ניהול מסמכים ב-SP2010

16 ביוני 2010

2 תגובות

790 פעולות - והכל מתקתק כמו שעון...אחד השיפורים המשמעותיים ב- SP2010 הוא נושא ניהול המסמכים, שכולל פיצ'רים חדשים כגון מזהה מסמך, ניתוב מסמכים, יצירת תיקיות אוט' ועוד. אלא שכנראה כדי להמחיש את הסלידה הטבעית שיש למהנדסי המוצר מהמושג "ניהול מסמכים" (=מה רע שכל אחד יפתח לו איזה אתר צוות ויזרוק את המסמכים שלו איפה שבא לו?), הם טרחו לסבך את הפעלת הפיצ'רים החדשים בצורה כזו שמחייבת ספר הדרכה נפרד.


תרחיש לדוגמה


כדי לנסות ולתת סקירה סבירה של היכולות החדשות (לא כולל עדיין ניהול "סט מסמכים" – Document Set – יגיע בהמשך) כולל איך לממש אותם, נדרשים 2-3 פוסטים – אז יצרתי "סיפור רקע" פשוט שילווה את הפוסטים הבאים בנושא.


הדרישות הבסיסיות המתבקשות הן:




  • אתר ראשי אליו משתמשים מעלים מסמכים מסוגים שונים – חלק מהמסמכים מוגדרים "רשמיים" ונדרשים להישמר בנפרד

  • אוסף אתרים נוסף ייעודי לאיחסון המסמכים הרשמיים (ניתן להסתפק גם בתת-אתר – הפעולות הנדרשות כמעט זהות)

  • נדרשת יכולת תיוג המסמכים עפ"י עץ מטה-דאטה היררכי

  • נדרשת יכולת זיהוי חד-חד-ערכי של כל מסמך, עם קידומת מתאימה

התהליך המתבקש מצד המשתמש הוא:




  • העלאת מסמך באתר הראשי


  • בחירת סוג התוכן הרלוונטי ומילוי מאפיינים (כולל מטה-דאטה מעץ היררכי)


  • אם סוג התוכן הוא "מסמך רשמי", המסמך יישלח אחר כבוד לאוסף האתרים הייעודי.

זה הכל. אלמנטרי, ווטסון?


פעולות נדרשות


אז זהו שלא. אפילו שרלוק הולמס היה נזקק לכמה מנות אופיום בכדי להסדיר במוחו האנליטי את סדרת הפעולות הנדרשת כדי לאפשר מימוש של היישום הנ"ל. אז הנה לפניכם רשימת הפעולות כולה – בסוף כל פעולה הוספתי בכתב נטוי את המיקום בו היא מתבצעת: שימו לב כי מיקום שונה משמעו הרשאות שונות! (פירוט מלא לכל צעד – בפוסטים הבאים):



כללי


1. יצירת אוסף אתרים ראשי + אוסף אתרים ייעודי לאיחסון – ניהול מרכזי



הגדרת "סדרן התוכן" (Content Organizer)


(לפוסט מפורט-חלק 1) 


2. הפעלת תכונת סדרן התוכן בשני אוספי האתרים – ניהול אתר


3. הגדרת שעון העצר (timer job)  של סדרן התוכן – ניהול מרכזי


4. הגדרת חיבור "שליחה אל…" אל אוסף האתרים הייעודי – ניהול מרכזי


(בשל האורך, סעיף זה זכה לפוסט משלו: פוסט מפורט-חלק 3)

5. קביעת הגדרות סדרן התוכן בשני אוספי האתרים – ניהול אתר


6. יצירת כלל ניתוב בסדרן התוכן בשני אוספי האתרים – ניהול אתר


יצירה ופרסום של סוג התוכן הייעודי


(לפוסט מפורט-חלק 2) 


7. הגדרת אוסף האתרים הראשי כ"רכזת סוגי תוכן" – ניהול מרכזי


8. הגדרת שירות צריכת סוגי תוכן – ניהול מרכזי


9. הפעלת תכונה "רכזת סינדיקציה של סוגי תוכן" באוסף האתרים הראשי – ניהול אוסף אתרים


10. הגדרת שירות עץ מטה-דאטה ובניית העץ – ניהול מרכזי


11. יצירת סוג תוכן הכולל שדה מטה-דאטה באוסף האתרים הראשי – ניהול אתר


12. שיוך סוג התוכן לספריית השחרור (Drop-off Library) באוסף האתרים הראשי – ניהול אתר


13. פרסום סוג התוכן – ניהול אוסף אתרים


14. שיוך סוג התוכן לספריית השחרור + לספרייה הייעודית באוסף האתרים הייעודי – ניהול אתר


הגדרת שירות מזהה מסמך ייחודי


(לפוסט מפורט) 


15. הפעלת תכונת "שירות מזהי מסמכים" – ניהול אוסף אתרים


16. הגדרת מזהה מסמך – ניהול אוסף אתרים


17. הגדרת שעון העצר (timer job) של השירות – ניהול מרכזי


תרשים תהליך (הפעם אמיתי…)


אז אם תשאלו – למה באמת צריך כ"כ הרבה פעולות? התשובה היא, שמאחורי הקלעים קורים כל מיני דברים, שניסיתי לתמצת אותם בתרשים הבא (כ"כ פשוט שבא לבכות…):


ניהול מסמכים ב- SP2010 - ככה זה עובד


הנחמה היחידה היא שרוב הפעולות הן חד-פעמיות, ולאחר שבוצעו – אפשר להמשיך לעבוד כרגיל ללא בעיה. אבל עדיין – מתבקש איזשהו פיצ'ר אחד שיפעיל את הכל בבת-אחת, לא?


<< חזרה לטבלת החידושים ב- SharePoint 2010

הוסף תגובה
facebook linkedin twitter email

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. (*) שדות חובה מסומנים

2 תגובות

  1. Itay Shakury17 ביוני 2010 ב 13:45

    פוסט מעולה!
    אם תוכל לתייג את הפוסטים האלה בתגית "SharePoint" הם יופיעו באתר SharePoint2010.co.il.

    להגיב
  2. SP201023 ביוני 2010 ב 9:54

    תודה – לגבי התגית, כל הבלוג הוא רק על SharePoint אז זה קצת מוזר לשים תגית כזו… אולי יותר פשוט שתשימו באתר קישור לבלוג?

    להגיב