Site Mailbox ב-Office 365 וב-On Premise

27 בנובמבר 2013

אין תגובות

InbarCizerKobrinsky מאת: רון בן ארצי וענבר ציזר קוברינסקי, מיקרוסופט ישראל

אז מה הרעיון של Site Mailbox?

כיום יש לנו מספר דברים שנראים כאילו הם נותנים סוג של פונקציונליות דומה:

· Site Mailboxes

· Shared Mailboxes

· Public Folders

· Distribution Groups

כל אחד מהם שונה ומיועד לסיטואציות אחרות, למרות שבהחלט יכול להיות שיש הצטלבות ביניהן.

הרעיון הוא לתת למשתמשים לעבוד עם SharePoint לניהול המסמכים, לקבל, להעביר ולחלק מסמכים ולבצע פעולות הקשורות לניהול מסמכים דרך Outlook או Outlook Web App.

לרוב מסמכים ואימיילים הולכים ביחד – ולכן משהו שייתן לראות את השניים באותו מקום ייתן הרבה Context.

צירוף מסמכים ב Site Mailbox מהמידע שנשמר ב SharePoint הוא פשוט קישור למסמך עצמו.

אוקיי, אז אפשר פשוט להשתמש ב Public Folders, לא?

באופן עקרוני, יש בזה משהו. גם ל Public Folder אפשר להפעיל כתובת מייל ולשמור בו מסמכים.

ההבדל הוא היכולת להשתמש ב Featureים של SharePoint כגון Co-Authoring/Version Management.

לדוגמא, נניח שיש לנו אתר SharePoint לפרויקט מסוים, יש לצוות רשימת מסמכים שהוא עובד עליה. Site Mailbox במצב כזה הוא ממש ישות שניתן לכתב אותה באימייל, להעביר אליה מסמכים ואפילו להחיל תהליכים של SharePoint בה או להחיל עליה מדיניות.

כחלק מכל זה – ניתן לשמור את הגרסאות השונות של המסמכים ואפילו לעבוד עליהם במקביל למשתמשים אחרים.

אז אחרי כל ההקדמה הזאת, הגיע הזמן ל-Hands On.

קונפיגורציית Site Mailbox

לאחר שראינו מהן היכולות של ה-Site Mailbox הגיע הזמן להגדיר ולהשתמש. אפשר להגדיר את ה-Site Mailbox בענן או ב-OnPrem אך לא קיים תרחיש Hybrid שבו אחת מהמערכות נמצאת בענן והשנייה ב-OnPrem.

אם אתם משתמשים ב-Office 365, אתה יכולים לדלג בשמחה לחלק הבא.

הגדרת Site Mailbox ב-OnPrem

המאמר הזה מתוך TechNet מתאר את הצעדים הדרושים על מנת לבצע את ההגדרות ב-OnPrem ואנחנו נעבוד לפיו.

דרישות מקדימות:

– SharePoint 2013 ו-Exchange 2013.

– במידה וקיים, יש להסיר גרסאות קודמת של Exchange Web Services (EWS) משרתי ה-SharePoint.

– User Profile Service Application פועל כולל הגדרת סנכרון פרופילים מול ה-Active Directory. מידע נוסף.

– App Management Service Application פעיל. מידע נוסף. שימו לב שיש להפעיל גם את ה-App Management Service תחת Services on Server.

– SSL המוגדר על הכתובת שנמצאת ב-Default Zone ב-Alternate Access Mapping. אנחנו השתמשנו בתעודה שהנפקנו מ CA מקומי. חשוב שהתעודה תהיה חוקית בכל אחד משרתי ה Exchange וה SharePoint.

הסביבה שלנו: קצת פרטים בנוגע לסביבה שאנחנו הקמנו לצורך השימוש ב-Site Mailbox:

SharePoint 2013 – שם השרת הוא irsp.contoso.local. ה-Web Application שעליו הגדרנו את ה-Site Mailbox נמצא ב-Port 80 והכתובת שהגדרנו עבור ה-SSL היא https://SharePoint.Contoso.Local

Exchange 2013 שם השרת הוא irex.contoso.local.

פעולות נדרשות:

הגדרת בצד ה-SharePoint עבור Site Mailbox

1. הורידו את EWSManagedAPI.msi.

2. הריצו ב-Command Promoted את הפקודה הבאה מתוך הסיפרייה שבה נמצא הקובץ:

msiexec /i EwsManagedApi.msi addlocal="ExchangeWebServicesApi_Feature,ExchangeWebServicesApi_Gac"

clip_image002

זה יפעיל למעשה את ה-Wizard הבא שבו צריך ללחוץ Next Next עד לסיום.

clip_image003

3. בצעו IISReset

הגדרת OAuth על שרת ה-SharePoint

יש להוריד את שני הסקריפטים מתוך TechNet (מתוארים גם במאמר ה-PowerShell) ולשמור אותם באותה תיקייה.

לאחר מכן באמצעות ה- SharePoint Management Shell יש להריץ את הפקודה הבאה:

.\Set-SiteMailboxConfig.ps1 -ExchangeSiteMailboxDomain <Domain> -ExchangeAutodiscoverDomain [Exchange Server] -WebApplicationUrl [URL]

במקרה שלנו –

ExchangeSiteMailboxDomain – contoso.local
ExchangeAutoDisocverDommain – irex.contoso.loccal
Web Application – https://SharePoint.Contoso.local
clip_image005

אם הרצת הסקריפט עברה בהצלחה המסך יראה כך:

clip_image007

הגדרות בצד ה-Exchange:

בצד ה-Exchange יש להריץ את הפקודה הבא מתוך ספריית הסקריפטים. מיקום הספרייה הוא:

C:\Program Files\Microsoft\Exchange Server\V15\Scripts

והפקודה שצריך להריץ היא

.\Configure-EnterprisePartnerApplication.ps1 -ApplicationType Sharepoint -AuthMetadataUrl https://<SP_FQDN>/_layouts/15/metadata/json/1

כאשר ה-SP_FQDN זוהי למעשה הכתובת של ה-Web Application שלנו (במקרה שלנו כאמור https://sharepoint.contoso.local).

clip_image009

ואם הכל עבר בהצלחה זה המסך שתראו:

clip_image011

הגדרת Site Mailbox ב-Office 365

עד עכשיו דיברנו על ההגדרות שאנשי התשתיות צריכים לבצע כאשר מדובר על סביבת OnPrem. כאשר אנחנו מדברים על Office 365 הצעדים היחידים שצריך לבצע הם הצעדים מתוך ה-SharePoint. אם עד עכשיו דיברנו על תפקידו של איש התשתיות בארגון, את הצעדים הבאים יכול לבצע Power User. הצעדים הבאים זהים ל-OnPrem ול-Office 365.

הגדרות בתוך אתר ה-SharePoint

בחזרה ל-SharePoint אפשר לייצר Site Mailbox:

תחת ה-Web Application שבו אנו משתמשים יש לגשת ל-

Site Settings > Site Content > Add an App > Site Mailbox

clip_image013

לאחר המתנה קצרה תוכלו לראות את ה-Site Mailbox תחת תוכן האתר:

clip_image015

לאחר לחיצה על ה-Site Mailbox נעשה Redirect לשרת ה-Exchange (אם אתם לא משתמשים ב-SSO):

clip_image017

בכניסה הראשונית המשתמש (הראשון) יראה את ההודעה הבאה: “Your new site mailbox is being set up”

ולאחר מכן הוא יראה יועבר לתיבה עצמה שמכילה כבר את האימייל הראשון עם הפרטים על ה-Site Mailbox כולל הכתובת שאותה הוא צריך לכתב על מנת לראות את המיילים שלו מופיעים בתיבה המשותפת.

clip_image021

המשתמש יכול להתחיל לכתוב מיילים מתוך התיבה שלו ולכתב את כתובת הדואר של ה-Site Mailbox:

clip_image023

התוצאה בתוך ב-OWA:

clip_image025

בתוך ה-Outlook המשתמש יכול למצות את היכולות של ה-Site Mailbox, כך זה נראה:

clip_image027

המסמכים המצורפים מופיעים תחת תיקיית Documents

clip_image029

כאשר בפועל הם שמורים בתוך ה-SharePoint:

clip_image030

clip_image032

המידע בפוסט מבוסס על פוסט של קבוצת המוצר Exchange: Site Mailboxes in the new Office

רון בן ארצי הוא מהנדס אסקצליה של Exchange ו-Exchange Online בצוות התמיכה (GBS).
ענבר ציזר קוברינסקי היא מהנדסת תמיכה בכירה של SharePoint  ו-SharePoint Online בצוות התמיכה (GBS).

הוסף תגובה
facebook linkedin twitter email

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *