האם וכיצד כדאי לתעד פרטים על מהלך הפרויקט?

16 בפברואר 2010





למה נדחתה פעילות X?
מי אישר לחרוג בהוצאות דלק?
למה לבסוף לא בוצעה בדיקה Y ?


במהלך הפרויקט מתרחשים  דברים רבים שברגע התרחשותם נראה כי יזכרו לעד, אבל כעבור זמן נשאלות שאלות שפעמים רבות נשארות ללא מענה , כי מהלך הפרויקט לא תועד.


חשוב לרשום ולתעד את מהלך הפרויקט ואת השינויים מול התכנון המאושר. תיעוד בצורה חכמה ייתן מענה לשאלות שיתכן ויעלו בהמשך ,ויציגו את מנהל הפרויקט כבקי בפרטים.


בתוכנת Ms Project יש שדה הנקרא "הערות" (notes) שמשתמשים רבים בתוכנה לא מנצלים אותו בצורה יעילה. בשדה זה ניתן להזין טקסט .


ניתן לנצל שדה זה לתיעוד ההיסטוריה של הפעילות ולכתוב בו מידע על כל שינוי או כל דבר שחשוב לדעת על התנהלות הפעילות.


ניתן לגשת לשדה "הערות" (notes) דרך "מידע אודות פעילות" (task information) באמצעות קליק כפול על פעילות ,


או קליק על צלמית taskinformation


במידה ואכן עובדים עם שדה ההערות בתדירות גבוהה , לעתים נוח להוסיף את השדה בטבלה .


לסמן שדה שלפניו רוצים להוסיף את שדה הערות , קליק ימני , הוספת עמודה , בחירת שדה הערות מהרשימה.



האם המידע חדש עבורכם?


האם המידע שמושי עבורכם?


אשמח לתגובתכם, מיכל.

הוסף תגובה
facebook linkedin twitter email

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

7 תגובות

  1. משה דר18 בפברואר 2010 ב 1:47

    פוסט מצוין!
    היו לנו כשלים בעבר כתוצאה מזה שלא תיעדנו.
    רעיון טוב לתעד בתוך לו"ז הפרויקט

    הגב
  2. Michal David18 בפברואר 2010 ב 17:15

    תודה על תגובתך משה,
    אני מקווה שתלמדו מהנסיון ותתעדו.

    הגב
  3. יואב18 בפברואר 2010 ב 21:58

    אני לא ממלא את השדה הזה, כי הזעם בו אני מתמלא על חוסר הרצינות של יצרן הכלי פשוט לא בריא עבורי. 255 תוים? ברור שאיש שם לא חשב שזה ישמש לתיעוד של פרטים חשובים באמת. זה כמו לתעד ב-SMS…

    אני מעדיף לקחת כלי אחר בו ניתן לתפעל Log היסטורי כמו שצריך. כבר ב-Startrek לפני חמישים שנה עלו על זה ופתחו כל פרק בקריאה ביומן הקפטן.

    הגב
  4. Michal David21 בפברואר 2010 ב 16:42

    שלום יואב,
    החל מגירסת 2007 ניתן להזין כמות טקסט לא מוגבלת בשדה הערות.
    מנסיוני , ונסיון לקוחותי , נוח מאד לתעד בשדה זה.
    בברכה,
    מיכל

    הגב
  5. יניר23 בפברואר 2010 ב 11:40

    רעיון מעולה, אני בדרך כלל מתחיל כל שורה בתאריך וכך יש לי תיעוד לפי תקופות בהערות

    הגב
  6. Michal David23 בפברואר 2010 ב 13:04

    נהדר יניר!

    הגב
  7. רינת19 באפריל 2012 ב 11:40

    שלום מיכל, האם ניתן להצמיד לשדה הערות גם תזכורת?

    הגב