שדות ריקים בעת ייבוא קבצי CSV
שלום לכולם
כאן יובל וולדמן מצוות התמיכה, והיום נבחן את התופעה של שדות ריקים בעת ייבוא אנשי קשר מקובץ CSV לתוכנות דואר.
ראשית – מהו קובץ CSV?
ראשי התיבות של קובץ זה הינם Comma Seperated Values או בעברית 'ערכים מופרדים באמצעות פסיקים.
הכוונה היא לקובץ המכיל טבלת נתונים, אשר בין כל נתון לנתון אחר ישנו פסיק ( , ).
שנית – מדוע כאשר מייבאים קובץ CSV לתוכנת דואר ישנם שדות ריקים?
הבעיה נובעת מאי תאימות בין המסמך המיובא לתוכנת הדואר .
תוכנת הדואר – אליה מייבאים את הקובץ – עוברת על כותרת השדות, ומתאימה אותן לשדות שלה .
לדוגמא, כאשר בקובץ ה CSV כותרת כתובות הדואר האלקטרוני הינה "דואל" ואילו תוכנת הדואר מחפשת עבור שדה בשם "דואר אלקטרוני", תיובא רשימה ריקה בשדה זה, מכיוון שהתוכנה לא תזהה את שם השדה .
שלישית – כיצד ניתן לפתור את התקלה?
הדרך היעילה ביותר לעקוף בעיה זו, היא לבצע ייצוא מתוכנת הדואר לקובץ CSV (כך שהקובץ המיוצא יתאים לה), להעתיק את הנתונים (ללא הכותרות) של הקובץ הלא מתאים לקובץ החדש שנוצר, ולסיום לייבא את הקובץ חזרה לתוכנת הדואר .
הבא נבחן את ביצוע הפעולות הללו ב-Outlook בגרסאות 2003, 2007 ו 2010;
ייצוא קובץ אנשי הקשר:
עבור Outlook 2007/2003 יש לעבור לסעיף מספר 5
עבור Outlook 2010 יש להתחיל מסעיף מספר 1
1.תחילה יש לפתוח את חלון ה-Outlook.
2. בפנים יש לללחוץ על תפריט קובץ (File).
3. בפנים לבחור באפשרות פתח (Open).
4. לאחר מכן יש ללחוץ על ייבוא (Import).
כעת יש לעבור לסעיף מספר 7
עבור Outlook 2003/2007:
5. תחילה יש לפתוח את חלון ה Outlook.
6. בפנים יש ללחוץ על תפריט קובץ (File) ובפנים על ייבוא וייצוא (Import and Export).
כעת יש לעבור לסעיף מספר 7
עבור Outlook 2003/2007/2010:
8. בתפריט שנפתח יש לבחור בייצוא לקובץ (Export to a file) ולאחר מכן ללחוץ על הבא (Next).
9. בשלב זה יש לבחור בערכים מופרדים באמצעות פסיקים (Windows) או באנגלית Comma Seperated Values (Windows)
לאחר מכן יש ללחוץ על הבא (Next).
10. בשלב זה יש לבחור בתיקיית אנשי הקשר (Contacts ואז ללחוץ על הבא (Next).
11. בחלק זה יש ללחוץ על כפתור עיון (Browse) ובפנים לבחור במיקום ובשם של הקובץ שברצונכם לייצא .
בסוף הפעולות הללו יש ללחוץ על הבא (Next).
12. בשלב זה יש ללחוץ על סיום (Finish).
כעת יש לבצע העברת הנתונים בין הקובץ המכיל את אנשי הקשר לקובץ שייצאתם.
העברת הנתונים מקובץ ה CSV הישן וקובץ ה CSV החדש
13. תחילה יש לפתוח את הקובץ שבו קיימים כל אנשי הקשר, בדוגמא שלפניכם שם הקובץ הינו Imported.
14. לאחר מכן יש להעתיק את השדות המתאימים, בדוגמא כאן מודגם איך להעביר את שדה השם הפרטי.
יש לבחור לשם כך את כל התאים בהם כתוב מידע תחת הכותרת הרצויה, ולאחר מכן ללחוץ על העתק.
15. כעת יש לפתוח את הקובץ שייצאתם, בדוגמא שלפניכם שם הקובץ הינו TEST.
16. כעת יש להדביק את הנתונים שהעתקם תחת הכותרת הרצויה, בדוגמא כאן מודגם איך להדביק את שדה השם הפרטי.
יש לבחור לשם כך את התא הנמצא ישירות מתחת לכותרת השדה, ואז לבחור בהעתק.
יש לבצע את פעולות 17-19 עבור כל השדות הרלוונטיים לכם , לדוגמא שם פרטי, שם משפחה וכתובת אימייל.
במידה ואינכם מצליחים למצוא שדה התואם ב 100% את שם השדה שממנו אתם מעתיקים מידע, תוכלו להדביק אותו באחד השדות האחרים הקצת "דומים" לו;
בסופו של דבר אנשי הקשר ייובאו לפי הפרטים שהזנתם.
לאחר ביצוע פעולות אלו יש לעבור לשלב הייבוא
ייבוא קובץ אנשי הקשר:
עבור Outlook 2007/2003 יש לעבור לסעיף מספר 21
עבור Outlook 2010 יש להמשיך מסעיף מספר 17
17. כעת יש לחזור לחלון ה-Outlook .
18. בפנים יש ללחוץ על לשונית קובץ (File).
19. בפנים יש לעבור לתפריט פתח (Open).
20. בפנים יש ללחוץ על ייבוא (Import).
כעת יש לעבור לסעיף מספר 24
עבור Outlook 2003/2007:
21. כעת יש לחזור לחלון ה-Outlook.
22. בפנים יש ללחוץ על לשונית קובץ (File).
23. בתפריט שנפתח יש ללחוץ על ייבוא וייצוא (Import and Export).
כעת יש לעבור לסעיף מספר 24
עבור Outlook 2003/2007/2010:
24. בחלונית שנפתחת יש לבחור בייבוא מתוכנית או קובץ אחרים (Import from another program or file).
לאחר מכן יש ללחוץ על הבא (Next).
25. כעת יש לבחור בערכים מופרדים באמצעות פסיקים (Windows) או באנגלית Comma Seperated Values (Windows).
לאחר מכן יש ללחוץ על הבא (Next).
26. בשלב זה יש ללחוץ על עיון (Browse) ובחלון שנפתח יש ללחוץ לחיצה כפולה על הקובץ לייבוא, ולאחר מכן ללחוץ על הבא (Next).
27. כעת יש לבחור בתיקייה אליה תרצו לייבא את הנתונים, לדוגמא אנשי קשר (Contacts) ולאחר מכן יש ללחוץ על הבא (Next).
28. כעת יש ללחוץ על סיום.
כעת ניתן לבדוק את רשימת אנשי הקשר שלכם, ולראות האם הפריטים ייובאו בהצלחה.
במידה וחלק מאנשי הקשר ייבואו באופן לא תקין, ייתכן ומדובר בבעיית קידוד בין עברית לאנגלית.
לשם פתרון בעיה זו ומידע נוסף על ייבוא קבצי CSV ניתן לעבור למדריך ייבוא קובץ CSV ולבצע את הפעולות תחת הכותרת "פתרון בעיות".
למידע נוסף על ייצוא קבצי CSV ניתן לפנות למדריך ייצוא לקובץ CSV.
לסיכום, בחנו את תופעת "אנשי הקשר הנעלמים", מדוע היא מתרחשת וכיצד ניתן לפתור אותה.
עד כאן להיום,
המשך עבודה נעים.