נעים להכיר: Yammer – הרשת החברתית הארגונית שבקרוב תתמכרו אליה

8 ביולי 2013

תגיות: ,
12 תגובות

Elad-Graiver_0D881D90 מאת אלעד גרייבר, מיקרוסופט ישראל

המדיה החברתית שינתה באופן דרמטי את הדרך שבה אנו מתקשרים ומשתפים מידע עם חברים ובני משפחה. אין צורך להרחיב את הדיבור על רשתות חברתיות כמו פייסבוק, אינסטגרם, לינקדאין או טוויטר, מאחר ובאופן סטטיסטי רובכם מבלים בהן לפחות כמה דקות מידי יום. כעת, נדמה שהמהפכה הזו מחלחלת גם לארגונים.

Yammer היא רשת חברתית פרטית ומאובטחת עבור ארגונים, המהווה חלק מחטיבת Office של מיקרוסופט. הרשת החברתית שהושקה בשנת 2008, זמינה בתצורה של שירות ענן בלבד, כך שאין צורך להתקין אותה על שרתי הארגון. ב-Yammer עושים שימוש יותר מ-200,000 ארגונים מסביב לעולם, ביניהם 80% מחברות ה- Fortune 500.

Yammer נבנתה על בסיס ה-DNA של פייסבוק: הנשיא המייסד של פייסבוק, שון פרקר, מכהן במועצת המנהלים של Yammer, ובנוסף שתי החברות חולקות את אותו המשקיע הראשון. זה אומר שחוויית המשתמש בשתי הרשתות החברתיות דומה מאוד, ואם אתם פעילים בפייסבוק (וגם אם לא) תרגישו שהעבודה עם Yammer מוכרת, אינטואיטיבית ופשוטה.

Yammer מעודדות עובדים להיות מעורבים יותר במה שקורה מבחינה עסקית וארגונית במקום העבודה שלהם. היא מאפשרת לעובדים להתעדכן בחדשות ארגוניות, לעקוב אחרי פרויקטים או נושאים שמעניינים אותם, לפתח דיונים מקצועיים (וחברתיים), לשתף תכנים, להביע הסכמה (like) וכדומה.

בנוסף, Yammer מאפשרת לשמור על קשר גם עם לקוחות ושותפים עסקיים ע"י יצירת "רשת חיצוניות". חשבו כמה נוח זה שבעבודה על פרויקט גדול, יש מקום אחד בו מתכנסים כל הגורמים המעורבים (עובדים, ספקים, לקוחות), מנהלים את כל השיחות בקבוצות עניין שונות (לפי תהליך עסקי, תת-פרויקט או כל חלוקה אחרת), משתפים תכנים (מסמכים, תמונות, סרטונים), מנהלים משימות וכדומה.

 

images

אז איך זה נראה בעצם?

הדבר הנחמד ביותר ב-Yammer הוא שבמיקרוסופט כבר חשבו בשבילכם על המון כלים ויכולות חברתיות, שיהפכו את הארגון שלכם לפרודוקטיבי יותר. למעשה, המוצר מגיע מוכן לשימוש, Out of the Box, ולכם נשאר רק לחשוב כיצד להשתמש במה שהוא מציע.

Slide1

החלק המרכזי בדף הבית של Yammer הוא ה- Feed, לוח עדכונים אישי אשר מציג את כל מה שמעניין את אותו עובד. אם יצא לכם להשתמש בפייסבוק, כנראה שהקונספט הזה מוכר לכם.

בבסיס הרשת החברתית עומדות הקבוצות. כל קבוצה (Group) מהווה מרחב עבודה שיתופי, בו ניתן לפרסם הודעות, פתקים, סקרים, אירועים, קישורים, מסמכים, תמונות, סרטונים ועוד. העובדים יכולים לבחור באופן חופשי לאילו קבוצות להצטרף, ולחלופין גם מנהל הקבוצה יכול לצרף אותם.

הנה כמה רעיונות לקבוצות שעשויות להיות רלוונטיות בחברות רבות: משאבי אנוש, כספים, תפעול, שיווק, פיתוח, תמיכה טכנית (Help Desk), סיפורי לקוח, רעיונות למוצרים, מודיעין תחרותי, חדשות מקצועיות, תחביבים ועוד. כמובן שניתן להקים גם קבוצות לכל צוות עבודה או נושא רוחב מקצועי.

ברגע שעובד מצטרף לקבוצה, הוא מקבל עדכונים על הנעשה בה ב-Feed האישי. עדכונים חשובים (כמו הכרזות של מנהל הקבוצה) יגיעו גם לתיבת המסרים שלו.

ניתן להגדיר לכל קבוצה מדיניות הרשאות: האם כל עובד בארגון יכול להצטרף לקבוצה או שנדרש אישור של מנהל הקבוצה? האם הקבוצה זמינה בשורת החיפוש או לא? לדוגמה, מחלקת ה-HR עשויה להקים קבוצה אחת פתוחה לשיח חופשי עם כלל העובדים בנושאי רווחה, הדרכה, פרסום משרות פתוחות וכדומה. לצדה, היא תקים גם קבוצה סגורה, לדיון פנימי בנושאי פרט רגישים.

כל תוכן ב-Yammer חייב להתפרסם בקבוצה כלשהי. בהתאם לקבוצה, נקבע למי יש הרשאות לראות תוכן זה ומי יקבל עדכונים על הפרסומים ב-Feed שלו. קבוצת ברירת המחדל לפרסום היא "כל החברה" (All Company), אליה מצורפים אוטומטית כל העובדים עם הצטרפותם לרשת החברתית.

יכולת משמעותית נוספת היא התגיות הנושאיות (Topics). ניתן לתייג כל פריט שמתפרסם באחת הקבוצות גם בתגית נושאית, יכולת המוכרת מעולם הטוויטר. לכל תגית נוצר אוטומטית עמוד, המאגד לתוכו את כל התכנים שתויגו בה. העובדים יכולים להירשם ולעקוב אחרי עמוד זה (Follow), כך שיקבלו עדכונים על שינויים בו ב-Feed הראשי. לדוגמה, בתגית "רעיונות לאירוע חברה 2013" ניתן לתייג סקר בנושא וזימון לאירוע מתוך קבוצת ה-HR, אך גם פירוט עלויות של האירועים השונים מתוך קבוצת הניהול הפיננסי. במקרה שקבוצת הניהול הפיננסי מוגדרת כ"סגורה", כלומר שרק עובדי מחלקת הכספים רואים את התכנים שלה, עובדים מחוץ למחלקה שיכנסו לדף התגית, לא יראו פרסום זה.

באופן דומה, ניתן לקשר כל פרסום לאנשים (Peoples) ספציפיים. זה מבטיח כי העובד יקבל התרעה (Notification) על כך שתייגו אותו בפרסום מסוים. בנוסף, עמוד הפרופיל של העובד יציג את כל הפרסומים אליהם הוא קושר או להם הוא הגיב. כמו שניתן לעקוב אחרי תגית נושאית, ניתן גם לעקוב אחרי עובד, ולקבל עדכונים על פעילותו ב-Feed האישי. באופן זה, כל עובד יכול להתעדכן בפעילות עמיתיו לצוות, מנהליו, שותפיו לפרויקט או כל עובד אחר שמעניין אותו.

Slide2

ב-Yammer ניתן גם לשתף קבצים. בכל פעם שתעלו קובץ לאחת הקבוצות, הוא יישמר במאגר הקבצים. ניתן גם לשתף כל קובץ עם משתמשים ספציפיים, אשר יקבלו הודעה בכל פעם שהוא מתעדכן. במאגר ניתן לצפות בקבצים לפי סוג (מסמכים, תמונות, וידאו וכד') ולפי בסיסי פילוח שונים (קבצים שצפיתי בהם לאחרונה, קבצים שאני עוקב אחריהם, קבצים שהעליתי, קבצים שעדכנתי, קבצים שהועלו לקבוצה מסוימת וכדומה).

בנוסף, בדומה ל-Office Web Apps, אין צורך להוריד את הקובץ למחשב כדי לצפות בו. Yammer מציג את הקובץ דרך ממשק ה-Web, ומשתמשים יכולים בו זמנית להוסיף הערות, להדגיש חלקים, להגיב לפרסום וכדומה.

Slide3

אחד מסוגי התוכן שניתן ליצור ב-Yammer הוא פתקים (Notes). הפתק הוא "קובץ טקסט" הניתן לעריכה בצורה מקוונת, כולל על ידי מספר משתמשים בו זמנית. לכל פתק ניתן לקשר אתרים, קבצים, אנשים, תגיות נושאיות וכדומה. בנוסף, המערכת מאפשרת לעקוב בצורה פשוטה אחרי השינויים שנעשו בפתק.

מה ניתן לעשות עם פתקים? למשל, לנהל משימות (To-Do Lists). בפתק ניתן לרכז אוסף של משימות, ולצד כל אחת מהן להזכיר את העובד האחראי עליה. ברגע שמשימה מסתיימת, ניתן לסמן אותה בקו. ברגע שאותו עובד מוזכר בפתק, הוא יקבל באופן אוטומטי התרעות על השינויים והעדכונים בפתק. פשוט ושימושי, נכון?

Slide4

לעיתים, מנהלי הקבוצות רוצים להפיץ מסרים חשובים לכלל החברים בקבוצה. ל-Yammer יש שני סוגי מסרים נחמדים בהקשר זה: הכרזה (Announcement) ודברי שבח (Praise).

הכרזות זוכות לבולטות מאוד גבוהה. הן מתפרסמות בראש ה-Feed של כל החברים בקבוצה, ואף נשלחות לתיבת המסרים שלהם. יכולת זו שימושית לעדכון העובדים, למשל, על תקלה ב-IT, השבתה צפויה של מערכת, נוהל חדש שיצא, מוצר חדש וכדומה.

בפרסום דברי שבח מנהל הקבוצה בוחר אילו עובדים הוא רוצה לשבח, וכן אייקון נחמד מתוך מאגר (סימן "לייק", גביע, מתנה, לב וכדומה). גם פרסום זה מופיע בבולטות, והוא יכול להיות שימושי כדי לאחל מזל טוב, להכריז על עובד מצטיין, על זוכה בתחרות וכדומה.

Slide5

תיבת המסרים (Inbox) ב-Yammer משלבת בין הפרטי לציבורי. כלומר, היא לא מכילה רק הודעות אישיות, אלא גם את כל התכנים שהמשתמש פרסם, וכן את השיחות והעדכונים בהם הוא הוזכר. יכולת זו חוסכת לכם את הצורך לעבור כל פעם על ה-Feed האישי שלכם כדי לדעת אילו משימות יש לכם או למה אתם צריכים להגיב. בנוסף, ניתן גם לבצע חיפוש בצורה פשוטה ונוחה של תכנים בהם הוזכרתם.

Slide6

ב-Yammer ישנו צ'אט מובנה, המאפשר לכם להתכתב עם שאר העובדים בארגון. במידה והם מחוברים לאתר, תוכלו לנהל איתם שיחת צ'אט בזמן אמת. אחרת, תוכלו לשלוח להם הודעות אל תיבת המסרים. בכל מקרה, כל השיחות שהתקיימו בצ'אט מגיעות אל תיבת המסרים. זה אומר שניתן לבצע חיפוש של הודעות ישנות, ואין חשש לאבד / לשכוח מסרים שהועברו בשיחות "על הדרך".

Slide7

בכל ארגון יהיו עובדים שיעדיפו, לפחות בשלב הראשון, להמשיך ולעבוד עם המייל. לשמחתם ולשמחתכם (כמטמיעים של המערכת), Yammer מאפשרת זו בצורה פשוטה ונוחה.

לכל קבוצה יש כתובת מייל, שאליה יכולים חברי הקבוצה לשלוח הודעות לפרסום. בנוסף, כל משתמש יכול להגדיר לעצמו אילו התרעות הוא רוצה לקבל גם במייל. מסך ההגדרות מאוד מפורט, וכולל אפשרות לבחור אילו סוגי התרעות לקבל, מאילו קבוצות, ובאיזו תדירות (בעת ההתרחשות, סיכום יומי, סיכום שבועי וכד'). כאשר מתקבל עדכון במייל, והמשתמש רוצה להגיב אליו, הוא יכול לעשות זאת באמצעות מייל חוזר. אין פשוט יותר מזה!

Slide8

סביבת העבודה של היום היא ניידת – בבתי קפה, על ספסלים בפארק, בתחנות אוטובוס ועוד. אפליקציות Yammer זמינות כמעט לכל סוגי הטלפונים החכמים (Windows Phone, iOS ואנדרואיד), ומאפשרות להתחבר לאנשים ולמידע שצריך מכל מקום.

סיכום

עקרונות שיתוף הפעולה והשקיפות (Collaboration & Transparency) מניעים כיום את העולם העסקי, וניתן ליישם אותם הלכה למעשה ברשת החברתית הארגונית. יישום נכון של Yammer יעניק לארגון כלים בכדי להבין טוב יותר את העובדים, אך גם את המתחרים, את קהל היעד, את הלקוחות והספקים. זהו יתרון עסקי עצום!

כאמור, Yammer זמין בתצורה של שירות ענן בלבד. עבור ארגונים שאינם מורשים לעבוד בתצורה זו, SharePoint יכול להוות חלופה פנים ארגונית טובה מאוד. גרסת 2013 שלו מכילה אפשרויות נרחבות של ניהול קהילות, לוחות עדכונים (Feeds), חיפוש חברתי, תגיות, פרופילים אישיים ועוד.

בפוסטים הבאים אביא, בין היתר, טיפים להטמעה מוצלחת של Yammer ודוגמאות ליישומים בארגונים. כמו כן, אעסוק בהרחבת היכולות הבסיסיות של הפלטפורמה ע"י פיתוח אפליקציות, ואינטגרציה עם SharePoint, Dynamics ומערכות מידע ארגוניות אחרות.

בינתיים, הגרסה הבסיסית של Yammer זמינה להתנסות בחינם. אתם מוזמנים להירשם ולהתקדם לעולם חדש של תקשורת ארגונית 🙂

 

הפוסט נכתב ע"י אלעד גרייבר, יועץ בקבוצת היועצים של מיקרוסופט (MCS) העוסק בייעוץ בתחומי ארכיטקטורה, פיתוח ו- SharePoint.

הוסף תגובה
facebook linkedin twitter email

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

12 תגובות

  1. ישראל10 ביולי 2013 ב 5:16

    מה שיפה זה שבכל הדוגמאות והסקרין שוטים שנתנו כאן, לא מתעסקים פעם אחת בעבודה אלא בכל מה שמסביב (ימי כיף, דו"ח שעות, עובד מצטיין וכו'). למה זה יפה? כי זה משקף בדיוק את yammer (קשקשת בתירגום חופשי). במקום לעזור לאנשים לבצע את העבודה שלהם טוב יותר, המערכת הזאת מתעסקת אך ורק במה שמסביב. מדובר בקישוט שכל מנכ"ל מתחיל מחפש כדי להגיד שהוא הרבה יותר "סושיאל", כשבפועל מדובר על מערכת שעוסקת לרוב בביזבוז זמן העובדים. עדיף כבר שיהיו בפייסבוק…

    הגב
    1. אלעד25 במרץ 2014 ב 15:11

      לא מסכים. יאמר הפך להיות כלי העבודה המרכזי שלי. בכל פעם שיש לי שאלה שאני לא בטוח את מי לשאול (וזה קורה כל כך הרבה) אני מפרסם את השאלה ביאמר בקבוצת הידע המתאימה בסגנון "שלח לחמך על פני המים" ומקבל תשובות מהירות שגם לעיתים יוצרות שיח של כמה אנשים לקבלת התשובה הטובה ביותר.

      בנוסף הכלי עוזר לי לעבור בעצמי בכל שלב (גם שבועות אחרי) על שיחות שרלוונטיות אלי על מנת לדלות מידע שבדרך אחרת הייתי צריך שוב למצוא את הגורם שאחראי ולשאול אותו "שוב" את אותן השאלות שהוא כבר ענה עליהן.

      כמו ב"חיים הפרטיים" שלנו שאנו צורכים ותורמים מידע בבלוגים, ברשתות חברתיות (ולא רק בענייני חופשות ופנאי…ראה פורומים כמו תפוז וכו' שמלאים בענייני צריכת ידע טהור) כך המצב זהה בעבודה היומיומית שלנו.

      הגב
  2. רוני10 ביולי 2013 ב 8:04

    סיכום יפה של היכולות והאפשרויות במערכת. אהבתי מאוד!
    אשמח לקבל דוגמאות לחברות שעושות שימוש בyammer וכיצד זה עוזר להם

    הגב
  3. דוקטור כתומל10 ביולי 2013 ב 11:47

    מצויין! כבר שמנו את כל מערכות המידע בענן – עכשיו נשים שם את כל הספקים שלנו ויאללה אלוהים גדול

    הגב
  4. דנה10 ביולי 2013 ב 12:10

    נראה מגניב ופשוט. לא הכרתי…

    הגב
  5. אלון10 ביולי 2013 ב 16:18

    הרבה יותר שימושי וקל ממה שנהוג לחשוב על ניהול הידע בארגון
    כתוב כ"כ פשוט, ברור, ומעניין שעושה חשק לאמץ בארגון!

    הגב
  6. אורן11 ביולי 2013 ב 4:13

    אכן נראה כלי שנותן ארשת רצינות לבזבוז זמן…
    מה ההבדל בין זה לפייסבוק? אין שום הבדל, זה שהוכנסה המילה "ענן פרטי" זה לא אומר שזה שונה ומתאים לאירגונים.
    עזבו אתכם בשעות עבודה, תיתעסקו בעבודה.
    בשעות הפנאי, לא חסרות רשתות חברתיות כדי להשלים זמן מקלדת.

    הגב
  7. דן11 ביולי 2013 ב 13:00

    אורן – דווקא אני חושב שזה יכול לתרום הרבה לתקשורת הפנים ארגונית, ולאו דווקא לבזבז זמן. הכל תלוי לאן לוקחים את זה. באתר של yammer יש הרבה דוגמאות שמראות שימושים מאוד יפים, ויש נתונים שמראים חסכון/יעילות/שיפור ברווח… אבל באמת צריך להיזהר שזה לא יגלוש לקשקשת ובזבוז זמן.

    הגב
  8. תום12 ביולי 2013 ב 14:05

    כדאי לציין שזה מגיע יחד עם office 365, אז למי שיש זה בחינם. שווה לנסות, אני מאוד אהבתי

    הגב
  9. מיכאל14 ביולי 2013 ב 16:37

    היאמר נראה מוצר טוב. התחלנו לעבוד בחברה עם קבוצות סגורות ב-linkedin אבל כנראה שנכון יותר לעבוד עם משהו שהוא פרטי שלנו ונפרד ואולי באמת אנסה לעשות את המעבר

    הגב
  10. מורן19 ביולי 2013 ב 13:53

    נראה שיש כאן הרבה יכולות מעניינות. אשמח לשמוע איך מחברים את זה למערכות שיש כבר יש לנו בחברה.

    הגב
  11. אלי25 ביולי 2013 ב 6:38

    נחמד מאד, אבל לשימוש שוטף בארץ יש הכרח בפתרון הבעיה של כתיבה משולבת עברית/אנגלית

    הגב