Microsoft Case Study – Kenes



הפקת כנסים בחיסכון של מאות אלפי שקלים

חברת כנס, המפיקה כ-100 אירועים בשנה בפריסה גלובלית, בחרה בפלטפורמת Microsoft Office SharePoint Server 2007 לניהול המידע, הנתונים והמשימות בארגון, ולהקמה מהירה של אתרי אינטרנט לקידום הכנסים. כתוצאה, החברה הרוויחה יעילות משופרת והיא חוסכת מאות אלפי שקלים מדי שנה

פורסם: 2 בפברואר, 2009










מבט כולל על הפתרון
פרופיל הלקוח
חברת כנס הינה חברה בינלאומית להפקת כנסים וועידות, המעסיקה כ-200 עובדים ומפעילה סניפים בחמש מדינות באירופה ובאסיה. החברה מפיקה מדי שנה כ-100 אירועים ברחבי העולם, בעיקר בתחומי המדע והרפואה.

המצב העסקי

בחברה ביקשו לייעל את תעבורת המידע, הן בארגון עצמו והן בקשר עם גורמים חיצוניים, לשפר את תזמון המשימות בין החטיבות השונות ולספק שירות טוב יותר ללקוחות. זאת, באמצעות יצירת מנגנון ניהול מידע חכם, שקוף ויעיל, וקביעת סטנדרט לניהול הכנסים, שירכז תחת פלטפורמה אחת את כל ההיבטים הקשורים לכך.

הפתרון
נפרסו שתי מערכות מבוססות  Office SharePoint 2007:
האחת משמשת פלטפורמה לבנייה והצגה של אתרי האינטרנט לכנסים, כולל ניהול התכנים, מערך הרישום, ההזמנות והסדרי הלינה. השנייה משמשת כסביבת עבודה פנים-ארגונית אחידה, ומכילה שלושה מרכיבים: אתרי ניהול פרויקטים; אתרים אדמיניסטרטיביים ואתרי ניהול תהליכים עסקיים.

יתרונות





















חיסכון של 400,000 שקל בשנה בהליך הקמת אתרי האינטרנט לכנסים.
חיסכון של 10-15 שעות עבודה ביום בתחום ניהול התוכן – היקף של כמשרה וחצי, בשווי של מאות אלפי שקלים בשנה.
חיסכון של 50,000 שקל באמצעות הקמת מערכת ניהול כוח אדם מבוססת  SharePoint,במקום רכישת מערכת מגורם חיצוני.
חיסכון של 50,000 שקל באמצעות הקמת מערכת סקרים מבוססת SharePoint, במקום רכישת פתרון חיצוני.
הליך חישוב שכר, החזרי הוצאות ותגמולים נעשה כיום באופן אוטומטי, מהיר ומדויק יותר.
חיסכון שנתי של מאות ג'יגה-בית בנפחי אחסון, הודות לשמירה המכווצת שמספקים SharePoint, פורמט XML החסכוני של Office 2007 וביטולן של גרסאות כפולות.

תוכנות ושירותים

שותפים

מבט כולל על החברה
חברת כנס הינה חברה בינלאומית להפקת כנסים וועידות, המעסיקה כ-200 עובדים ומפעילה סניפים בחמש מדינות באירופה ואסיה. החברה, אשר הוקמה בשנת 1965, מפיקה מדי שנה כ-100 אירועים ברחבי העולם, אשר עיקרם בתחומי המדע והרפואה. כנס מספקת פתרון מלא לכל מימדי האירוע – החל מתכנון הכנס והפקתו; דרך ארגון הסעות והלנת באי הכנס; ועד הקמת אתר אינטרנט ייעודי לכל כנס, המציג את פרטיו ותכניו, ומאפשר הסדרת כל פרטי האירוח באופן מקוון.הארגון מחולק ליחידת פרויקטים, האמונה על הפקת הכנסים, וליחידת שירותים, הכוללת מחלקת כספים, שיווק, מולטימדיה, רכש ועוד.

האתגר העסקי
טרם הפרויקט, תעבורת המידע בחברה התבססה על שרתי קבצים ותכתובות דוא"ל, עובדה אשר הציבה קשיים לעבודה שוטפת בכל רחבי עולם ומסביב לשעון. "מהבחינה התפעולית, ראינו צורך לשפר את זרימת המידע בארגון. אם, למשל, גורם זה או אחר רצה לראות את מפת הכנס, הוא נדרש לאתר את מנהל הפרויקט ולקבל את המסמך המעודכן ביותר באמצעות דוא"ל. כמובן שהדבר גרר לעיתים פערי גרסאות בזבוז זמן וחוסר יעילות. מבחינת ה-IT, אחסון המידע במספר תיבות דוא"ל ובנוסף על גבי שרתי הקבצים, יצר בזבוז משאבי אחסון", מספר ארז עיני, דירקטור IT בחברת כנס.נושא אחר אותו ביקשו לייעל בחברה, הינו תזמון המשימות בין החטיבות השונות וייעול אופן העברת המידע בין גורמים פנים וחוץ ארגוניים. מערכות הנוכחות והחופשה של 200 העובדים, לדוגמא, היו מבוססות דו"חות Excel אישיים. כך, על מנת לחשב את השכר והתגמולים, חשבות השכר בחברה נדרשו להקדיש בכל חודש ימים ארוכים לבדיקה קפדנית של כל דו"ח נוכחות. הדבר היה נכון גם למנגנוני החזרי הנסיעות, ההסעדה והוצאות השהייה בחו"ל.גם בעבודה מול הלקוחות חשו בחברה כי ישנו מקום לייעול. תחום הקמת וניהול אתרי מידע על מלונות עבור הכנסים השונים, למשל, בוצע באמצעות חברה חיצונית – דבר אשר העמיס על עלויות הפרויקט ויצר עיכובים בשטף העבודה. לאור זאת, בחברה ביקשו פתרון אשר ייעל את שטף העבודה בארגון וישפר את השירות ללקוח. זאת, באמצעות מנגנון חכם, שקוף ויעיל לניהול מידע ותהליכים – אשר יכול לרכז תחת פלטפורמה אחת את כל מימדי הפרויקטים.

הפתרון
בכנס שקלו בין מספר חלופות, ובחרו בפלטפורמת Microsoft Office SharePoint Server 2007 כמענה יחיד לכל היעדים המבוקשים, בשילוב יישומי Office Professional Plus 2007. הפרויקט בוצע בסיוע חברת מלם-תים.במסגרת הפתרון, נפרסו בחברה שתי מערכות: האחת, משמשת פלטפורמה לבנייה והצגה של אתרי האינטרנט לוועידות והכנסים השונים. המערכת מאפשרת ניהול תוכן עצמאי בכל המימדים: הצגת תוכנית הכנס; ניהול התכנים המדעיים ותקצירי ההרצאות; קידום ושיווק האתרים במנועי חיפוש; חיפוש והזמנת מלון, תוך קישור מערך הרישום, ההזמנות והסדרי הלינה וההסעה לאפליקציות פנים ארגוניות; שליחת מאמרים מדעיים ודירוגם; ועוד. מערכת זו מהווה בכל רגע נתון בסיס לעשרות אתרים עצמאיים.











 










בנושא ניהול התוכן, חסכנו להערכתנו 10 עד 15 שעות עבודה מצטברות ביום – נתון אשר מבטא חיסכון לארגון של כמשרה וחצי, כלומר מאות אלפי שקלים בשנה
ארז עיני
דירקטור IT
חברת כנס
 





המערכת השנייה, נועדה ליצור סביבה עבודה פנים-ארגונית אחידה, ומכילה שלושה מרכיבים: אתרים פרויקטליים – המשרתים את כל זרועות ההפקה וכוללים קבצים, כגון: מפת הכינוס (Floor Plan); רשימת מטלות ופרטי האחראי; אנשי קשר רלוונטיים; קבלני משנה; ניהול משימות בחתך אישי מחלקתי וארגוני; ועוד. אתרים אדמיניסטרטיביים – דוגמת: אתר משאבי אנוש; מערכת ניהול פרטי עובדים, כולל נתוני שכר אשר נשמרים על ידי מנגנון הצפנה; גיוס והערכת עובדים; סקרים פנימיים; מערכת הזמנת אוכל; מערכת הזמנת ציוד משרדי; מערכת דיווח הוצאות נסיעה; ועוד.אתרי ניהול תהליכים עסקיים – דוגמת: אתר תמיכה (Help Desk); ניהול מאגר התפוסה בבתי המלון; מערכת דיווח ואישור חופשות והיעדרויות; מערכת CRM פנימית לניהול מכירות חדרי בתי מלון; מערכת הפקת תוכנית מדעית לכינוס בחתך תאריכים, מרצים, אולמות ושעות, אשר נשלחת לדפוס וניתנת לבאי הכנס; ועוד.כמו כן, כל מסמכי ה-Office של החברה נשמרים ומנוהלים בסביבת ה-SharePoint, בחלוקה על פי אירועים ומחלקות (שיווק, כספים ועוד). כך, ניתן לראות באתרי המחלקות השונות את רשימת המסמכים הקשורים למחלקה, מכל האירועים. בהתאם, לעובדים יש גישה ישירה למסמכים הקשורים לעבודתם, מתוך האתרים האישיים שלהם.בנוסף, נבנה אתר ממודר להנהלת החברה, שמאפשר לקבל תמונת מצב עדכנית עבור כל הפרויקטים, מעקב אחר משימות ויצירה אוטומטית של דו"חות וגיליונות Excel. עוד משמש האתר כמאגר מרכזי למסמכים ותבניות ליצירת מסמכים חדשים.מערכות ה-SharePoint זמינות לעובדים ולמנהלים גם באופן לא-מקוון (Offline), למשל בעת טיסות, באמצעות פתרון השיתוף של חברת Colligo.המערכות מאובטחות ברמה הגבוהה ביותר, כולל הרשאת כניסה ממודרת לקבלני משנה בארץ ובחו"ל. כמו כן, הוקמה מערכת משלימה לשליחת הודעות SMS במקרה שהגורם בחברה האמון על טיפול בקריאת שירות מסוימת אינו ליד המחשב.

יתרונות עסקיים











 










עצם המחשבה שניתן לגשת לכל מידע מכל מקום, באופן מאובטח וממודר, בצורה מקוונת, ולייצר סביבות החשופות אך ורק לגורמים הרלוונטיים – פותחת הרבה מאוד אפשרויות
דודי ניסן
מנהל פרויקטים
מלם-תים
 





המערכות השונות המבוססות SharePoint 2007, הניבו חיסכון כספי ניכר בפרק זמן קצר ביותר: מערכת הצגת בתי המלון באתרי הכנסים, אשר נעשית באופן אוטומטי מרשימת SharePoint רגילה, חסכה לחברה עלות פיתוח של כ-4,000 ש"ח לאתר. בחישוב של כ-100 אתרים המוקמים מדי שנה, הדבר משקף חיסכון שנתי של כ-400,000 ש"ח. מערכת הסקרים שהוקמה באמצעות SharePoint בשלושה ימי עבודה, ללא פיתוח נוסף, חסכה רכישת מערכת חיצונית בעלות של כ-50,000 ש"ח.מערכת ניהול כוח האדם, שנבנתה על גבי פלטפורמת ה-SharePoint בארבעה ימי עבודה בלבד, חסכה רכישת מערכת מקבילה, שעלותה נאמדת ב-50,000 ש"ח.עוד מספרים בכנס על חיסכון משמעותי בשעות עבודה: הליך חישוב השכר, החזרי ההוצאות והתגמולים, אשר ארך בעבר מספר ימים, מתבצע היום באמצעות באופן אוטומטי בזמן קצר ביותר.מערכת ניהול ויצירת התקצירים, שפותחה ב-SharePoint ב-20 ימי עבודה, חוסכת חצי משרה מדי חודש."בנושא ניהול התוכן, חסכנו להערכתנו 10 עד 15 שעות עבודה מצטברות ביום – נתון אשר מבטא חיסכון לארגון של כמשרה וחצי, כלומר מאות אלפי שקלים בשנה", מרחיב עיני. "יתר על כן, אנשי IT התפנו מעדכון תוכן באתרים לעבודת הליבה שלהם, ואילו הזנת המידע והעדכונים באתרים נעשית ברמת מנהלי הלקוח. העבודה נעשית היום במהירות וביעילות, וההון האנושי בארגון מופנה לעסוק בתחומי התמחותו".לדבריו, יכולות החיפוש ואיתור המידע המשופרות, עבודה עם גרסאות עדכניות והשימוש בתבניות סדורות – חוסכות גם כן זמן ניכר לאורך העבודה היומיומית, כמו גם חיסכון בשיחות טלפון למטרת איתור מידע.עיני מעריך כי החיסכון שהושג בנפחי האחסון מצטבר לכדי מאות ג'יגה-בית בשנה. זאת, בזכות השילוב בין: ביטולן של גרסאות כפולות לקבצים; פורמט הדחיסה של SharePoint; ופורמט XML החסכוני בו נשמרים הקבצים ביישומי Office 2007."בצד אלה, השגנו הרבה מאוד שקט בפעילויות השוטפות. בזכות שליחת קבצים בדוא"ל כקישור HyperLink, כל הצוות מיודע במשימות, בתזמון, באנשי הקשר ובמידע, בגרסתם המעודכנת. לכל אלה השלכות נרחבות על האופי התפעולי של הארגון. בנוסף, ניהול התוכן באתרי התוכן נעשה על ידי מנהלי הלקוחות ללא תלות במחלקת ה-IT. בסופו של דבר, העבודה הרבה יותר מדודה ואחראית כלפי כל העובדים, הלקוחות והספקים", מספר עיני.

תרומת כלי מיקרוסופט להצלחת הפרויקט
"מוצרי מיקרוסופט קלים להפעלה, אינטואיטיביים, גמישים, מודולריים, בטוחים ומכילים שיפורים המסייעים לעבודת כל זרועות הארגון. עצם המחשבה שניתן לגשת לכל מידע מכל מקום, באופן מאובטח וממודר, בצורה מקוונת, ולייצר סביבות החשופות אך ורק לגורמים הרלוונטיים – פותחת בפני הארגון הרבה מאוד אפשרויות", מספר דודי ניסן, מנהל פרויקטים בחברת מלם-תים והאחראי על הפרויקט בכנס.
עיני מרחיב ומספר על התממשקות מושלמת ליישומי
Office, כך שמשתמשי הקצה עובדים בסביבה מוכרת וזוכים למידע מאורגן ומעודכן בסביבה הנוחה להם.
"בצד אלה, המוצר מאפשר בניית יישומים בצורה פשוטה ומהירה, ומספק כלים מעולים ממש לרמת המשתמש. חלק ניכר מהפיתוחים המיוחדים שעשינו כאן, נעשו ללא כתיבת שורת קוד אחת", הוא אומר.

סיכום
הפקת כנסים ומתן פתרון איכותי לכל מימדי האירוע, מצריכים תיאום ותזמון מדויק בין מספר רב של גורמים. על אחת כמה וכמה, כאשר מדובר בחברה גלובלית, אשר עובדיה מבלים זמן רב מחוץ למשרד. עבור אתגרים אלה, עיני וניסן מציינים את הגישה המקוונת למידע, באופן מאובטח וממודר, תוך יצירת בסיס אחד לניהול הגרסאות ושטף המשימות – כערך קריטי. הם מספרים כי יכולות הפיתוח הרבות, הנעשות באופן פשוט ובצורה פנים-ארגונית, יחד עם אינטואיטיביות משתמש גבוהה, תורמות ערך רב לארגון והובילו להטמעה נוחה ביותר בקרב העובדים.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *