מפגש קבוצת מנהלי פרויקטים עם נורית לבנון על סדר

15 בפברואר 2015

תגיות: , , ,
תגובה אחת

WP_20150211_001 (1024x577)

פנינה לא פתחה הפעם את המפגש, בגלל שהייתה תקועה (זמנית) בבית חולים עם רגל שבורה, ומי שמכיר את פנינה יודע שהיא לא מסוגלת לעשות חצי עבודה, אז אם כבר לשבור רגל אז לעשות את זה כמו שצריך עם מסמרים והכל.  מצד שני , מתוך אותה הכרות, אני בטוח שבית החולים לא יוכל להחזיק אותה הרבה זמן והיא תברח משם מהר מאד. החלמה מהירה פנינה.

הגעתי ממש לתחילת ההרצאה, ומאחר ופנינה לא הייתה שם לנזוף בי על האיחור, הצלחתי להתגנב לאולם מבלי למשוך תשומת לב מיוחדת והתחבאתי לי בשקט בפינה.

נורית לבנון עושה סדר וזה תחום העיסוק שלה בחיים. אמנם ההרצאה הייתה עם דגש על הניירת המשרדית אבל כפי שנורית ציינה לא פעם בהרצאה, כל העקרונות שדיברה עליהם נכונים גם לעולם הממוחשב.  נורית משתמשת בפרשנות מותאמת משלה למתודולוגית 5S (חמש S) שמקורה ביפן עם נגיעות מהתורה של הגורו של כל המסודרים דיוויד אלן. להלן כמה נקודות שרשמתי לי מההרצאה.

סדר זה עניין פרדוקסלי, זה אומר שצריך לשים כל דבר במקום הנכון (בעיקר אם המקום הנכון הוא פח הזבל). אבל מה המקום הנכון לשים כל דבר, זה בכלל לא נושא של סדר אלא נושא של ארגון. ארגון זה דבר שדורש מחשבה, תכנון מראש, וגם גמישות לשינויים בהתאם לתמורות במהלך חיי העבודה של הבלגניסט המצוי. הנושא נהיה עוד יותר קריטי במערכת שכוללת יותר מבלגניסט אחד דהיינו משרד או מפעל.

האדם הוא חיה של הרגלים, אם אתה לא שם משהו במקום שלו, רוב הסיכויים שלא תמצא אותו אחר כך. בעיקר כשאתה מוצף במידע וסובל מגלישה מתמדת של שטף מידע מעבר לסף הקליטה שלך. אם אתה לא מתמצת כל נושא שאתה שומע בצורה מסודרת, באיזה שהוא שלב לא תזכור ממנו כלום. נורית היא חסידה של תקצירים שמסודרים בתיקיות בצורה מאורגנת כולל אינדוקס. היא הביאה שני קלסרים עבים מסודרים ומאונדקסים למופת כדוגמא רבת משקל ליישום מעשי של הטכניקות שהיא מלמדת. זה הדגיש היטב את הנקודה אבל בהסתכלות שלי התחליף לקלסרים זה One Note, וגם מי שלא מכיר את התכנה הזו אבל מכיר קלסרים ודפים יסתגל אליה במהירות.

זמן הוא משאב יקר, ואם אתה לא מסודר לא תספיק אף פעם את כל מה שמופיע ברשימת המשימות שלך. הדרך היעילה ביותר לבצע משימה מהר היא למחוק אותה מהרשימה בגלל שהיא מיותרת/לא חשובה/לא תורמת (מחק את המיותר). הרגל (ככה עשו את זה תמיד) זה לא סיבה לבזבז זמן. הטכניקה הבאה אחריה מבחינת היעילות הוא להעביר את המשימה למישהו אחר, ורצוי למישהו שעושה אותה יותר טוב ממך, עם יותר התלהבות ועם יותר כשרון ממה שיש לך בנושא הספציפי הזה. וכן, זה יכול להיות מיקור חוץ בתשלום, זה עדיין יצא לך יותר זול. אבל אם זה משהו שרק אתה יכול לעשות וצריך לעשות, אז קבע לך פגישה עם המשימה ביומן שלך וסגור עניין. דחיה לא עוזרת, רק מעמיסה. ל Outlook יש הרבה יכולות ארגון וניהול מובנות אבל למי יש זמן לקרוא את ה Help.

אם אתה יושב על נושא, אל תיתן לאף דבר להפריע לך באמצע, כי כל דבר שמוציא אותך מהמיקוד מאריך לך את הזמן, לא רק בזמן הטיפול שהוא לוקח, אלא גם ובעיקר בזמן שלוקח לך להיכנס מחדש ל Zone. קפיצה מנושא לנושא מבזבזת לך המון יעילות וזמן. סגור את הדלת עם שלט נא לא להפריע, נתק דוא"ל, רשתות חברתיות, טלפון וגורמי הסחה אחרים, ותתמקד. אם אתה נזכר פתאום במשהו שצריך לעשות, תרשום אותו על פתק (עדיף דפדפת) וטפל בו לאחר סיום המשימה הנוכחית ולא באמצע (מומלץ לשים דפדפת כזו ליד המיטה).

נורית לא מכירה דבר כזה כמו תיקיית שונות או שוטף. אם אתה לא יודע איפה לתייק את זה זה סימן די טוב שאתה לא צריך את זה בכלל, אז פשוט זרוק את זה. הכלל הזה נכון גם לרשימת משימות אינסופית, שאתה יודע טוב מאד שלעולם לא תבצע אותם. צמצם ותוריד עומסים.

להתחיל את הבוקר בעשר דקות שקטות שבהן אתה מתכנן את היום ולסיים את היום בכמה דקות שבהם אתה מסכם מה עשית ומה הלאה זו טכניקה שמאד עוזרת למיקוד. כדאי לעשות דברים באלה גם ברמה שבועית. זה נותן משוב מצוין על הפעילות שלך לעצמך וממקד אותך בדברים החשובים באמת.

אני לא הולך לחזור כאן על כל ההרצאה, היו בה עוד הרבה נקודות פרקטיות והמון עצות מעשיות (כמו תמיד בהרצאות שפנינה מארגנת לקבוצה שלה). מי שרוצה שיעשו לו סדר במשרד ו/או בחיים מוזמן לפנות לנורית. אני מאד נהניתי מההרצאה, רשמתי לי המון נקודות לפעולה והמון משימות לביצוע. עכשיו כל מה שנשאר לי זה לזכור איפה לעזאזל שמתי את הפתק סמיילי.

פנינה, החלמה מהירה ותחזרי מהר.

הוסף תגובה
facebook linkedin twitter email

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

תגובה אחת

  1. נורית לבנון16 בפברואר 2015 ב 15:54

    גד היקר,
    לא יכולתי לנסח ולהעביר את אופי ההרצאה טוב יותר.
    ציינת נקודות חשובות בהרצאה במילים חביבות שמעלות חיוך, דבר נצרך בהרצאה על נושא כזה.
    שמחתי שגם סיפרת שהיו עוד המון עצות מעשיות אבל לא גילית אותם, כי רק מי שבא – הרוויח !!
    המון תודה
    נורית

    הגב