Microsoft Forms Preview for Office 365

2 ביולי 2017

שלום לכולם

היום אני רוצה להציג בפניכם שירות חדש (למשתמשי החינוך הוא מוכר כבר מזמן) בשם Microsoft Forms עבור Office 365
מדובר בשירות ליצירת טפסים / סקרים / שאלונים בסביבת Office 365
השירות היה זמין עד היוום עבור משתמשי Office 365 Education ומלפני שבוע וחצי זמין לכלל חבילות ה-365 המוגדרות כ-First Release

ראשית הבהרה – הכותרת לפוסט נראית מבטיחה מאוד – אבל Microsoft Forms איננו תחליף ל-InfoPath בתפיסת העולם של מיקרוסופט עבודה עם רשימות SharePointבשילוב עם PowerApps ו-Microsoft Flow הוא הפתרון לתהליכים ארגוניים וטפסים מסורתיים מתקדמים יותר.
אחרי ההברה הזו מקווה שתמשיכו להמשך הפוסט

אז מה זה Microsoft Forms

לפי האתר הרשמי של מיקרוסופט Forms מטרתו יצירה של סקרים / שאלונים פשוטים, בקלות ניתן לצפות בנתונים שמילאו עבור הסקר וניתן בקלות להזמין אנשים מתוך ומחוץ לארגון לענות על הטפסים

איך מתחילים?

ראשית עליכם לוודא שהנכם שה-Tenant שלכם מוגדר כ-First Relase – לשם כך בצעו את הפעולות הבאות:

  1. גשו לממשק הניהול של Office 365
  2. התחברו עם משתמש Global Admin
  3. גשו ל-Settings – Organization – Profile
  4. תחת Release Preference וודאו שהינכם תחת First Release

image

כמו כן, וודאו שהשירות מופעל למשתמשי הקצה

  1. בממשק הניהול של Office 365 גשו ל-Users Active Users ובחרו את המשתמש הרלוונטי
  2. בחרו ב-Product licenses וודאו ש-Microsoft Forms מופעל למשתמש

image

External Collaboration

במידה ורוצים לשתף את הטופס גם מחוץ לארגון (משתמשים חיצוניים) יש לאפשר External Collaboration (המקבילה של External Sharing של SharePoint / OneDrive)
בכדי להפעיל גישה מבחוץ לענות על טפסי הארגון יש לבצע את הפעולות הבאות

  1. בממשק הניהול של Office 365 גשו ל-Settings – Services & Add-ins

In the navigation pane, click the Settings icon, and then click Services & add-ins.

2. בחרו ב-Microsoft Forms

Microsoft Forms admin settings

3. עבור External collaboration בחרו האם להפעיל או להסיר אותו. במידה ובחרתם ב-Off תוכלו לשתף את הטפסים רק בתוך הארגון

 

הטופס הראשון שלי

ליצירת טופס התחברו לשירות בכתובת הבאה: https://forms.microsoft.com עם חשבן ה-Office 365 שלכם

ולחצו על New Form

image

תנו שם לטופס שלכם בחלקו העליון של הטופס ולחצו על Add Questions , כיום יש לנו 4 סוגי שאלות שניתן להוסיף

  1. שאלה פתוחה – Text
  2. שאלה עם רשימת תשובות אפשריות (אמרקיאית) – Choice
  3. Rating
  4. תאריך ושעה

עוד כמה אפשרויות שכדאי להכיר:

  • תוכלו להתאים את ערכת הנושא של הטופס ע”י לחיצה על Theme בחלקו העליון של המסך ולבחור ערכת נושא מותאמת עבורכם
  • לחיצה על Preview תראה לכם את תצוגה מקדימה של השאלון בתצוגת המחשב ובתצוגת Mobile

image

  • לחיצה על שלוש הנקודות (…) בחלקו העליון של המסך ולאחר מכן על Branching ייאפשר לבצע תלויות בין שאלות – כלומר אם משתמש ענה על שאלה מסוימת תשובה X תקפיץ אותו לשאלה מסוימת ואם ענה y תקפיץ אותו לשאלה אחרת לגמרי

image

  • לחיצה על Share מאפשרת שיתוף של הטופס בתוך ומחוץ לארגון כפי שראינו בשלב ההגדרות
    ניתן לשתף את הטופס אנונימי או באמצעות הזדהות ולשלוח אותו כקישור, מייל, QR Code או אפילו לעשות לו ממש Embed בדפי Web אחרים (אפילו SharePoint)

לסיכום – המוצר עדיין בחיתולים אך צפוי לו עתיד מזהיר ועדכונים נוספים – שווה להמשיך ולעקוב…

במידה והנכם מעוניינים במידע נוסף וסקירה מעמיקה אודות יכולות ה-Microsoft Forms ממליץ לכם לצפות בסרטון (שובר הקופות) של עמיתי – אלון כדורי בכתובת הבאה:

https://www.youtube.com/watch?v=4w_3Rhvt8mg – צפייה מהנה…

 

להתראות עד הפעם הבאה,

נתי פפירוביץ’
SharePoint & Office 365 MVP
מנהל קהילת SharePoint ישראל

הוסף תגובה
facebook linkedin twitter email

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *