מיזוג דואר עם שדות מותאמים לשפה העברית

25 בפברואר 2009

על מיזוג דואר ודאי שמעתם (אם לא, כדאי להציץ במאמר הבא), ואם כן בטח שמתם לב שלפעמים יצירת המסמך אינה מושלמת ויש צורך ליצור שינויים או מלל אשר כבר לא גורם לנמען להרגיש כאילו הוא הנמען היחיד והודעה זו נשלחה אליו בלבד (ולא לרשימת תפוצה).

על מה אני מדבר? קחו למשל את הדוגמא הבאה…
אתם רוצים לשלוח מכתב לכל העובדים בצוות שלכם ובו הנחיות למילוי פרטי כרטיס אשראי לטובת טיסה משותפת לחו"ל. חלק מהמלל במכתב הוא "..אנא וודא כי הפרטים…"
"אנא וודא" מתייחס לעובדים ממין זכר (באנגלית אין ממש הבדל, Please confirm..), אך מה לגבי הנשים בצוות?

פתרון אחד הוא לכתוב "..אנא וודא/י", אבל אז איבדנו את הפן האישי.
הפתרון השני הוא שימוש בשדות מותאמים אישית בזמן מיזוג הדואר.

לשם ביצוע הפעולה, נסתמך על רשימת העובדים בצוות אשר נמצאת בקובץ Excel המכילה בין היתר את שמם, כתובתם ואת מינם (במקרה שלנו מר/גברת).

image

אז לעבודה….?

  1. נתחיל בהפעלת אשף מיזוג הדואר ונבחר בקובץ הנתונים המתאים.
  2. כאשר נגיע לשלב מספר 4 "כתוב את המכתב שלך", הוסיפו את סרגל הכלים "מיזוג דואר" אם אינו מופיע.
  3. הציבו את הסמן במסמך אחרי המילה "אנא " (שימו לב לרווח)
  4. לחצו בסרגל הכלים על הלחצן הוסף שדה Word ובחרו את האפשרות If..Then..Else 
  5. בחלון שיפתח, בערך שם השדה, בחרו את השדה המכיל את מין איש הקשר (תואר במקרה שלנו). בערך השוואה וודאו שנבחרה האפשרות שווה.
  6. בערך השווה ל: הקלד את הערך המציין את מין איש הקשר (מר/גברת, לדוגמא שלנו נרשום מר).
  7. בערך הוסף את הטקסט הבא הקלידו את המילה "וודא".
  8. בערך אחרת הוסף את הערך הבא הקלידו את המילה "וודאי".
  9. לחצו על אישור.

    image

  10. הוסיפו רווח אחרי השדה שהוספנו בסעיפים 5-9 והוסיפו את המילים " כי הפרטים…"
  11. לאחר שנעבור לשלב הבא בתהליך מיזוג הדואר, נוכל לסקור את הנמענים ולראות כיצד המילה וודא/וודאי משתנים בהתאם לאיש הקשר.

כך נראה מסמך המיזוג לאחר השלבים שביצענו:
image

בהצלחה !!

הוסף תגובה
facebook linkedin twitter email

להגיב על גיטה לבטל

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

תגובה אחת

  1. גיטה15 באפריל 2010 ב 13:02

    שלום,

    רציתי לדעת האם אני יכולה לבחור ממי ישלח המייל.
    אני צריכה לשלוח מייל לרשימת תפוצה גדולה אך אני לא רוצה שבשדה FROM יופיע השם שלי אלא של של תיבה שיש לי הרשאות אליה.
    כאשר אני שולחת מייל מה Outlook אני יכולה לבחור ממי ישלח המייל.

    תודה גיטה

    הגב