אוי לא !!! שלחתי מייל לאדם הלא נכון.. בטעות..

21 באפריל 2009

4 תגובות

בטוח קרה לכם.. קבלתם אימייל או כתבתם אימייל שהתכוונתם לשלוח אותו לחבר בשם דני (שם בדוי)..
כתבתם את המייל, ניסחתם יפה כותרת, הוספתם חתימה… ולחצתם על לחצן שלח.
אסון… מבלי לשים לב, מערכת ההשלמה האוטומטית של Outlook בחרה בעבורכם את דנית (מה לעשות, אליה כותבים יותר מלדני) ולא שמתם לב..
טוב, הגזמתי עם המילה אסון.. בסך הכל שלחתם ברכה למזל טוב להולדת הבת, אבל לא לנמען הנכון.. אכן אסון זה לא, אבל דנית קבלה מייל שלא היתה אמורה לקבל (מזל שלא השמצנו אותה).

הבנתם את הרעיון, איזה מזל שלא גילינו את סודות הגרעין לאדם זר…

יש כמה דרכים להתגבר על הטעות מלחזור על עצמה שוב (וברור לנו שזה יקרה שוב). הפעם אני אתאר לכם דרך אחת – פשוטה. בהזדמנות אחרת נדבר על השניה, המתוחכמת יותר (וגם עולה קצת $$).

על כללים שמעתם? (אם לא… הצוות פה ידאג לעדכן) אנחנו נשתמש בכלל לבדיקת דואר יוצא, נגרום להודעת הדואר להמתין דקה (או 5 אם כלכך תרצו) ורק לאחר מכן ההודעה תשלח. רוצים לדעת איך? בבקשה:

1. בחלון הראשי של Outlook, לחצו  על התפריט כלים ולאחר מכן על כללים והתרעות.
2. לאחר שיפתח חלון אשף הכללים, לחצו על הלחצן כלל חדש.. וסמנו את האפשרות בדוק הודעות לאחר השליחה תחת הקטגוריה התחל מכלל ריק ולחצו על הלחצן הבא.

image

3. בשלב 1: בחירת תנאים – לחצו על לחצן הבא (אנחנו מעניינים לבדוק כל הודעת דואר) ותקבלו הודעה על כך שהכלל יוחל על כל ההודעת – אשרו הודעה זו.
4. בשלב 1: בחירת פעולות – סמנו את האפשרות דחה את המסירה במספר דקות.
5. בשלב 2: עריכת תיאור הכלל, לחצו על המילה דקות והגדירו את מסך הסמן להשהייה (אני משאיר את ההגדרה על 1 דקה כרגע) ולחצו על לחצן הבא.

image

הגענו לשלב שבו ניתן להגדיר חריגים. בדוגמא אני אגדיר חריג שמשמעותו היא שבמידה והודעת הדואר מוגדרת בחשיבות גבוהה, הכלל לא יפעל עליה. אתם כמובן יכולים לבחור חריג אחר (או כמה) ואף לדלג על השלב הזה.

6. סמנו את האפשרות אלא אם ההודעה מסומנת כחשיבות, ובשלב 2 לחצו על המילה חשיבות והגדירו את חשיבות ההודעה לחשיבות גבוהה, ולחצו על לחצן הבא.

image

7. תנו שם לכלל החדש שיצרנו (אפשר להשתמש ב: השהייה לפני שליחה לשם זיהוי מהיר) ולחצו על לחצן סיום.

מעכשיו, הודעות מייל לא ישלחו מייד אלא לאחר דקה, ובכך יאפשרו לנו להתחרט כמה שניות לאחר שחצנו בטעות על לחצן שלח. במידה והודעת דואר מוגדרת בחשיבות גבוהה, ההודעה תשלח מיידית.

עוד לא ניסיתם ??? נסו לשלוח הודעת דואר רגילה לעצמכם, וגם הודעה בחשיבות גבוהה image

בהצלחה..

הוסף תגובה
facebook linkedin twitter email

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

4 תגובות

  1. Asaf21 באפריל 2009 ב 11:09

    מוכר, אך נחמד ומועיל.
    דרך אגב, היכן נשמרים הכללים של האאוטלוק?

    הגב
  2. Regev Avivi21 באפריל 2009 ב 14:17

    הכללים נשמרים בתוך קובץ ה PST שלך או במידה ואתה עובד מול שרת Exchange ללא PST – בתוך הפרופיל.

    דרך אגב, ניתן לייצא את הכללים ולייבא מחדש בתפריט Options שבתוך Rules & Alerts

    הגב
  3. Asaf21 באפריל 2009 ב 16:28

    תודה.

    תכתוב יותר… 🙂

    הגב