לא פעם קרה לי שבניתי אתר עם כל הרשימות, הספריות, התצוגות והדפים המתאימים, ואח"כ התבקשתי לבנות עוד אתר לפי אותה תבנית עבור יחידה אחרת בארגון. אם גם לכם זה קרה, אני מקווה שהשתמשתם בתבנית אתר, שהרי בדיוק בשביל זה היא מיועדת. כמו לרשימה, גם לאתר שלם ניתן ליצור תבנית, כולל או ללא כל התכנים שבו. בחירת אתר ליצירת תבנית דבר חשוב שצריך לדעת לפני שיוצרים אתר עבור תבנית – האתר חייב להיות מסוג שיתוף פעולה, כמו אתר צוות למשל, ולא אתר פרסום. למה? כיוון שמאתר פרסום לא ניתן ליצור תבנית. צרו את הרשימות והספריות...

לכל פריט ברשימה ב-Sharepoint יש אפשרות להוסיף קובץ או קבצים ע"י לחיצה על " צרף קובץ ". אפשרות זו קיימת כברירת המחדל של כל פריט ביצירת פריט חדש או בעריכה של פריט קיים. בכל זאת, יהיו מקרים בהם לא נרצה לאפשר לצרף קובץ לפריט ברשימה, וכדי לוודא את זה נבטל את האפשרות של צירוף קובץ. איך מבטלים את האפשרות לצירוף קובץ? פשוט מאוד. שינוי הגדרות הרשימה 1. היכנסו להגדרות הרשימה המיועדת ובחרו באפשרות " הגדרות מתקדמות " ש" בהגדרות כלליות ". אני בחרתי לצורך הדוגמא ברשימה מסוג לוח...

אם ראיתם באחד האתרים שאתם מנהלים קבוצה שיש לה הרשאה שנקראת גישה מוגבלת ואתם לא זוכרים שנתתם הרשאה כזו, אתם צודקים. גישה מוגבלת היא הרשאה שנוצרת אוטומטית ע"י Sharepoint כאשר יש שבירה של הרשאות באתר מסוים. איך זה עובד? אם באתר מסוים נתתם הרשאות לקבוצה X אבל לא נתתם הרשאות לקבוצה Y, למעט בספרייה או רשימה בודדת שבה שברתם את ההרשאות ונתתם לקבוצה Y הרשאה (לא משנה באיזו רמה), באופן אוטומטי קבוצה Y תקבל את ההרשאה גישה מוגבלת באתר כולו. זו הדרך של Sharepoint להגיד, שלקבוצה Y אין הרשאות בכל האתר, אבל...

או במילים אחרות איך להגדיר שאתר מסוים לא יופיע בתוצאות חיפוש. אם אתם מנהלים כמה אתרים בפורטל שלכם ורוצים להגדיר עבור אחדים מהם שלא יופיעו בתוצאות חיפוש,  אז כדאי שתדעו שזה אפשרי. איך עושים את זה? על זה בדיוק הפוסט. שלבים בהגדרת ניראות חיפוש לאתר 1. עברו להגדרות האתר (לשם כך נדרשת הרשאה של שליטה מלאה על האתר) ובניהול אתר בחרו באפשרות ניראות אתר. 2. כעת יפתח מסך ניראות החיפוש ברירת המחדל המסומנת היא "כן". שנו את הבחירה ל"לא". שימו לב, משתמשים שאין להם הרשאה לאתר זה, לא יראו...

בפוסט הזה אציג פתרון פשוט לבעיה בתצוגה של סוגריים בתצוגה מקובצת. אם גם אתם נתקלתם בתצוגה מקובצת שבה הסוגריים הופיעו הפוך, כנראה שהאתר שלכם בעברית והשתמשתם בתצוגה מקובצת. תצוגה מקובצת אחת מהאפשרויות בתצוגות ב-Sharepoint היא ליצור תצוגה שתקובץ לפי שדה מסוים. פתרון נוח וקל כאשר רוצים לעשות סדר בספריית מסמכים גדולה, או ברשימה כמובן. יתרון נוסף לתצוגה זו, היא הצגת מספר הפריטים באותה קטגוריה בשדה המקבץ. אז מה הבעיה? מספר הפריטים מופיע בסוגריים, וכאשר יש רשימה עם שדות בעברית, הצגת הסוגריים משתבשת. איך פותרים...

כשהחלטתי לכתוב בלוג על MOSS, קבעתי לעצמי יעד של שני פוסטים לפחות בחודש. עד עכשיו עמדתי בזה יפה, אבל החודש אנחנו כבר ב-29 לנובמבר וזה הפוסט הראשון לחודש זה ולכן אני יושבת עכשיו לכתוב על אינדוקס שדות, במקום לעשות מה שאני עושה לאחרונה יותר מדי, וזה לשחק משחקי casual בפייסבוק. וזה כנראה מה שאעשה גם מחר. התחייבות זאת התחייבות. ועכשיו לנושא הפוסט – אינדוקס שדות ולמה צריך את זה בכלל. ל-MOSS יש מספר WP-ים עבור חיפוש, ועם קצת ידע ב-xsl ניתן לשנות את WP תוצאות חיפוש כך שיאפשר חיפוש ברשימה מסוימת רק על עמודה...

עמודת אתר יכולה להיות שדה מכל אחד מהשדות הקיימים ב-SharePoint, למשל שורת טקסט, אפשרות וכו' וניתן להשתמש בה בכל הרשימות והספריות. ישנן מספר עמודות אתר שהן ברירת מחדל של המערכת ואנו עושים בהן שימוש כל הזמן, למשל כתובת דואל של איש קשר, שמופיעה בכל רשימה של אנשי קשר. מתי כדאי להשתמש בעמודת אתר? כאשר נדרשים לעשות שימוש חוזר במידע מסוים ביותר ממקום אחד באתר או בכמה אתרים באותו Site Collection. מה היתרון הנוסף של עמודת אתר? האפשרות לשנות את תוכן העמודה בכל המקומות בהן היא מופיעה באופן גורף. איך ליצור...

היום פנתה אלי לקוחה בבקשה לשחזר הודעה שנעלמה מרשימת ההודעות כשהיא בטוחה שבשום אופן היא לא מחקה אותה. בדיקה של סל המיחזור העלתה את ההודעה הבאה: "אין פריטים בסל המיחזור." שימו לב שדף סל המיחזור כולל את ההודעה: "השתמש בדף זה כדי לשחזר פריטים ש מחקת מאתר זה…" כלומר, כל אחד יכול לראות רק את הפריטים שהוא מחק. בעיה? לא בהכרח. איך משחזרים פריט שנמחק? על כך בהמשך הפוסט, אבל קודם כל קצת לגבי הגדרות של סל המיחזור. סל המיחזור לא היה קיים ב-SharePoint 2003 ונוסף רק בגרסת MOSS. על היתרונות...

בפוסט הרשאות והתראות, מה הקשר? הצגתי את הבעייתיות שקיימת בשליחת התראות למי שהוסרה לו הרשאה לרשימה ולאחרונה נתקלתי בעוד מקרה של התנגשות בין התראות להרשאות. מי שמנהל הרשאות ב- SharePoint יודע עד כמה לפעמים אפשר להסתבך עם ההרשאות, במיוחד ב-MOSS לאור העובדה שניתן ל"שבור" היררכית הרשאות. אחד היתרונות הגדולים בהרשאות ב-SharePoint הוא לתת הרשאה שונה לרשימה או ספרייה מהאתר בו היא נמצאת. לדוגמא, אפשר לתת למשתמש הרשאת קריאה בלבד לאתר מסוים, ובאותו אתר לתת לאותו משתמש הרשאת עריכה לספרייה כלשהי. מה...

אז זהו, שיש קשר. למה הכוונה? כאשר אנחנו נותנים למישהו הרשאה לרשימה מסוימת (מרמת קריאה ומעלה), הוא יכול להוסיף לעצמו התראות לרשימה. ועד כאן הכל טוב ויפה. אבל מה קורה כאשר מחליטים להוריד למישהו הרשאות לרשימה וזאת לאחר שהוא כבר יצר לעצמו התראה על אותה רשימה? (זאת אומרים מסירים לו את כל ההרשאות לרשימה ולא משנים לו את רמת ההרשאה) היינו מצפים, טוב לפחות אני מצפה, שלא ישלחו לו יותר התראות לאותה רשימה, נכון? אז זהו, שלא. עדיין הוא יקבל התראות לרשימה לפי ההגדרות שקבע. מצב אבסורדי וגם בעיה של אבטחת מידע. למה...