למה בהדפסה ב Ms Project לפעמים לא רואים את הגאנט עד תאריך סיום הפרויקט?

יום חמישי, מאי 3, 2012

הדפסה ב Ms Project יוצאת לא בדיוק כמו שרצית? טלפון דחוף מלקוח שרוצה להדפיס פרויקט גדול אבל בתרשים הגאנט מוצג רק עד כחודש לפני סיום הפרויקט.. תאריך סיום הפרויקט 14/2/12 ואילו בגאנט מוצג רק עד ינואר. הלקוח רוצה לראות גאנט עד תאריך סיום הפרויקט 14/2/12 מה הבעיה? כיצד לפתור? בהגדרת עמוד((Page setup, כרטיסייה של תצוגה (View) , מסומן V ב"התאם ציר זמן לגודל עמוד" (Fit Timescale to end of page) , זה מה שגרם שבגאנט לא מוצג עד סיום הפרויקט. נוריד את ה-V מ- התאם ציר זמן לגודל עמוד" (Fit Timescale to end of page) והגאנט יוצג עד סיום הפרויקט. להנאתך ולהצלחתך! מיכל

שדה מותאם אישית ב Ms Project – שדה רשימה

יום שני, יוני 20, 2011

לפעמים אנו רוצים ליצור שדה בו יהיו רק ערכים קבועים. לדוגמא , בפרויקט שלנו לכל פעילות יש מפקח , את המפקח אנו לא רוצים להכניס כמשאב , אלא בשדה נפרד רק לצרכי סינון. כדי למנוע טעויות הקלדה , אנו לא רוצים שזה יהיה שדה טקסט פשוט בו מקלידים ערך , אלא שניתן לבחור ערך מרשימה. יצירת שדה רשימה : כיצד ליצור שדה מותאם אישית ראינו בטיפ "שדה מותאם אישית - שדה טקסט" בסוג השדה סוג (Type) לבחור טקסט (Text) שינוי שם (Rename) לשנות את שם השדה לשם משמעותי , רשימה (lookup) עד גרסת 2003 :רשימה (Value list) בחלון שנפתח יש להקליד ערך (Value)  ניתן להקליד גם...

שדה מותאם אישית ב Ms Project – שדה טקסט

יום שישי, מאי 13, 2011

פרוג'קט מכיל שדות רבים בהם ניתן להשתמש, אבל , הרבה פעמים משתמשים צריכים שדות נוספים שלא קיימים בתכנה. לצורך זה Ms Project מאפשר ליצור שדה המותאם לצרכי המשתמש. סוגים של שדה מותאם אישית ב Ms Project: שדה טקסט פשוט – שדה בו ניתן להזין טקסט חופשי. רשימת ערכים – שדה בו ניתן לבחור מתוך רשימה אותה נכין מראש. נוסחה – שדה חישובי. בשדה מותאם אישית ניתן לבחור האם יוצגו הנתונים או מחוונים גראפיים בהתאם לנתוני השדה. שלבים ביצירת שדה מותאם אישית בפרוג'קט 2007 - 2010 כרטיסייה עיצוב (Format)     >    שדות מותאמים אישית (Custom Fields) או קליק ימני על כותרת אחת העמודות > התאמה אישית של שדות (Customize...

מדוע ישנן פעילויות שאינן נמצאות על הנתיב הקריטי ב Ms Project , אך נראות קריטיות ?

יום ראשון, אוקטובר 31, 2010

    לפעמים רואים פעילות שלא נמצאת על הנתיב הקריטי ב Ms Project , אך מוגדרת כקריטית , למה?   מה גורם לזה?   בצילום הבא ניתן לראות כי פעילויות 14 ו-15 מוגדרות כקריטיות , אך אינו על הנתיב הקריטי ב Ms Project, הפעילויות אינן מקושרות לסיום הפרויקט.     הגורם לפעילויות להיות קריטיות הוא תאריך יעד (Deadline) שעבר. למרות שאינן על הנתיב הקריטי. הן מסומנות כקריטיות על מנת להראות למנהל הפרויקט שכאן יש בעיה בתכנון.   בצילום הבא ניתן לראות את פעילות 27 שלא מקושרת , אין לה תאריך יעד ובכל זאת מסומנת כקריטית. זאת מכיוון שיש לה אילוץ קשיח , הפעילות חייבת להסתיים בתאריך מסוים, ולכן מופיעה כפעילות קריטית.  

לאן נעלם הנתיב הקריטי?

יום רביעי, אוקטובר 27, 2010

בפוסט הקודם ראינו כיצד Ms Project מציג את הנתיב הקריטי,   http://blogs.microsoft.co.il/blogs/msproject/archive/2010/09/12/707449.aspx   מפעם לפעם שואלים אותי:   " האם יכול להיות שאין נתיב קריטי בפרויקט?"   בפרויקט הבנוי היטב לא יכול להיות מצב שאין נתיב קריטי, ובכל מקרה יש לפחות פעילות קריטית אחת , הפעילות המובילה לסיום הפרויקט.   לדוגמא: פרויקט הבנוי ללא קישורים המובלים לסיום הפרויקט.     פרויקט זה בנוי לא נכון , אין בו קישורים מתאימים , ומשתמשים באילוצים על מנת לקבוע את התזמון , לכן,רק הפעילות שתוביל לסיום הפרויקט תראה קריטית,והפעילויות הקשורות אליה. שאר הפעילויות יראו כלא קריטיות.   כמובן שמצב כזה לא יתכן, מדובר בפרויקט שלא מקושר נכון ולכן לא מציג נתיב קריטי אמיתי.   מסקנה: חשוב לקשר נכון!   דוגמא נוספת:   הצילו!!!...

הדפסה ב-Project חלק א'

יום חמישי, אפריל 15, 2010

חשבנו שתוכנות ימנעו את הצורך בהדפסות , מתברר שלא. אולי כמות ההדפסות ירדה , אבל אנחנו עדיין צורכים ניירות. ב-Ms Project מדפיסים כאשר צריכים חתימה לחוזה , כאשר רוצים לתלות על הקיר, כאשר רוצים לעיין ולראות את כל הפרויקט מול העיניים באותו זמן , כאשר רוצים להציג ממגוון הדוחות של Ms Project ועוד. אני נתקלת בשאלות רבות לגבי הדפסות ב-Ms project , לדוגמא: איך מדפיסים רק את הטבלה ללא הגאנט? איך מדפיסים רק עמודות רצויות מהטבלה? איך מדפיסים רק את הגאנט? איך מדפיסים את ההערות ? איך ניתן לצמצם את מספר הדפים בהדפסה? האם בית דפוס יכולים להדפיס עבורי? ועוד. כלל : לפני הדפסה תמיד נציג את...

מה הקשר בין פרוג'קט וצילום?

יום ראשון, מרץ 7, 2010

לפעמים רוצים להציג את הפרויקט או חלק ממנו , אבל לא ניתן לתת קובץ של Ms Project מסיבות שונות , כגון: לא רוצים לאפשר לראות את כל הפרויקט אלא רק חלק ממנו . רוצים להציג פרויקט או חלק ממנו במכתב או במצגת ועוד. רבים אינם יודעים , אבל בתוכנת Ms Project מסתתרת מצלמה  בסרגל הרגיל .   העתקת תמונה (copy picture) במצלמה ניתן לצלם את הפעילויות המוצגות על המסך , או פעילויות נבחרות ואפילו את כל הפרויקט . בלחיצה על copy picture נפתח המסך הבא:   ניתן לבחור אם רוצים רזולוציית מסך , רזולוציית הדפסה , או שמירת קובץ . ההמלצה שלי תמיד לשמור קובץ GIF ,...

האם וכיצד כדאי לתעד פרטים על מהלך הפרויקט?

יום שלישי, פברואר 16, 2010

למה נדחתה פעילות X? מי אישר לחרוג בהוצאות דלק? למה לבסוף לא בוצעה בדיקה Y ? במהלך הפרויקט מתרחשים  דברים רבים שברגע התרחשותם נראה כי יזכרו לעד, אבל כעבור זמן נשאלות שאלות שפעמים רבות נשארות ללא מענה , כי מהלך הפרויקט לא תועד. חשוב לרשום ולתעד את מהלך הפרויקט ואת השינויים מול התכנון המאושר. תיעוד בצורה חכמה ייתן מענה לשאלות שיתכן ויעלו בהמשך ,ויציגו את מנהל הפרויקט כבקי בפרטים. בתוכנת Ms Project יש שדה הנקרא "הערות" (notes) שמשתמשים רבים בתוכנה לא מנצלים אותו בצורה יעילה. בשדה זה ניתן להזין טקסט . ניתן לנצל שדה זה לתיעוד ההיסטוריה של הפעילות ולכתוב בו...

מנהלים ומנהלי פרויקטים משוועים לדוחות אחידים

יום ראשון, פברואר 7, 2010

חשוב מאד להרבה משתמשים בתוכנת Ms Project להשוות את נתוני הפרויקט מתאריכים שונים , ולמטרות שונות. במקרים רבים מחתימים קבלני משנה , ראשי צוותים ועוד על תכנון לוח זמנים של פרויקט , קבלן המשנה , ראש הצוות , מתחייב לעמוד בלו"ז זה. לדוגמא: רמי : ממש בעיה! נתתי לקבלן משנה תדפיס של לוח הזמנים לפני חודש, הייתה לי ישיבה איתו היום , והיה לנו ממש קשה להשוות בין הפעילויות מהתדפיס שהיה בידו , לבין הפעילויות כיום בפרויקט. אולי נוספו כמה פעילויות או שהעברתי אותם לערסל אחר אין לי מושג מה עשינו , אבל הקוד של הפעילויות השתנה ! בזבזנו המון זמן עד...

כיצד מעקב יעיל אחר פרויקט יתרום להחלטות ניהוליות טובות יותר?

יום ראשון, ינואר 31, 2010

החלטות ניהוליות טובות מבוססות על מידע רחב ואמין. מעקב יעיל אחר ביצוע הפרויקט נותן בזמן אמת מידע אמין וחיוני למנהלים המקבלים החלטות ומאפשר להם לקבל החלטות מושכלות ויעילות לגבי המשך ביצוע הפרויקט. במידה ויש צורך לדחות פעילויות איזה פעילויות לתעדף , האם יש צורך להוסיף עובדים לפעילות מסוימת על מנת שתסתיים בזמן ,למצוא פתרונות אם רואים שלא נצליח לעמוד במועדי הפרויקט ועוד. לדוגמא : שרית מתקשרת אלי ומבקשת את עזרתי באופן דחוף , היא התבקשה על ידי המנהל שלה להגיש לו הצעה לדחיית פעילויות בפרויקט בלי לסכן את תאריך סיום הפרויקט. המנהל רוצה ששרית תיתן לו רשימה של פעילויות לדחייה...