נכון, קצת באיחור ובכל זאת, רוצה לשתף אתכם ברשמים שלי מכנס Sharepoint Extreme 2012 שהתקיים במלון דן בהרצליה. אני השתתפתי ביום השלישי של הכנס בסמינר - Become a Top Level Implementer in SharePoint Environment in One Day.
אז על מה דיברו ומה לא ידעתי שלמדתי בכנס? הנה סקירה קצרה:
חיפוש ו- Fast
יואל הורביץ דיבר על חיפוש ב- Sharepoint בכלל ועל חיפוש בשילוב Fast.
לפני שמבצעים התאמות לחיפוש רצוי להקים מרכז חיפוש ולהגדיר טווחי חיפוש ואז להתחיל לבצע את ההתאמות. יש הרבה אפשרויות, אני ארחיב רק על שתיים שאהבתי יותר:
התאמות למשתמש
Fast מאפשר להתאים את תוצאות החיפוש לפי המשתמש, ולא רק מבחינת הרשאות, אלא גם מבחינת תחומי עניין ועיסוק וזה בהחלט חידוש מרענן.
scroll preview
עוד תכונה שימושית היא scroll preview המאפשרת לראות את תוכן הקובץ מבלי להוריד אותו. עכשיו תחשבו כמה פעמים הורדתם מצגות רק כדי לגלות שהן לא עונות על הדרישות שלכם וכמה זמן Fast יכול לחסוך בכך. (וזה נכון לכל קבצי office)
InfoPath and Workflow
מירון פרידמן דיבר ובעיקר הציג איך אפשר לבנות טפסים ותהליכים עם SharePoint Designer ו InfoPath ולנהל אותם ברשימה ב- Sharepoint, או להציג מידע בטופס מרשימה קיימת ב- Sharepoint.
Automating Business Processes with SharePoint
אלכס לויטן הציג איך להתחבר למקורות מידע חיצוניים באמצעות SharePoint Designer.
החלק המעניין יותר היה אפליקציה של משחק (אבן נייר ומספריים) המבוססת על מקור נתונים חיצוני שאלכס יצר ב- live. אהבתי.
Visio Services in SharePoint 2010
הרצאה זו חידשה לי הכי הרבה. ניב דולב הציג איך ניתן לחבר נתונים מ- Visio ל- Sharepoint ולנהל אותם ברשימה רגילה של Sharepoint. איזה יופי! כבר לא צריך להיות מוגבלים למחוונים הרגילים של Sharepoint, ניתן להשתמש בכל האייקונים שקיימים ב- Visio וליצור חיבורים מעודכנים.
לשם כך צריך להשתמש ב-WP שמעולם לא השתמשתי בו, מודה ומתוודה והוא: Visio Web Access.
בהחלט יש לי שעורי בית לעשות…
את המצגות מההרצאות ניתן להוריד כאן.
אני אסכם את החוויה שלי כך: ההרצאות היו מעניינות מאוד, למדתי דברים חדשים, פגשתי כמה חברים ותיקים וגם כמה חדשים. וכרגיל, המקום והאוכל מצוינים. מחכה לכנס בשנה הבאה!
מדריך זה הוא המשך למדריך איך ליצור מחוונים – KPI חלק 2.
אחרי שיצרנו רשימה למעקב ומחוונים לבדיקת מצבים שונים, נראה איך להציג את המחוונים כ- Web Part באתר שלנו.
שלבים להוספת WP מחוונים לדף הייעודי
1. את ה-WP המציג מחוונים ניתן להוסיף לכל דף – בדף המיועד עברו למצב עריכה.
2. לחצו על הוספת WP מה- Ribbon.
3. בחרו WP מסוג KPIListWebPart:
4. לאחר ההוספה תקבלו את ההודעה הבאה בדף:
5. לחצו על הקישור "פתח את חלונית הכלים" כדי להגדיר את מאפייני ה-WP.
6. במאפייני ה-WP לחצו על אייקון עיון לבחירת רשימת ה-KPI שיצרתם (ולא רשימת המשימות). כתובת הרשימה תתעדכן אוטומטית בשדה רשימת מחוונים.
במקרה זה נבחר את הרשימה "מעקב משימות" מסוג KPI
7. בחירת סמל להצגה – קיימים שלושה סוגי סמלים: סמני ביקורת, שטוח ורמזורים. (צילומי מסך בהמשך)
קיימים שדות נוספים: הצג בעיות בלבד – יציג רק את המחוונים המציגים מצב אזהרה או גבוהים ממנו:
אם לא נסמן V בשדה הצג בעיות בלבד - יוצגו כל המחוונים.
סימון V בשדה הסתר את סרגל הכלים יציג את ה-WP ללא סרגל הכלים של המחוון.
שימו לב בצילום מסך הבא מוצגים כל המחוונים ומוצג סרגל כלים. סרגל הכלים מאפשר לעבור לתצוגה המציגה בעיות בלבד:
אם תשאירו את סרגל הכלים, תאפשרו למשתמש לבחור בעצמו לעבור בין מצב של הצגת בעיות בלבד להצגת כל המחוונים.
סוגי סמלים לבחירה
כך נראים הסמלים השונים, בחרו את המתאים לכם.
סימני ביקורת
רמזורים
שטוח
זה הכל. הוספת מחוונים לאתר שלכם תציג את המידע בצורה בהירה ומהירה.
פוסט זה הוא המשך לפוסט איך להוסיף מחוונים KPI לאתר.
בפוסט זה, הסבר ליצירת מחוון לבדיקת מספר פריטים ברשימה ומחוון לבדיקה של עמידה בתאריך יעד למשימה.
נשתמש באותה רשימה מהפוסט הקודם – רשימת משימות. הרשימה כוללת 5 משימות, מתוכן 4 מוקצות לי ושתיים הושלמו:
יצירת מחוון לבדיקת מספר פריטים ברשימה
יש לחזור על אותם שלבים של יצירת מחוון חדש והגדרת ערכים למחוון כפי שמתואר בפוסט ליצירת מחוונים, עד לשלב של חישוב ערך.
הקפידו על שם ותיאור מתאים למחוון:
בחישוב ערך בחרו באפשרות מספר פריטי הרשימה בתצוגה (שימו לב שבחרתם את התצוגה הנכונה, במקרה זה המשימות שלי):
הגדרת סמלי מצב
במקרה זה ניתן להחליט אם יש מינימום משימות נדרשות ולפי זה להגדיר את סמלי המצב. בכל מקרה לא ניתן להגדיר 0 (אפס) כערך ולכן הגדרתי 1 עבור אזהרה:
מחוון לבדיקה של עמידה בתאריך יעד
כדי לבדוק עמידה בתאריך יעד ניצור ברשימת המשימות תצוגה ייעודית שמציגה רק את הפריטים שתאריך יעד עבר לפי:
בתצוגה זו יש 5 פריטים, אולם 2 מתוכן הושלמו:
הגדרת המחוון
כעת נגדיר את המחוון לבדיקת משימות שתאריך יעד עבר. שימו לב, יש להגדיר גם את התצוגה וגם אחוז הפריטים ברשימה בהם המצב שונה מהושלם. כך:
המחוונים המעודכנים יראו את הערכים הבאים:
בפוסט הבא – הוספת WP לדף באתר.
בפוסט הזה ובפוסט הבאים אני אפרט איך ליצור מחוונים ואיך להוסיף מחוונים לאתר ב- Sharepoint 2010.
בד"כ נרצה מחוונים כדי לקבל תצוגה גרפית של פריטי רשימה מסוימת. המחוונים משתמשים בסימנים ברורים (תמרורים) ומבצעים חישובים של פריטים ברשימה לפי הגדרות שלנו. ניתן להשתמש במחוונים עבור נתונים מ- SharePoint אך גם מ-Excel, Access או SQL Server.
בפוסט זה – יצירה של רשימת KPI עבור רשימה ב- Sharepoint.
המחוונים מציגים מידע על נתונים מדידים, כמו תאריכים, אחוזי ביצוע, כמויות וכו'. תוכלו ליצור מחוונים כוללניים למנהלים שרוצים מעקב על כלל המשימות בפרויקט, או מחוונים לנושאים מסוימים עבור בעלי תפקידים אחרים בפרויקט.
בדוגמא שאציג כאן, מחוונים שמציגים מרשימת משימות כמה משימות פתוחות וכמה משימות מוקצות לאדם מסוים בצוות.
יצירת רשימה למעקב
לפני שניצור את רשימת המחוונים נוודא שיש לפחות רשימה אחת למעקב. אני יצרתי רשימת משימות רגילה:
ברשימה זו יש בסה"כ 5 משימות, כאשר מתוכן 4 מוקצות לי.
2 משימות הושלמו, אחת בשלב ביצוע ושתיים לא התחילו. כשיש רק 5 משימות קל לבצע סיכום מהיר של המידע בראש, אולם כאשר יש יותר משימות הדבר הופך למסובך יותר.
יצירת רשימת KPI (רשימת מצבים)
ביצירה של רשימה בחרו ברשימת מצבים (רשימת המחוונים) ותנו לה שם מתאים. לאחר שתיצרו אותה תקבלו הודעה שאין מחוונים להצגה. ברור, עדיין לא יצרנו אותם :)
יצירת מחוון מצב חדש
לחצו על חדש ומבין האפשרויות שיפתחו בחרו במחוון המבוסס על רשימת Shrepoint.
כעת יפתח חלון פריט חדש:
הגדרת ערכים למחוון – מידע כללי
- הזינו שם למחוון, שם זה יוצג ברשימה עצמה ויהיה קישור למידע נוסף.
- הזינו תיאור והערות, הם יופיעו הלחיצה על שם המחוון
- בחרו את הרשימה המספקת את המידע למחוון (ע"י לחיצה על או העתקה של כתובת ה- URL ישירות לשדה המתאים). שימו לב שביציאה מהשדה יוצגו התצוגות הקיימות ברשימה תחת השדה הצג:*
בדוגמא הבאה ניתן לראות הסבר עבור משימות סגורות (ניתן כמובן להגדיר כמשימות סגורות גם משימות שהסתיים 80% הטיפול בהן או אחוז אחר ואז רצוי לפרט בתיאור).
חישוב ערך
בשלב זה תוכלו לבחור אם לבצע ספירה של הפריטים ברשימה בתצוגה שנבחרה או לבצע חישוב אחר.
אנחנו נבצע חישוב אחר, ולכן נלחץ על "אחוז פריטי הרשימה בתצוגה שבהם"
כעת בחרו את העמודות והגדירו את הבדיקה. למשל כמה משימות הסתיימו יראה כך:
הגדרת סמלי מצב
בשלב זה נגדיר את טווח האחוזים לפיהם ישתנו סמלי המצב במחוונים. שימו לב, כאשר רוצים להציג מידע שהושלם, בד"כ בוחרים ערכים גבוהים. כאשר רוצים לבדוק מידע שלא הושלם, בוחרים ערכים קטנים.
כך תראה בחירה של סמלי מצב עבור משימות שהושלמו. גם כאן, לא חייבים לבחור ב-100 עבור המטרה, אפשר להגדיר גם 85 כערך עבור הצגת מחוון ירוק.
צפייה במחוון ברשימה
לאחר שמירה תועברו לרשימה ויוצג המחוון הראשון:
נוכל לראות בבירור שאנחנו עומדים על 40% מהמטרה (2 משימות שהושלמו מתוך 5 בסה"כ). וזהו מצב המוגדר מתחת לאזהרה ולכן נצבע באדום.
בפוסט הבא – יצירת מחוון לבדיקת מספר פריטים ברשימה ומחוון לבדיקה של עמידה בתאריך יעד למשימה.
הגדרות אימות, או איך לבצע בדיקות ולידציה בין שדות ב-Sharepoint 2010?
כן, גם הפוסט הזה הוא בהמשך לפוסטים בנושא חידושים ב- Sharepoint2010..
הרבה פעמים אנחנו נדרשים לבצע בדיקת אימות בטופס, אבל לשם כך בד"כ נזקקים לכתוב מספר שורות קוד. האפשרות של הגדרות אימות, מאפשרת לבצע כמה בדיקות פשוטות מבלי לכתוב קוד.
בדיקת אימות בין שדות תאריכים
מתי מבצעים בדיקות אימות? בדרך כלל בין שדות של תאריכים, למשל לבדוק שתאריך שהוזן עבור פגישה חדשה לא קטן מהיום. או מספרים, למשל שמספר טלפון שהוקלד לא פחות מ-9 ספרות או 10 במספר נייד.
יש כמובן מקרים רבים נוספים, אך בפוסט זה אדגים איך לבצע בדיקת אימות בין שני שדות תאריכים ברשימת הכרזות: תחילת פרסום וסיום פרסום.
ברשימות של הודעות (הכרזות) מופיעים כברירת מחדל השדות: כותרת, גוף ותפוגת תוקף כמו בצילום הבא:
אבל אם נרצה לקבוע גם תאריך תחילת פרסום כדי להגביל בתצוגה שאותו פריט לא יתפרסם לפני אותו התאריך, כדאי שנבצע בדיקת אימות בין התאריכים – כלומר, שתאריך תחילת פרסום לא יהיה קטן מתאריך התפוגה. הגיוני לא?
איך עושים את זה? לפי השלבים הבאים:
הוספת שדה תאריך תחילת פרסום
אם עדיין לא הוספתם – קודם כל הוסיפו שדה תאריך עבור תחילת פרסום.
1. ב- Ribbon לחצו על האייקון של הוספת עמודה:
2. בחלון שיפתח תנו שם לשדה וקבעו אותו לסוג תאריך.
3. שמרו את השינויים.
תוכלו לראות שהעמודה שהוספתם נמצאת ברשימת העמודות הזמינות (אני שיניתי את סדר ההופעה שלהן, כדי ששדה תאריך תחילת פרסום יופיע לפני שדה תפוגת תוקף).
שינוי הגדרות כלליות
כעת עברו להגדרות הרשימה (נמצא מעל לעמודות באותו מסך) ולחצו על הקישור הגדרות אימות:
יפתח מסך עבור הגדרת נוסחה לאימות.
ההסבר המתאר את האופן בו יש להזין את הנוסחה קצת מסובך לדעתי. אפשר להסביר את זה כך בפשטות:
אם מה שהמשתמש יקליד לא שווה למה שכתוב בחלון הנוסחה – אזי הוא יקבל את ההודעה שתכתבו בחלון הודעת משתמש
כתיבת הנוסחה
בדומה לכתיבת נוסחאות באקסל, יש להתחיל בסימן שווה [=], אחר כך להוסיף את השדה הראשון, את התנאי (קטן, גדול או שווה) ולבסוף את השדה השני (הסגריים המרובעים מתווספים אוטומטית בעת לחיצה על הקישור הוסף לנוסחה).
למשל, כדי לבדוק אם תאריך תחילת פרסום קטן מתאריך תפוגת תוקף יש לכתוב בשדה הנוסחה את מה שכתוב כאן מימין לשמאל:
=[תאריך תחילת פרסום] <[תפוגת תוקף]. התצוגה של הנוסחה בתצוגה בעברית משתבשת, אז שימו לב כאשר אתם מוסיפים את השדות.
הוספת הודעה למשתמש
כעת הוסיפו בשדה הודעת משתמש את ההודעה שתרצו שתופיע במקרה שמה שהמשתמש הקליד אינו שווה לנוסחה.
ההודעה תוצג בראש הטופס באדום לאחר לחיצה על שמור ולא תאפשר שמירה של הנתונים בטופס עד לתיקון התוכן המוזן בשדות.
לצורך המחשת הדוגמא הזנתי תאריך תחילת פרסום שהוא גדול מתאריך התוקף ולאחר לחיצה של שמירה קיבלתי את המסך הבא:
כמובן ניתן לבצע סוגים שונים של בדיקות אימות.
מאוד שימושי, לא?
פוסט זה נכתב בהמשך לפוסט בנושא חידושים ב- Sharepoint2010.
מי שעבד עם MOSS והגרסאות הקודמות של Sharepoint, יודע כמה קשה היה לנהל ולעקוב אחר הרשאות משתמש באתרים.
אחד החידושים ב- Sharepoint2010 הוא האפשרות לעקוב אחר הרשאות משתמש בודד באתר. (נדרשת הרשאה של שליטה מלאה על האתר)
ניהול הרשאות אתר
כדי לעשות את זה, עברו להרשאות אתר מפעולות האתר:
או מהגדרות אתר – בחרו בקטגוריה משתמשים והרשאות באפשרות הרשאות אתר.
לחיצה על הקישור תפתח את מסך ניהול הרשאות באתר
ברשימה זו תוכלו לראות את כל הקבוצות וההרשאות הקיימות באתר.
אם משתמש אחד נמצא בכמה קבוצות לא תרצו לעבור קבוצה אחת אחרי השנייה כדי לוודא שאותו משתמש נמצא בה. לשם כך יש ללחוץ על הקישור בדוק הרשאות.
יפתח חלון בדיקת הרשאות:
בחלון זה הזינו את שם הקבוצה או המשתמש ולחצו על לחצן בדוק שמות (מקשי קיצור: ctrl+k).
לאחר מכן לחצו על בדוק כעת.
רשימת ההרשאות עבור הקבוצה/המשתמש הנבחר תוצג מתחת. (בדוגמא הבאה הסתרתי את שם המשתמש):
שימו לב, שרמות ההרשאה השונות הקיימות לאותו משתמש מוצגות בנפרד ולידן מפורט מאיזה קבוצה ניתנה אותה הרשאה. כך, ניתן להוריד עבור אותו משתמש את הרשאות השליטה המלאה מבלי לפגוע בהרשאת ההשתתפות שיש לו.
פשוט וקל.
פוסט זה נכתב בהמשך לפוסט בנושא חידושים ב- Sharepoint2010.
בפוסט האחרון בנושא כתבתי על ניהול פריטים מרובים ברשימה. אם אתם מעדכנים רשימה, אבל לא מופיעה בתצוגה האפשרות לסמן כמה פריטים במקביל, או פריטים בודדים זה כיוון שהאפשרות של עבודה בתצוגה טבלאית מבוטלת.
בעקרון, ברירת המחדל של רשימות ב- Sharepoint2010 כוללת תצוגה טבלאית, כך שאם לא שיניתם את ההגדרות היא מופיעה. אם תרצו להוריד אותה, או להוסיף בחזרה עברו לתצוגה שבה תרצו לבצע את השינוי ובהגדרות התצוגה סמנו V באפשרות תצוגה טבלאית:
שימו לב, כך נראית רשימה ללא תצוגה טבלאית (תיבת הסימון אינה מופיעה לצד הפריט במעבר עכבר על הפריט הבודד):
וכך נראית אותה רשימה עם תצוגה טבלאית: (תיבת הסימון מופיעה)
פשוט וקל.
פוסט זה הוא המשך לפוסטים בנושא חידושים ב-sharepoint2010.
אחד היתרונות בעבודה עם רשימה הוא האפשרות לבצע פעולה אחת עבור מספר פריטים במקביל.
בספרייה שבה מספר קבצים, שכולם או חלק מהם הוצאו לאנשים שונים, ורוצים להכניס את כולם. במקום לבצע את פעולת ההכנסה עבור כל קובץ בנפרד ניתן לסמן את כולם (או את אלו שרוצים לבצע עבורם את הפעולה) ולבצע הכנסה בלחיצה אחת בו-זמנית עבור כולם.
ביצוע פעולה עבור מספר קבצים בו-זמנית
עברו לספרייה או לרשימה לניהול פריטים (אני בחרתי ספריית דפים באתר):
בספרייה הבאים שני קבצים נמצאים במצב "הוצא אל" ואחד מוכנס וכולם יכולים לצפות בו.
לשונית מסמכים בסרגל הכלים
שימו לב, שאתם נמצאים בלשונית מסמכים בסרגל הכלים כדי לבצע את פעולת ההכנסה.
סימון כל הקבצים
כאשר יש קבצים במצבים שונים (כלומר, חלק מוכנסים וחלק מוצאים) ניתן לבצע רק חלק מהפעולות על כולם, למשל מחיקה. כיוון שלבצע מחיקה לא משנה אם הקובץ מוצא או מוכנס.
סמנו את כל הקבצים ע"י לחיצה על שדה ה- checkbox בשורה העליונה: בעת הלחיצה ישתנה המצב (מ"לא זמין" ל"זמין") של האייקונים שניתן לבצע איתם פעולה על כל הקבצים. בתמונה הבאה – האייקון שהפך לזמין הוא מחק מסמך:
שימו לב שהאייקונים של הוצא קובץ, הכנס קובץ, ו-בטל הוצאת קובץ אינם זמינים – וזה משום שסימנו מספר קבצים בסטאטוס שונה.
סימון הקבצים לביצוע פעולה זו-זמנית
כעת נסמן רק את הקבצים המוצאים:
הפעולות שניתן לבצע בו-זמנית עבור קבצים אלו הם: הכנסת קובץ וביטול הוצאת קובץ.
עכשיו תחשבו כמה זמן אתם חוסכים ברשימה שיש לכם בה הרבה יותר קבצים ואתם רוצים לבצע את אותה פעולה על כולם.
זהו. פשוט וקל, לא?
פוסט זה הוא המשך לסדרת הפוסטים בנושא של חידושים ב- Sharepoint 2010.
בפוסט הקודם הסברתי כיצד להציג לוח שנה עברי, אבל אחד היתרונות הגדולים של לוחות השנה ב-Shrepoint 2010 הוא האפשרות להציג כמה לוחות במקביל.
אז איך מגדירים הצגה של לוחות שנה מרובים בלוח אחד? אלו השלבים:
יצירת לוח שנה
תחילה יש ליצור את לוחות השנה הרצויים. אני יצרתי לצורך הדוגמא שני לוחות: לוח מבחנים ולוח אירועים.
בחירת לוח ראשי
עברו ללוח שאותו אתם מעוניינים להגדיר כראשי. אני בחרתי את לוח המבחנים כלוח הראשי:
לחצו על הקישור "לוחות שנה בתצוגה". (מופיע מעל שם לוח השנה בצד ימין של המסך).
הגדרת לוח שנה לתצוגה
1. במסך הגדרת לוחות שנה בתצוגה לחצו על הקישור "לוח שנה חדש":
שימו לב שבפעם הראשונה שאתם מגיעים למסך זה לא מופיעים לוחות שנה ברשימה. בהמשך נראה איך נראה המסך לאחר שהוגדרו בו כמה לוחות, או כאשר מעדכנים לוח שהוגדר.
כעת יפתח מסך להגדרת מאפייני הלוח הנוסף:
2. תנו שם ללוח (רצוי זהה לשם הלוח המקורי)
3. השאירו את הבחירה לסוג לוח השנה על sharepoint
4. מלאו את שדה תיאור (לא חובה) ובחרו צבע עבר התצוגה של הלוח.
5. לחצו על לחצן "זהה" כדי לקבל את רשימת הלוחות הקיימים תחת כתובת ה- URL של האתר:
6. כעת בחרו את הלוח הרצוי:
7. לחצו על אישור כדי לראות את הלוח הנבחר ברשימה:
8. לסיום לחצו על אישור
כך יראו שני הלוחות בתצוגה אחת:
עריכה או שינוי של לוח מוגדר
כדי לערוך לוח שכבר הגדרתם (למשל שינוי צבע התצוגה שלו), לחצו על שם הלוח בצד ימין:
בחלון הגדרות לוח שנה, כבר מופיע הלוח שהוגדר, שימו לב שניתן לשנות את האפשרות אם יהיה גלוי בתצוגה, או לא ממסך זה:
1. לחצו על שם הלוח כדי לשנות את המאפיינים שלו
2. בחרו את הצבע הרצוי
3. שמרו את השינויים ע"י לחיצה על אישור (יש ללחוץ על אישור גם במסך הבא, כדי לעבור ללוח השנה).
4. כך יראה הלוח המעודכן לאחר שינוי צבע:
זה הכל.
לא משנה באיזה שפה האתר שלכם, אנגלית או עברית, לוח השנה ברירת המחדל יוצג כלוח לועזי.
וכך נראה לוח ברירת המחדל ב- Sharepoint2010
שימו לב, השנה, שמות החודשים וגם הימים בחודש הם לפי הלוח הלועזי ולכן התאריך היום 23 באוגוסט 2011.
תוכלו לשנות את ההגדרה בקלות ולהציג את הלוח בעברית. אז איך עושים את זה? פשוט מאוד.
שינוי הגדרות אזוריות
1. עברו להגדרות האתר ובחרו באפשרות "הגדרות אזוריות".
2. כעת יפתח מסך הגדרות אזוריות, במסך זה ניתן לשנות מספר מאפיינים, ביניהם את הגדרת לוח השנה.
באפשרות "הגדרת לוח השנה שלך" שנו את הבחירה מ"לועזי" ל"עברי"
3. כעת תוכלו להגדיר גם לוח חלופי, הלוח החלופי יוצג בסוגריים לצד הלוח הנבחר.
כמו כן תוכלו להגדיר את שבוע העבודה – שימו לב שלפי ברירת המחדל לא עובדים ביום ראשון, ולכן ברוב הפעמים נצטרך לסמן את יום א כיום עבודה וכן להגדיר אותו כיום הראשון בשבוע.
4. ניתן להגדיר גם את שעת ההתחלה והסיום של יום עבודה, וכן תבנית להצגת השעה.
5. לסיום לחצו על אישור
כך יראה הלוח לאחר השינויים, והתאריך היום הוא כ"ג באב תשע"א. (שימו לב, הלוח החלופי מופיע בסוגריים).
שינוי הגדרות הלוח ניתן לבצע גם בגרסת MOSS הקודמת של Sharepoint באותו אופן בדיוק. מה בכל זאת חדש בלוח השנה של Sharepoint2010? האפשרות להציג לוחות שונים בתצוגה אחת. אבל זה כבר נושא לפוסט הבא.
בפוסט, רשמים מכנס SharePoint Extreme הצגתי כמה מהחידושים ב-Sharepoint2010. בפוסט הזה ובפוסטים הבאים, אני אציג עוד כמה.
אחת מהאפשרויות החדשות היא מעקב אחר מדדי אחסון. אם פעם תהיתם, כמה מתוך נפח כל האתר תופסת למשל ספריית התמונות, עכשיו אתם יכולים לדעת.
מעקב אחר מדדי אחסון
1. היכנסו לניהול האתר ובניהול אוסף אתרים בחרו באפשרות "מדדי אחסון"
2. כעת יופיע מסך המציג את כל תוכן האתר, כאשר לצד כל ספרייה מופיע הגודל של וכן מה השטח באחוזים שהיא תופסת מסך כל האתר ואוסף האתרים:
3. לחיצה על ספרייה מסוימת תציג מידע יותר מפורטל לגבי הקבצים באותה ספרייה.
4. ניתן כמובן, לבצע סינון לפי גודל, וכך לאתר את הספריות "הכבדות" .
זהו, פשוט, קל ושימושי.
לא פעם קרה לי שבניתי אתר עם כל הרשימות, הספריות, התצוגות והדפים המתאימים, ואח"כ התבקשתי לבנות עוד אתר לפי אותה תבנית עבור יחידה אחרת בארגון. אם גם לכם זה קרה, אני מקווה שהשתמשתם בתבנית אתר, שהרי בדיוק בשביל זה היא מיועדת.
כמו לרשימה, גם לאתר שלם ניתן ליצור תבנית, כולל או ללא כל התכנים שבו.
בחירת אתר ליצירת תבנית
דבר חשוב שצריך לדעת לפני שיוצרים אתר עבור תבנית – האתר חייב להיות מסוג שיתוף פעולה, כמו אתר צוות למשל, ולא אתר פרסום. למה? כיוון שמאתר פרסום לא ניתן ליצור תבנית.
צרו את הרשימות והספריות כפי שתרצו, שימו לב, גם תצוגות נשמרות בתבנית וגם דפים.
הגדרות אתר
לאחר שסיימתם לבנות את האתר עברו להגדרות האתר בפעולות האתר
במסך הגדרות האתר בחרו באפשרות "שמירת אתר כתבנית" שתחת הקטגוריה "מראה ותחושה".
שימו לב איך נראה אותו מסך באתר פרסום (ללא האפשרות לשמירת אתר כתבנית):
הזנת שם ותיאור לאתר
במסך שמירת האתר כתבנית תנו שם לקובץ התבנית (באנגלית) את השם והתיאור לתבנית תוכלו לכתוב בעברית.
המלל שתכתבו בתיאור התבנית יופיע במסך בחירת תבנית בעת יצירת אתר חדש ולכן כדאי להקפיד על מילוי השדה.
לאחר שתלחצו על אישור תופיע על המסך ההודעה הבאה:
ניהול גלריית תבניות אתר
לחיצה על הקישור "גלריית תבניות אתר" תעביר אתכם לרשימה של כל גלריות התבניות (עליכם להיות בעלי הרשאה על אוסף האתרים):
ייצוא וייבוא של תבנית
ניתן לייצא תבנית ולייבא אותה לאתר או ל-site collection (אוסף אתרים) אחר.
1. לחצו על שם האתר
2. שמרו את הקובץ (מסוג stp)
3. העלו את הקובץ השמור לגלריה של אוסף אתרים אחר.
כמובן, כדי שהתבנית תעבוד בצורה תקינה, יש להקפיד שאותם רכיבים בהם השתמשתם בתבנית קיימים גם באוסף האתרים אליו אתם מייבאים את התבנית.
יצירת אתר חדש מתבנית
במסך יצירת אתר בבחירת תבנית עברו ללשונית "התאמה אישית"
בלשונית זו יופיעו כל תבניות האתר הקיימות בסוף האתרים.
זוכרים את המלל שכתבתם בתיאור האתר? לחיצה פעם אחת על שם האתר מציגה את תיאור האתר בצד ימין מתחת לתמונה.
בחרו את התבנית המתאימה לכם והמשיכו בעדכון הרשאות לאתר.
זהו, אלו כל השלבים ליצירת תבנית לאתר ואתר מתבנית.
לכל פריט ברשימה ב-Sharepoint יש אפשרות להוסיף קובץ או קבצים ע"י לחיצה על "צרף קובץ".
אפשרות זו קיימת כברירת המחדל של כל פריט ביצירת פריט חדש או בעריכה של פריט קיים.
בכל זאת, יהיו מקרים בהם לא נרצה לאפשר לצרף קובץ לפריט ברשימה, וכדי לוודא את זה נבטל את האפשרות של צירוף קובץ.
איך מבטלים את האפשרות לצירוף קובץ? פשוט מאוד.
שינוי הגדרות הרשימה
1. היכנסו להגדרות הרשימה המיועדת ובחרו באפשרות "הגדרות מתקדמות" ש"בהגדרות כלליות". אני בחרתי לצורך הדוגמא ברשימה מסוג לוח שנה, אבל תוכלו לבצע את השינוי בכל רשימה.
2. כעת יפתח מסך הגדרות מתקדמות של רשימה:
3. שימו לב, באפשרות "קבצים מצורפים" מסומנת האפשרות "זמינים" כברירת המחדל. שנו את הבחירה ל"לא זמינים" ושמרו את השינויים.
4. לאחר שתלחצו על אישור תופיע ההודעה הבאה:
אל תתעלמו ממנה אם יש לכם כבר פריטים ברשימה שמצורפים אליהם פריטים, אחרת הם ימחקו!
5. כעת היכנסו שוב לרשימה וצרו פריט חדש. הפעם לא מופיעה האפשרות של "צרף קובץ" לפריט.
פשוט, כבר אמרתי?
אם ראיתם באחד האתרים שאתם מנהלים קבוצה שיש לה הרשאה שנקראת גישה מוגבלת ואתם לא זוכרים שנתתם הרשאה כזו, אתם צודקים. גישה מוגבלת היא הרשאה שנוצרת אוטומטית ע"י Sharepoint כאשר יש שבירה של הרשאות באתר מסוים.
איך זה עובד? אם באתר מסוים נתתם הרשאות לקבוצה X אבל לא נתתם הרשאות לקבוצה Y, למעט בספרייה או רשימה בודדת שבה שברתם את ההרשאות ונתתם לקבוצה Y הרשאה (לא משנה באיזו רמה), באופן אוטומטי קבוצה Y תקבל את ההרשאה גישה מוגבלת באתר כולו. זו הדרך של Sharepoint להגיד, שלקבוצה Y אין הרשאות בכל האתר, אבל יש שבירה של הרשאות בספרייה או רשימה מסוימת.
בפעם הבאה שתראו את ההרשאה של גישה מוגבלת באתר – תדעו שיש באתר זה שבירת הרשאות.
או במילים אחרות איך להגדיר שאתר מסוים לא יופיע בתוצאות חיפוש.
אם אתם מנהלים כמה אתרים בפורטל שלכם ורוצים להגדיר עבור אחדים מהם שלא יופיעו בתוצאות חיפוש, אז כדאי שתדעו שזה אפשרי. איך עושים את זה? על זה בדיוק הפוסט.
שלבים בהגדרת ניראות חיפוש לאתר
1. עברו להגדרות האתר (לשם כך נדרשת הרשאה של שליטה מלאה על האתר) ובניהול אתר בחרו באפשרות ניראות אתר.
2. כעת יפתח מסך ניראות החיפוש
ברירת המחדל המסומנת היא "כן". שנו את הבחירה ל"לא".
שימו לב, משתמשים שאין להם הרשאה לאתר זה, לא יראו את פריטי האתר בתוצאות החיפוש ללא קשר להגדרה זו, לכן אל תמהרו להשתמש באפשרות הזו, אלא אם אתם ממש חייבים.
הגדרות ניראות עבור ספרייה או רשימה בודדת
ניתן גם לקבוע הגדרות חיפוש לספרייה בודדת. במקרה שלא נרצה שכל האתר לא יופיע בתוצאות החיפוש, אלא רק פריטים מרשימה מסוימת.
1. עברו להגדרות הספרייה/רשימה ובהגדרות כלליות בחרו באפשרות הגדרות מתקדמות.
2. יפתח חלון הגדרות רשימה/ספרייה.
באפשרות האחרונה – חיפוש שנו את הבחירה ל"לא" לאפשר לפריטים להופיע בתוצאות חיפוש.
שימו לב, הגדרות חיפוש יכנסו לתוקף לאחר אינדוקס של האתר ולא באופן מיידי, ולכן חשוב להחיל את ההגדרות עם יצירת הרשימה ולא לאחר יצירת פריטים ברשימה.
זה הכל, פשוט לא?
More Posts
Next page »