MS Project הבלוג של מיכל דוד eso.co.il

    לפעמים רואים פעילות שלא נמצאת על הנתיב הקריטי ב Ms Project , אך מוגדרת כקריטית , למה?   מה גורם לזה?   בצילום הבא ניתן לראות כי פעילויות 14 ו-15 מוגדרות כקריטיות , אך אינו על הנתיב הקריטי ב Ms Project, הפעילויות אינן מקושרות לסיום הפרויקט.     הגורם לפעילויות להיות קריטיות הוא תאריך יעד (Deadline) שעבר. למרות שאינן על הנתיב הקריטי. הן מסומנות כקריטיות על מנת להראות למנהל הפרויקט שכאן יש בעיה בתכנון.   בצילום הבא ניתן לראות את פעילות 27 שלא מקושרת , אין לה תאריך יעד ובכל זאת מסומנת כקריטית. זאת מכיוון שיש לה אילוץ קשיח , הפעילות חייבת להסתיים בתאריך מסוים, ולכן מופיעה כפעילות קריטית.  

בפוסט הקודם ראינו כיצד Ms Project מציג את הנתיב הקריטי,   http://blogs.microsoft.co.il/blogs/msproject/archive/2010/09/12/707449.aspx   מפעם לפעם שואלים אותי:   " האם יכול להיות שאין נתיב קריטי בפרויקט?"   בפרויקט הבנוי היטב לא יכול להיות מצב שאין נתיב קריטי, ובכל מקרה יש לפחות פעילות קריטית אחת , הפעילות המובילה לסיום הפרויקט.   לדוגמא: פרויקט הבנוי ללא קישורים המובלים לסיום הפרויקט.     פרויקט זה בנוי לא נכון , אין בו קישורים מתאימים , ומשתמשים באילוצים על מנת לקבוע את התזמון , לכן,רק הפעילות שתוביל לסיום הפרויקט תראה קריטית,והפעילויות הקשורות אליה. שאר הפעילויות יראו כלא קריטיות.   כמובן שמצב כזה לא יתכן, מדובר בפרויקט שלא מקושר נכון ולכן לא מציג נתיב קריטי אמיתי.   מסקנה: חשוב לקשר נכון!   דוגמא נוספת:   הצילו!!!...

כדי לנהל את הפרויקט ביעילות יש חשיבות מרובה לנתיב הקריטי,   נתיב קריטי כולל רצף של פעילויות המובילות לסיום הפרויקט , כל תזוזה בפעילות על הנתיב הקריטי , תזיז את תאריך סיום הפרויקט.   מידע נוסף על הנתיב הקריטי באתר מייקרוסופט:   http://office.microsoft.com/he-il/project-help/HA010156788.aspx   הצגת הנתיב הקריטי:   Ms Project יכול להציג את הנתיב הקריטי בגאנט:     בתצוגת "גאנט מעקב" (Tracking gantt) – הנתיב הקריטי אוטומטית מוצג.   בתצוגת "תרשים גאנט" (Gantt Chart) ניתן להציג את הנתיב הקריטי באמצעות : "אשף תרשימי גאנט" (Gantt Chart Wizard) הבא (next)" ß נתיב קריטי" (Critical Path) סיום (Finish)       פעילויות קריטיות יוצגו באדם , פעילויות שאינן קריטיות יוצגו בכחול.     ב- Ms Project ניתן להציג את השדה "קריטי"( Critical ) :         קליק...

הדפסה ב Ms Project - הדפסת הטבלה ללא הגאנט   לפעמים רוצים להדפיס רק את הטבלה ללא הגאנט.   כאשר סמן העכבר בצורת חף דו ראשי גוררים את הקצה של חלון הגאנט מצד הטבלה עד לקצה החלון , במצב זה הגאנט לא יודפס , ויודפסו כל שדות הטבלה .   הדפסת טבלה עם גאנט:     הדפסת טבלה ללא גאנט:     על מנת לראות את הגאנט , צריך לגרור אותו חזרה לתצוגה.

הדפסה על דפים בגודל שונה הדפסה עלולה להיות בעייתית בפרויקטים גדולים. כפי שראינו בפוסט הקודם טיפ הדפסה ב-Project חלק א' , ניתן לצמצם מספר עמודים בדרכים שונות. בנוסף ,תוכנת Ms Project תומכת בהדפסה על דפים בגודל A3 , במידה וקיימת מדפסת המתאימה לנייר זה. כאשר נמצאים בתצוגה לפני הדפסה , לוחצים על האייקון של הגדרת עמוד , כרטיסייה עמוד (page) , גודל דף(paper size ), אם מותקנת מדפסת מתאימה , ניתן יהיה לבחור A3 פעמים רבות ידרשו עמודים רבים גם בהדפסה על A3 , במידה ורוצים הדפסה על גיליון אחד , ניתן לשלוח את הפרויקט כקובץ PDF לבית דפוס להדפסה.. האם אנו רוצים מסגרת מסביב...

חשבנו שתוכנות ימנעו את הצורך בהדפסות , מתברר שלא. אולי כמות ההדפסות ירדה , אבל אנחנו עדיין צורכים ניירות. ב-Ms Project מדפיסים כאשר צריכים חתימה לחוזה , כאשר רוצים לתלות על הקיר, כאשר רוצים לעיין ולראות את כל הפרויקט מול העיניים באותו זמן , כאשר רוצים להציג ממגוון הדוחות של Ms Project ועוד. אני נתקלת בשאלות רבות לגבי הדפסות ב-Ms project , לדוגמא: איך מדפיסים רק את הטבלה ללא הגאנט? איך מדפיסים רק עמודות רצויות מהטבלה? איך מדפיסים רק את הגאנט? איך מדפיסים את ההערות ? איך ניתן לצמצם את מספר הדפים בהדפסה? האם בית דפוס יכולים להדפיס עבורי? ועוד. כלל : לפני הדפסה תמיד נציג את...

לפעמים רוצים להציג את הפרויקט או חלק ממנו , אבל לא ניתן לתת קובץ של Ms Project מסיבות שונות , כגון: לא רוצים לאפשר לראות את כל הפרויקט אלא רק חלק ממנו . רוצים להציג פרויקט או חלק ממנו במכתב או במצגת ועוד. רבים אינם יודעים , אבל בתוכנת Ms Project מסתתרת מצלמה  בסרגל הרגיל .   העתקת תמונה (copy picture) במצלמה ניתן לצלם את הפעילויות המוצגות על המסך , או פעילויות נבחרות ואפילו את כל הפרויקט . בלחיצה על copy picture נפתח המסך הבא:   ניתן לבחור אם רוצים רזולוציית מסך , רזולוציית הדפסה , או שמירת קובץ . ההמלצה שלי תמיד לשמור קובץ GIF ,...

למה נדחתה פעילות X? מי אישר לחרוג בהוצאות דלק? למה לבסוף לא בוצעה בדיקה Y ? במהלך הפרויקט מתרחשים  דברים רבים שברגע התרחשותם נראה כי יזכרו לעד, אבל כעבור זמן נשאלות שאלות שפעמים רבות נשארות ללא מענה , כי מהלך הפרויקט לא תועד. חשוב לרשום ולתעד את מהלך הפרויקט ואת השינויים מול התכנון המאושר. תיעוד בצורה חכמה ייתן מענה לשאלות שיתכן ויעלו בהמשך ,ויציגו את מנהל הפרויקט כבקי בפרטים. בתוכנת Ms Project יש שדה הנקרא "הערות" (notes) שמשתמשים רבים בתוכנה לא מנצלים אותו בצורה יעילה. בשדה זה ניתן להזין טקסט . ניתן לנצל שדה זה לתיעוד ההיסטוריה של הפעילות ולכתוב בו...

חשוב מאד להרבה משתמשים בתוכנת Ms Project להשוות את נתוני הפרויקט מתאריכים שונים , ולמטרות שונות. במקרים רבים מחתימים קבלני משנה , ראשי צוותים ועוד על תכנון לוח זמנים של פרויקט , קבלן המשנה , ראש הצוות , מתחייב לעמוד בלו"ז זה. לדוגמא: רמי : ממש בעיה! נתתי לקבלן משנה תדפיס של לוח הזמנים לפני חודש, הייתה לי ישיבה איתו היום , והיה לנו ממש קשה להשוות בין הפעילויות מהתדפיס שהיה בידו , לבין הפעילויות כיום בפרויקט. אולי נוספו כמה פעילויות או שהעברתי אותם לערסל אחר אין לי מושג מה עשינו , אבל הקוד של הפעילויות השתנה ! בזבזנו המון זמן עד...

החלטות ניהוליות טובות מבוססות על מידע רחב ואמין. מעקב יעיל אחר ביצוע הפרויקט נותן בזמן אמת מידע אמין וחיוני למנהלים המקבלים החלטות ומאפשר להם לקבל החלטות מושכלות ויעילות לגבי המשך ביצוע הפרויקט. במידה ויש צורך לדחות פעילויות איזה פעילויות לתעדף , האם יש צורך להוסיף עובדים לפעילות מסוימת על מנת שתסתיים בזמן ,למצוא פתרונות אם רואים שלא נצליח לעמוד במועדי הפרויקט ועוד. לדוגמא : שרית מתקשרת אלי ומבקשת את עזרתי באופן דחוף , היא התבקשה על ידי המנהל שלה להגיש לו הצעה לדחיית פעילויות בפרויקט בלי לסכן את תאריך סיום הפרויקט. המנהל רוצה ששרית תיתן לו רשימה של פעילויות לדחייה...