כיצד מעקב יעיל אחר פרויקט יתרום להחלטות ניהוליות טובות יותר?

31 בינואר 2010

החלטות ניהוליות טובות מבוססות על מידע רחב ואמין.


מעקב יעיל אחר ביצוע הפרויקט נותן בזמן אמת מידע אמין וחיוני למנהלים המקבלים החלטות ומאפשר להם לקבל החלטות מושכלות ויעילות לגבי המשך ביצוע הפרויקט.


במידה ויש צורך לדחות פעילויות איזה פעילויות לתעדף , האם יש צורך להוסיף עובדים לפעילות מסוימת על מנת שתסתיים בזמן ,למצוא פתרונות אם רואים שלא נצליח לעמוד במועדי הפרויקט ועוד.


לדוגמא :


שרית מתקשרת אלי ומבקשת את עזרתי באופן דחוף , היא התבקשה על ידי המנהל שלה להגיש לו הצעה לדחיית פעילויות בפרויקט בלי לסכן את תאריך סיום הפרויקט.


המנהל רוצה ששרית תיתן לו רשימה של פעילויות לדחייה עם מספר הימים שכל פעילות תדחה , ובנוסף להגיש לו לוח זמנים לפרויקט ב- Ms Project  , המשקף את הפרויקט עם הדחיות..


הצעתי לשרית :



  1. לשמור את הפרויקט בשם חדש

  2. לעבור לטבלת תזמון (schedule) ,
    מהפעילות הראשונה לחפש פעילויות שלא על הנתיב הקריטי , כלומר , כל פעילות שהמרווחים שלה גדולים מ-0 ,
    כל הפעילויות הללו מועמדות לדחייה. כל פעילות מועמדת לדחייה לפי מספר הימים המופיע בעמודה מרווח כולל(total slack) ,

  3. כל פעילות המועמדת לדחייה יש להוסיף לרשימה בה מפרטים לכל פעילות את מספר הימים שתדחה , ולדחות אותה לתאריך המופיע
    בשדה התחלה מאוחרת (late start)
    יש לשים לב כל פעם שדוחים פעילות שתאריך סיום הפרויקט לא השתנה!

image


בסיום התהליך יתקבל הפרויקט המוצע לאחר שינוי.


כמובן שיש לקחת בחשבון דברים נוספים כגון השארת באפרים , ובדיקה אילו השלכות נוספות יכולות להיות לדחיית כל פעילות.


האם המידע חדש עבורכם?


האם המידע שמושי עבורכם?


אשמח לתגובתכם, מיכל.

הוסף תגובה
facebook linkedin twitter email

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

9 תגובות

  1. חגי אורדן1 בפברואר 2010 ב 0:35

    אחלה רעיון

    הגב
  2. דודי1 בפברואר 2010 ב 14:53

    כל הכבוד על האתר. כיצד תבצעי את הדחייה עצמה? האם באמצעות אילוץ? אם כן, מהו האילוץ שפוגם פחות ככל האפשר ברשת הפרויקט. תודה!!

    הגב
  3. עידית1 בפברואר 2010 ב 18:32

    הי מיכל ,
    הבנתי את הרעיון של לדחות את פעולה מבלי לגעת בנתיב הקרטי, למיטב הבנתי הזזת פעולה שנימצאת על הנתיב תדחה בוודאות את משך הפרויקט , מה קורה כאשר הפעולה שאני צריכה לדחות חייבת להיות על הנתיב ??
    האם הMS PROJECT יודע להגיד לי מה העלות שלי ?
    האם יש מקום ל"תקן" את הנזק בהכנסת משאב כפול ( 2 עובדים ) האם הוא יודע להגיד לי מה העלות על פי 2 אנשים או יותר או ע"י משמרת כפולה ( שעות נוספות עולות יותר כסף )
    מה עלי לעשות ??
    האם יש דרך להציג את הפתרון למנהל של בתוכנה זאת ???

    הגב
  4. Michal David1 בפברואר 2010 ב 23:07

    תודה חגי.
    תודה דודי,ולשאלתך,
    אני משתדלת להמנע ככל האפשר משימוש באילוצים.
    אני מציעה לבצע את הדחיה באמצעות הוספת השהייה לקשר של הפעילות לפעילות קודמת.
    ואני ממליצה בחום לתעד סיבות לכל מהלך כזה בשדה "הערות" , בעוד תקופה תתבקש לנמק את השינוי ולא בטוח שתזכור.

    הגב
  5. Michal David1 בפברואר 2010 ב 23:15

    היי עידית,
    אשתדל לענות לכל שאלותיך:
    לא הבנתי את השאלה "מה קורה כאשר הפעולה שאני צריכה לדחות חייבת להיות על הנתיב " אשמח אם תסבירי למה את מתכוונת. מה הכוונה "חייבת"???
    עלויות – Ms Project יודע לחשב עלויות במידה ומזינים בו , חישוב עלויות ברמה כללית ולא כתחליף לתוכנות חשבונאיות.
    הוספת משאבים וחישוב עלויות – הרבה פעמים מוסיפים משאבים על מנת לקצר זמן , לא תמיד קיימת עלות נוספת , אם עובדים בשעות נוספות ומזינים בMs Proejct תעריף לשעות נוספות והגדרה של שעות נוספות , ניתן לקבל מ-Ms Project חישוב של שעות והוצאות.
    התוכנה מאפשרת להציג פתרונות לפרויקטים בנושאים שונים.

    הגב
  6. תמר2 בפברואר 2010 ב 8:27

    זה נשמע אקטואלי גם לכאלה של משתמשים בתוכנה
    ועדיין צריך לנהל את הזמן שלהם נכון ולא אף פעם לא יעמדו בזמן המוקצב להם. שתאלו את הארנב של עליסה – אף פעם אין מספיק זמן –

    הגב
  7. Michal David2 בפברואר 2010 ב 8:51

    תמר, מה שכתבת זה ממש נכון,
    הבעיות הן מהחיים.
    התהליך לפתרון מתאים גם לחיים.
    היתרון ב- Ms Project שנותנת מידע ועוזרת בביצוע בצורה יעילה , ולכן חוסכת זמן וכסף והערך המוסף שלה גדול בניהול פרויקטים.

    הגב
  8. עופר ברייר15 בפברואר 2010 ב 12:07

    איך מקבלים החלטות בנוגע לתיעדוף? האם יש שיטות תיעדוף?

    הגב
  9. Michal David16 בפברואר 2010 ב 23:34

    עופר,
    Ms Project נותנת מידע היכול לעזור לקבלת החלטות לתיעדוף, בפוסט מופיעה דוגמא כזו.
    יש גם אפשרות לתת עדיפות גבוהה או נמוכה לפעילויות בתוכנה, כאשר המטרה המוצהרת היא למטרת החלקת משאבים ,אבל אני כבר השתמשתי בה כדגלון למטרת תיעדוף , הסבר ארוך, אולי בפוסט נוסף.

    הגב