עוברים לOffice 365

23 בJune 2014

אין תגובות

הייי לכולכם,

אז בשעה טוב החלטתם לעבור לOffice 365 מהשרת שיש לכם בארגון. את המעבר עצמו אני מחלק ל3 חלקים (כמו כל דבר):

1. משימות מקדימות כהכנה למעבר

2. משימות לעשות בעת המעבר

3. משימות לאחר המעבר

בואו נתחיל בחלק הראשון – משימות שיש לעשות לקראת המעבר.

משימה ראשונה – תכנון ומיפוי
בואו נבין קודם מה יש בארגון ומה אנחנו צריכים, לדוגמא:

· האם יש לנו גם Active Directory (אני מקווה בשבילכם שיש) ואנחנו רוצים לאפשר למשתמשים לבצע כניסה לשירותי הOffice 365 ולשירותים המקומיים המבוססים Active Directory עם אותו שם משתמש וסיסמה או לא.

· אילו חבילות של Office 365 אנחנו צריכים? האם E1 או E3 או שאולי בכלל E4, מי מקבל איזו חבילה? איזו חבילה למנכ”ל ואיזו למחלקה המשפטית? והאם ניתן לערבב בין החבילות.

משימה שניה –ניקוי
אז החלטתם מי מקבל איזו חבילה ואיזו תוכנית – מעולה.
השלב הבא כולל ניקוי של משתמשים ישנים שלא נמחקו ורשימות תפוצה לא עדכניות – אם לא תעשו את זה תגלו בסוף שאתם משלמים על משתמשים לא פעילים.

משימה שלישית והכי חשובה מכל השאר – שיווק שיווק שיווק.
כן, שיווק.
זה כולל שליחת מייל מקדים שבו תסבירו לעובדים בארגון את הייתרונות של מעבר לסביבה החדשה (אפילו שלרוב הם לא ירגישו בהבדל השוטף). זה כולל שלטים וחומר פרסומי שמומלץ כי תשימו במסדרונות ותתלו מהתקרה של שלטי פרסומת לOffice 365. כמו כן ניתן גם לתת מעיין פלאייר של המוצר עם מספר יתרונות של השירות.
ככל שתשתפו את העובדים יותר בתהליך המעבר ותלהיבו אותם – ככה יגבר הסיכוי כי הם ישתפו פעולה עם המעבר.
* טיפ – מומלץ לאפשר לעובדים להתנדב לעבור ראשונים לתקופת הפיילוט – זה ירתום את אותם עובדים למעבר ואף הם יהיו מוכנים לספוג את תהליך הפיילוט עצמו.

חלק 2 – משימות בעת המעבר:

כאן כבר כל ארגון בפני עצמו – כל אחד עם צורת העבודה שלו והעובדים שלו אך העקרונות דומים מאד לכולם:

· פרה פרה – מחלקה מחלקה – מולץ להעביר בקבוצות את הצוותים\מדורים\מחלקות כדי שתוכלו לעבוד בצורה נוחה ומובנית. אם תעבירו את כולם ביחד ותהיה תקלה תצטרכו להתמודד עם תקלות חוצי ארגון.
בצורה של פרה פרה תוכלו להתמודד עם צוות אחד כל פעם, לוודא שהכל תקין וקדימה אל הבא:

· תוודאו שעות שבו אותו צוות לא פעיל – סביר להניח שיש מחלקות שפעילות במהלך היום וישנם מחלקות שפעילות דווקא בשעות הערב או הלילה – תתכננו את המעבר שלהם בהתאם לזמן שבו הם אינם פעילים אלא אם אתם יכולים לספוג את חוסר הזמינות שלהם. אני מניח שאת מחלקת שירות לקוחות לא הייתם רוצים להעביר בזמן המשמרת שלהם.

· נקודת האל חזור – חשוב לדעת היכן היא במידה ויש תקלה בדרך. באיזה שלב חוזרים לאחור ובאיזה שלב ממשיכים עד הסוף.

· הדרכה – חשוב להדריך את העובדים על המערכת החדשה. דרך אפקטיבית לבצע את הפעילות הזאת (במידה והיא מלווה גם בשדרוג לOffice 2013) היא לקרא למספק צוותים להדרכה על המערכת החדשה והאופיס החדש ובאותו זמן צוות הIT מבצע פריסה של האופיס החדש – ככה כשהכל טרי בראש הם ישר מתחילים לעבוד. ניתן להשתמש ביכולות Click2Run של האופיס החדש כדי לאפשר להם עבודה במקביל ולהתרגל לצורה החדשה.

אם הגענו עד כאן – חלק 3 – משימות שיש לעשות לאחר המעבר:

· גיבוי! – תדאגו לגבות את הנתונים שלכם בשרתים המקומיים ולא לרוץ ולפרמט אותם – ייתכן שתגלו לאחר תקופה מסויימת שחסר לכם משהו.

· צרו קשר עם המחלקות השונות ותראו מה התקלות שהם מתמודדים איתם היום בשימוש במערכות החדשות – אם תגדילו ראש לעשות זאת ייתכן ותקטינו תקלות רציניות יותר שיגיעו בהמשך כמו שמירת נתונים בצורה לא נכונה, מיילים שנעלמו ועוד.

· תבדקו חודש אחרי (בערך) האם כולם נמצאים בתוכנית הנכונה. ייתכן ומה שחשבתם לפני המעבר לא נכון לאחרי המעבר.

אם תקפידו לבצע את המעבר עם צוות מקצועי לא תמצאו את עצמכם במצב הזה

ותזכרו – אם אתם חושבים שלקחת צוות מקצועי לבצע מעבר לענן זה יקר, אז אתם לא מבינים כמה זה הולך לעלות לכם עם חובבנים.

אם אתם מעוניינים לבצע מעבר לשירותי הענן של מייקרוסופט או מעוניינים לדעת האם השירות הזה בשבילכם אתם מוזמנים ליצור קשר עם חברת AgileIT – שותפה של מייקרוסופט ומומחית במעבר לשירותי ענן של מייקרוסופט – info@agileit.co.il

ניצן שטלמן.

הכותב הינו יועץ תשתיות בכיר בחברת AgileIT.

הוסף תגובה
facebook linkedin twitter email

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *