך ליידע את כל המעורבים בכך, גם המשתמשים אבל גם מנהלי מחלקות אחרים ביתרונות של המעבר ל-Office365. כדאי להכין רשימת יתרונות לכל סוג משתמשים כדי להבין שהמהלך הוא לטובת המשתמשים, ייעול העבודה וחסכון כספי לארגון.

שלב רביעי: הדרכה

יש לבצע את המעבר בעזרת חומרי הדרכה מתאימים. בחלק מהמקרים מדובר בדברים פשוטים כמו למשל: "מהיום תשמרו את הקבצים שלכם ב-SharePoint Online ולא בכונן המשותף Z:". אבל בחלק מהמקרים כדאי להדריך אותם על כלים חדשים כמו Lync וליידע אותם על האפשרויות החדשות שכלולות ב-Office365 כמו שיתוף מסמכים מקוון.

רוצה ללמוד עוד על Office 365?

למדריך הטמעה של Office 365 :

http://community.office365.com/modg/default.aspx

לקורסים חינמים באקדמיה הוירטואלית של מיקרוסופט: http://www.microsoftvirtualacademy.com/tracks/office-365-for-the-it-pro-platform

אייל מלח הוא Windows Client MRS . הוא משמש CEO חברת א'גייל (Agile IT Solutions) שמתמחה במתן פתרונות מבוססי טכנולוגיות מיקרוסופט ויועץ תשתיות למשרדי הממשלה מטעם מיקרוסופט

הוסף תגובה
facebook linkedin twitter email

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *