זה הזמן להכיר את הפנים מאחורי הדואר … או: "כיצד לשמור תמונות עובדים ב Active Directory ולצפות בהן באמצעות Outlook 2010?"

29 באפריל 2010

2 תגובות

 


לא פעם נשאלתי לגבי הסוגיה האם נכון להרחיב את הסכמה של Active Directory ולשמור תמונות של עובדי הארגון שם, לצורך יישומים מסוג של "ספר טלפונים ארגוני".


אם בעבר תחושת הבטן הייתה לפסול את הרעיון על הסף, עקב חששות ל"הכבדה" על תשתית ה Active Directory במובן של: הגדלת בסיס הנתונים, רפלקציה "מיותרת" וכד', והמלצה על שמירה ב File Share ו/או ב SharePoint (בלבד), הרי שבשנים האחרונות הכיוון משתנה, ובאמצעות ניהול נכון והגבלת גודל התמונות שיישמרו (עד 10KB בסך הכול …. וגם את זה ניתן עוד לדחוס ….), ישנה מגמה של שמירת נתון זה ב AD.


כידוע לכולכם, "ספר הטלפונים" היעיל ביותר והנגיש לכל עובד בארגון הוא …. Microsoft Outlook! במידה ואתם ממלאים את פרטי העובד החשובים (שמות, תפקיד, כתובת, מספרי טלפון וכד') זוהי הדרך המהירה והפשוטה ביותר לאתר את העובד, מאחר וכולנו משתמשים ב Outlook ככלי העבודה המרכזי ביומיום, ויכולת איתור עובד באמצעותו פשוטה ומהירה מאוד, ומה שטוב יותר – אינה דורשת מהעובד לפתוח חלון חדש/יישום חדש על מנת לבצע את החיפוש.


השילוב של Outlook עם Office Communicator (ו OCS 2007) מאפשר לא רק לשלוח דואר לעובד המבוקש, אלא אף לראות מיידית את מצב זמינותו ולתקשר עימו מיידית במידת הצורך (ב Instant Messaging או בטלפוניה, במידה והוטמע הקישור בין OCS לטלפוניה בארגון).


בכל אופן, בחזרה לנושא בלוג זה … במידה והחלטתם לשמור את תמונות העובדים ב AD, הבשורה ב Exchange 2010 וב Outlook 2010 היא שקיימת יכולת מובנית במוצרים אלו, באמצעותה תוכלו לצפות בתמונות העובד ב Outlook 2010 ו/או ב Outlook Web Application (OWA של Exchange 2010) כחלק מהודעת הדואר שאותו עובד שלח אליכם!


לפרטים נוספים אודות יכולת זו ולפירוט השלבים הנדרשים על מנת לממש זאת: http://msexchangeteam.com/archive/2010/03/10/454223.aspx


באופן דומה לייבוא תמונות אל AD, ניתן גם לייבא "חתימה קולית" של העובד אל המאפיינים שלו ב AD – הקלטה של שם העובד (ע"י העובד עצמו לדוגמה).


פירוט אודות הפקודה החדשה ב Exchange 2010 לייבוא מאפייני משתמשים (תמונה או הקלטה של שם העובד) אל AD, בלינק הבא: http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd351252.aspx


גישה נוספת שיושמה ע"י ה IT במיקרוסופט: עובדים יכולים לעדכן את התמונה שלהם באתר האישי ב SharePoint, ובתהליך מתוזמן של ILM/FIM מסונכרנות התמונות המעודכנות מ SharePoint אל Active Directory. משם הן מוצגות באותה שיטה ע"י Outlook 2010.


עם היכולות החדשות של Exchange 2010 ו Outlook 2010 תוכלו סופסוף להכיר את הפנים מאחורי הדואר שנשלח אליכם ע"י עובדים אחרים בארגון!


אפי.

הוסף תגובה
facebook linkedin twitter email

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

2 תגובות

  1. orenk1 במאי 2010 ב 21:40

    נחמד לדעת איך כל הדברים שאנחנו לוקחים כברורים מאליו בעצם עובדים מאחורי הקלעים.

    כמשתמש אני יכול להגיד שהיכולות האלו שימושיות ביומיום ומשפרות מאד את היעילות.

    הגב
  2. memil1 במאי 2010 ב 21:40

    אני חושב שהיכולת הזו מקבלת משנה חשיבות בזמן הזה, שבו רבים מנהלים את חייהם באמצעות אתרי רשתות חברתיות (FB, LinkedIn וכו'). באתרים אלו, פרופיל ללא תמונה משדר חוסר מקצועיות וזלזול.
    אני מניח שזה רק עניין של זמן עד שהתפיסה הזו תחלחל גם לרשת הארגונית.

    הגב