איך להוסיף מחוונים (KPI) לאתר

10 בינואר 2012

בפוסט הזה ובפוסט הבאים אני אפרט איך ליצור מחוונים ואיך להוסיף מחוונים לאתר ב- Sharepoint 2010.

בד"כ נרצה מחוונים כדי לקבל תצוגה גרפית של פריטי רשימה מסוימת. המחוונים משתמשים בסימנים ברורים (תמרורים) ומבצעים חישובים של פריטים ברשימה לפי הגדרות שלנו. ניתן להשתמש במחוונים עבור נתונים מ- SharePoint אך גם מ-Excel, Access או SQL Server.

בפוסט זה – יצירה של רשימת KPI עבור רשימה ב- Sharepoint.

המחוונים מציגים מידע על נתונים מדידים, כמו תאריכים, אחוזי ביצוע, כמויות וכו'. תוכלו ליצור מחוונים כוללניים למנהלים שרוצים מעקב על כלל המשימות בפרויקט, או מחוונים לנושאים מסוימים עבור בעלי תפקידים אחרים בפרויקט.

בדוגמא שאציג כאן, מחוונים שמציגים מרשימת משימות כמה משימות פתוחות וכמה משימות מוקצות לאדם מסוים בצוות.

יצירת רשימה למעקב

לפני שניצור את רשימת המחוונים נוודא שיש לפחות רשימה אחת למעקב. אני יצרתי רשימת משימות רגילה:

רשימת משימות

ברשימה זו יש בסה"כ 5 משימות, כאשר מתוכן 4 מוקצות לי.

2 משימות הושלמו, אחת בשלב ביצוע ושתיים לא התחילו. כשיש רק 5 משימות קל לבצע סיכום מהיר של המידע בראש, אולם כאשר יש יותר משימות הדבר הופך למסובך יותר.

יצירת רשימת KPI (רשימת מצבים)

ביצירה של רשימה בחרו ברשימת מצבים (רשימת המחוונים) ותנו לה שם מתאים. לאחר שתיצרו אותה תקבלו הודעה שאין מחוונים להצגה. ברור, עדיין לא יצרנו אותם 🙂

רשימת מחוונים

יצירת מחוון מצב חדש

לחצו על חדש ומבין האפשרויות שיפתחו בחרו במחוון המבוסס על רשימת Shrepoint.

סוגי מחוונים

כעת יפתח חלון פריט חדש:

ערכי מחוון חדש 

הגדרת ערכים למחוון – מידע כללי

  1. הזינו שם למחוון, שם זה יוצג ברשימה עצמה ויהיה קישור למידע נוסף.
  2. הזינו תיאור והערות, הם יופיעו הלחיצה על שם המחוון
  3. בחרו את הרשימה המספקת את המידע למחוון (ע"י לחיצה על  או העתקה של כתובת ה- URL ישירות לשדה המתאים). שימו לב שביציאה מהשדה יוצגו התצוגות הקיימות ברשימה תחת השדה הצג:*

בדוגמא הבאה ניתן לראות הסבר עבור משימות סגורות (ניתן כמובן להגדיר כמשימות סגורות גם משימות שהסתיים 80% הטיפול בהן או אחוז אחר ואז רצוי לפרט בתיאור).

שם ותיאור המחוון

חישוב ערך

בשלב זה תוכלו לבחור אם לבצע ספירה של הפריטים ברשימה בתצוגה שנבחרה או לבצע חישוב אחר.

אנחנו נבצע חישוב אחר, ולכן נלחץ על "אחוז פריטי הרשימה בתצוגה שבהם"

חישוב ערך

כעת בחרו את העמודות והגדירו את הבדיקה. למשל כמה משימות הסתיימו יראה כך:

משימות שהושלמו

הגדרת סמלי מצב

בשלב זה נגדיר את טווח האחוזים לפיהם ישתנו סמלי המצב במחוונים. שימו לב, כאשר רוצים להציג מידע שהושלם, בד"כ בוחרים ערכים גבוהים. כאשר רוצים לבדוק מידע שלא הושלם, בוחרים ערכים קטנים.

כך תראה בחירה של סמלי מצב עבור משימות שהושלמו. גם כאן, לא חייבים לבחור ב-100 עבור המטרה, אפשר להגדיר גם 85 כערך עבור הצגת מחוון ירוק.

task6

צפייה במחוון ברשימה

לאחר שמירה תועברו לרשימה ויוצג המחוון הראשון:

מחוון משימות סגורות

נוכל לראות בבירור שאנחנו עומדים על 40% מהמטרה (2 משימות שהושלמו מתוך 5 בסה"כ). וזהו מצב המוגדר מתחת לאזהרה ולכן נצבע באדום.

בפוסט הבא – יצירת מחוון לבדיקת מספר פריטים ברשימה ומחוון לבדיקה של עמידה בתאריך יעד למשימה.

הוסף תגובה
facebook linkedin twitter email

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *