איך להצליח בחיים, בפרויקט ובסקר הבא שלך מול ההנהלה
שאלתם את עצמכם פעם מה ההבדל בין גאנט רגיל לגאנט מקצועני?
שאלתם את עצמכם איך אפשר להשתמש בגאנט כדי לזהות בעיות בתכנון?
שאלתם את עצמכם פעם באמצע דיון, איך לכל הרוחות הוא ראה את השטות הזאת בגאנט?
If You Have to Shoot, Shoot, Don't Talk
אז, כמובן שגאנטים הם קצת מבאסים גם ליצירה וגם לתחזוקה, אבל זה כלי מצויין לזהות צווארי בקבוק ולהבין אם בכלל יש לכם סיכוי להגיע למטרה, אם רק תעשו את זה נכון.
טיפים של אלופים
אז כנראה שכמו כל דבר בחיים, כדי להצליח בפרויקט צריך להתחיל הכי מהר שלך ולאט לאט להגביר....
- אל תעשו בלאגן. כמו כל דבר בחיים, גם פרויקטים צריך לדאוג שינוהלו ויראו פשוטים. אם הגאנט שלך נראה כאילו חצים חותכים אותו לאורך ולרוחב ככל הנראה אתם לא בכיוון הנכון. ריבוי חצים כאלו יקשה עליכם לזהות את הנתיב הקריטי ולהסיט אליו משאבים. איך נמנעים מזה?
- קבצו משימות עם יעד משותף תחת ערסל אחד - כך שמספר נקודות הכניסה לערסל והיציאה ממנו יהיו מינימאליות.
- אל תתפתו לקבץ משימות של משאב מסויים תחת ערסל אחד. לצורך ניהול משאבים המציאו את גליון המשאבים. ברגע שתתחילו לייצר את הקשרים בין המשימות תגלו שמכל משימה יוצאות ונכנסות מספר רב תלויות של מערסלים אחרים.
- אל תקשרו ערסלים. תלות היא בין משימות קונקרטיות ולא בין יעדים ערטילאיים. אם אתם מרגישים בכל זאת שאתם רוצים לקשר בין ערסלים, צרו משימות באורך 0 שיהוו "אבני דרך" לערסל.
- אל תשברו אבני דרך. הרבה פעמים אנחנו נתקלים באבן דרך משמעותית שערסלים לא מעטים חוצים אותה באלגנטיות... אבני דרך מסמלות בד"כ נקודות בעלות משמעות עסקית לחברה. לכן כמנהל פיתוח אתה צריך לכוון את משאבי הפרויקט כך שהם יתנו תשואה מקסימלית באבני הדרך ולא יסופקו מספר שבועות לאחר מכן. מה עושים? אם הערסל גדול מדי ואין לכם יכולת להביא תוצר באבן הדרך, חתכו את הערסל לשניים וספקו את תכולת הליבה לפני אבן הדרך, ואת המעטפת בהמשך (טיפ, לפעמים תגלו שאת אותה מעטפת אפשר לחתוך מתכולת המוצר).
- אל תשאירו משימות ללא משאבים. לכל משימה צריך להיות משך ומשאבים, אם אלו לא קיימים, כנראה שאף אחד לא יבצע אותה או שכנראה פשוט שכחת אותם... מבט קצר על הגאנט יחסוך מכם אי נעימות מאוחר יותר
- אל תשאירו משאבים בהעמסה נמוכה. אם לא תעשו את זה, או שהמשאבים ימצאו (או ימצאו להם) תעסוקה אלטרנטיבית, או שתקבלו שאלות מתאימות. העמסה נמוכה (ואין הכוונה ל - Buffer של 10% לתורנות), צריכה להתבצע בדרכים אלטרנטיביות, כמו ניהול Buffer כולל לפרויקט.
- אל תעמיסו משאבים מעל 100%. תמיד יהיו בלת"מים ואי אפשר להתחיל פרויקט בידיעה שאתם כבר עם סיכון גדול לפספוס הלו"ז. מבט קצר בדפי המשאבים יחשוף לכם משאבים שהועמסו מעל 100%. עכשיו כל מה שנותר הוא להעביר משימות לאנשים אחרים, לבצע Outsourcing ו/או לדחות משימות לא קריטיות להמשך הפרויקט (או להקדים אם יש לכם אפשרות).
- בלי יותר מדי אנשים על כל משימה. משימה אפקטיבית היא קצרה, ניתנת לניהול והסיכוי להתברברות בה נמוך. אם יש יותר מדי אנשים שמעורבים בה, כנראה שהסיכון והסיבוך בה גדולים ואתם לא בדרך הנכונה. מה עושים? מבצעים ניתוח נוסף ושוברים את המשימה לתתי משימות עם משאבים מצומצמים יותר ו/או לחילופין בודקים את נחיצות המעורבים.
- אל תשאירו משימות ללא תלויות. אין כמו משימות שהופיעו משום מקום באמצע הפרויקט (האם הן אפילו לא תלויות באפיון המערכת?) או ללא תלות במשימה אחרת או שמשימה אחרת לא תלויה בהם (אם זה המצב יתכן שאתם יכולים לסיים את הפרויקט בלי לבצע את המשימה הזאת...)
- המנעו מתלויות רבות מדי. נקודות פיצוץ (אחרי סקר) וכיווץ (אינטגרציה) מהוות נקודות סיכון משמעותיות. הצורך לטפל במשאבים רבים ומשימות רבות המתנקזות לנקודה אחת מחייבות ניהול מדוקדק וקפדני. כיצד להמנע? צמצם את מספר המשימות בכל נקודת כיווץ ובצע מספר גדול יותר של אינטגרציות במרווחים קצרים, שיקטינו את הסיכון באינטגרציה הסופית. איך עושים את זה? זהירות ספויילר... SCRUM זאת שיטה מצויינת.
- שמרו על שמות ברורים למשימות. אין דבר יותר מעצבן מאפשר להתחיל לחפש בניירת למה התכוונו כשרשמנו את השם הזה, וחילופין שמות ארוכים ופתלתלים לא ממש מעבירים את המסר. כמו כל דבר בניהול פרויקט רצוי לשמור על פשטות (טוב לא כל דבר, אני מכיר כמה מנהלים שהשיגו השגים יפים מאוד ע"י שמירת עמימות מקסימלית).
- שמרו על איזון של הגרף. אולי לא מדובר פה על עץ בינארי, אבל זה אולי הטיפ החשוב ביותר. מנהל פיתוח ומנהל בכלל לא מסוגל לטפל באופן אפקטיבי ביותר מכמה עשרות משימות (למה? כל זאת ועוד בפרק הבא...). לכן דאגו שבשני הרבדים העליונים של הגרף לא יהיו יותר מכמה עשרות משימות, שהגרף לא יהיה עמוק מדי, וגם לא יהיה שטוח מדי.
השורה התחתונה
הקפדה על טיפים אלו, ומבט אחד נוסף לפני שאתם מציגים את הגאנט יכולים לחסוך מכם הרבה אי נעימויות בהמשך ויתרום משמעותית להצלחת הפרויקט,
יש לכם טיפים נוספים? אתם חושבים אחרת? אתם יותר ממוזמנים להגיב,
ממשיכים לפתח,
עדכונים מתגובות:
שני דברים נוספים:
- אל תסמכו על פונקציית "החלקת משאבים" של ה"פרוג'קט" לביצוע איזון בעומס ובמשימות המוטלות על המשאבים - לפונקצייה יש טעויות רבות וגם אי יעילות לעיתים.
- גאנט עם מספר משימות רב מידי קשה למעקב וניהול. כלומר גם לפרוט וחלוקה רבים מידי יש חסרונות. אמנם כל פרוייקט הוא שונה (בעיקר לפי תחום הפרוייקט), אבל גאנט שכולל 100 שורות הוא כבר גדול מאוד וקשה לניהול.
אני מאד מתחברת לגישה של בניית תוכנית מלאה (סעיף 4), אך עדיין פשוטה (סעיף 1). זה בסיס מצוין ללוח זמנים לפרויקט.
- טיפ 1: להנהלה לא כדאי להציג את כל הגנט, בגלל שהפרטים הקטנים כמו המשימות הפרטניות, כמות הקישורים והחלוקה לערסלים, לא אמורים לעניין אותם. בדרך כלל חברי ההנהלה יעדיפו לקבל מה שנקרא "תמצית מנהלים".
- טיפ 2: פונקציית "החלקת המשאבים" היא חשובה ומועילה מאד. אחרי שלומדים "להכניע" אותה ולעקוף את הבעיות שלה, היא יכולה להפוך את תחזוקת הגנט השוטפת לקלה הרבה יותר ואת תוצאות הפרויקט לטובות יותר.