עמוד הבית

כאן חן מצוות התמיכה הטכנית של Microsoft.

לפני כמה ימים נתקלתי בשאלה "איך יוצרים מדבקות ב- Word מתוך רשימת אנשי קשר ב- Excel?" . אני בטוחה שהרבה מכם ניסו ליצור מדבקות/תוויות ולא ממש ידעו איך... אז בהמשך לפוסט הקיים בנושא מיזוג דואר, רציתי לשתף אתכם בצעדים ליצירת תוויות ע"י מיזוג מרשימה ב-Excel.

יצירת תוויות ומדבקות על ידי שימוש באפשרות מיזוג דואר

1. בתור התחלה - רצוי שהרשימה ב- Excel תהיה מחולקת לפי כותרות כפי שמוצג בדוגמא הבאה : 


הכותרות ישמשו אותנו לאחר מכן לבחירת השדות שנבחר להציג בתווית.

2. הפעלת אשף מיזוג הדואר:

א.משתמשי Word 2007/2010 - נכנס אל תפריט דברי דואר (Mailings) ותחת לשונית זאת נבחר באפשרות הפעל מיזוג דואר (Start Mail Merge) > אשף מיזוג דואר צעד אחר צעד (Step by Step Mail Merge Wizard)

ב.משתמשי Word 2003 - נכנס לתפריט כלים (Tools) > מכתבי ודברי דואר (Letters and Mailings) > מיזוג דואר (Mail Merge)

3. בשלב הבא תוצג אפשרות בחירת סוג המיזוג. יש כמה אפשרויות מיזוג  לדוגמא; שליחת מכתבים או מיילים, מעטפות וכדומה.

אנו רוצים ליצור תוויות ולכן נבחר באופציה תוויות (Labels) בחלון הצדדי של אשף מיזוג הדואר ונלחץ על הבא

4.א. כעת , ייפתח בפנינו החלון הבא בו נלחץ על אפשרויות תווית (Label options) בו נוכל להגדיר את מידות התוויות והדף עצמו באופן ידני או מתוך אחת התבניות הקיימות

ב.קיימת אפשרות לבחור תבנית קיימת מתוך תבניות ברירות המחדל של חבילת Office וקיימת אפשרות ליצור תווית חדשה המותאמת לגודל הדף איתו אתם עובדים כמוצג בתצלום המסך הבא

4.ג יצירת מדבקות/תוויות מותאמת אישית

חשוב לציין - הגדרת המידות הינה פעולה מותאמת אישית ויש למדוד את הדף הרצוי בכל המדידות הדרושות.
חשוב למדוד אורך,רוחב, והשוליים המוגדרים על ידי המדפסת על מנת לקבל את ההדפסה הרצויה.

לאחר בחירת יצירת מדבקות באופן מותאם אישית יפתח לפנינו חלון פרטי תווית (Label Details) בו יהיה עלינו להגידר את ההגדרות הרצויות על פי הסעיפים הבאים:

• שם תווית – שם התווית המותאמת אישית שנוצרה על ידי המשתמש
• שוליים עליוניים – המרחק מקצה הדף בו יופיעו המדבקות
• שוליים צידיים – המרחק מצידי הדף בו יוחלו להופיע המדבקות
• גובה תווית – גובהה של תווית בודדת
• רוחב תווית – רוחבה של תווית בודדת
• מספר תווית לרוחב – מספר התוויות יופיעו בכל שורת תוויות במסמך
• מספר תווית לאורך - מספר התוויות יופיעו בכל טור תוויות במסמך
• גובה כולל – גובהו של השטח הכולל של השטח המוקצה לתוויות במסמך
• רוחב כולל – רוחבו של השטח הכולל של השטח המוקצה לתוויות במסמך
• גודל עמוד - בחירת גודל עמוד מתוך מאגר התבנית או בחירה בגודל מותאם אישית
• רוחב עמוד – הגדרת רוחב העמוד באופן ידני -  אפשרי רק בבחירת גודל עמוד מותאם אישית
• גובה עמוד – הגדרת גובה העמוד באופן ידני -  אפשרי רק בבחירת גודל עמוד מותאם אישית

5. כאן נבחר בהשתמש ברשימה קיימת (Use an existing list) , נלחץ על עיון (Browse) על מנת לבחור את הקובץ שהכנו מראש (שלב 1 במדריך זה) ולפתוח אותו.

לאחר שנאשר את הרשימה נחזור אוטומטית למסמך שלנו, אך הפעם הוא יופיע בצורה קצת אחרת

*בתמונה המוצגת הוגדרו 30 מדבקות, 10 לרוחב ו-3 לגובה.

**הערך Next Record מייצג את הערכים שאנו נגדיר.

6. בשלב הזה נלחץ על כפתור הבא בתפריט הצדדי על מנת לעבור לשלב של סידור התוויות.

נבחר ב- פריטים נוספים (More Items) ושם נוסיף שדות למיזוג.

לחיצה כפולה על השדה או לחיצה אחת על הוסף (Add) תוסיף את השדה אל המסמך.

לאחר שסיימנו להוסיף שדות נלחץ על סיום (Close) ואז נוכל לערוך מרווחים עיצובים ונוכל גם להוסיף מלל בין שדה לשדה לפי בחירה לדוגמא:

דרך נוספת להוסיף שדות באופן מותאם אישית היא תחת תפריט דברי דואר ב- Office 2007 ו-2010 Office נלחץ על הוסף שדה מיזוג  (Insert Merge Field)

בגרסאת 2003 ניתן לבצע הוספה מתוך סרגל הכלים של מיזוג דואר על ידי בחירת הוסף שדה מיזוג (Insert Merge Field) כמוצג בתמונה הבאה :

כך נוכל קודם כל לבחור המקום הרצוי לשדה ולאחר מכן להוסיפו (שמות השדות מופיעים כפי שהגדרנו בכותרות ב-Excel בסעיף 1.)

7. לאחר שהוספנו את כל השדות הרצויים נחיל את ההגדרה של המדבקה הראשונה גם על שאר המדבקות נעשה "מהפך"!  לאחר לחיצה על עדכן את כל התוויות (Update all labels) יתקבל המסך הבא:

8. נלחץ על האפשרות הבאה הצג תצוגה מקדימה של תוצאות (Preview Results) החלון יציג את כל התוויות שהגדרנו כך:

9. לסיום נלחץ הבא ושם נבחר בעריכת תוויות נפרדות (Edit individual labels) כדי להציג את התוצאה הסופית הכוללת את כל הדפים.

בחלון הקטן שנפתח נלחץ על אישור – כעת יוצג לפנינו המסמך בצורתו הסופית

10.בשלב זה סיימנו את הליך המיזוג ועלינו ליצור המסמך הממוזג על ידי לחיצה על כפתור סיים ומזג (Finish and merge)

כעת יעלה לפנינו חלון בו נתבקש לבחור את המדבקות שייצאו למסמך הממוזג

נשאר רק לשמור את התוצאה הסופית (בשם שונה מהשם של המסמך הממוזג שעליו מבצעים את ערכית התוויות הנוחה שבה רואים רק דף אחד).

פיתרון בעיות ביצירת תוויות

הגדרתם את כל המידות במדויק אך אתם עדיין מקבלים הודעת חריגה מגודל הדף? שניה לפני שאני מסיימת קצת המלצות במקרה ויש בעיה או צורך...

שימו לב כי לרוב ההודעה תתקבל כאשר מנסים להגדיר מדבקות על כל שטח הדף מקצה אחד לקצה אחר , הסיבה לכך הן מגבלות המדפסת הפיזיות שברשותכם אשר אינה מדפיסה בפועל על כל שטח הדף אלא משאירה שוליים קטנים – שימו לב כי לא מדובר בתקלה אלא בדרך בה עובדת המדפסת.

ההגדרות המומלצות הן עפ"י ברירת המחדל של המסמך שהן בדר"כ 15.25 על 22.75 לאורך או לרוחב.

במידה ועלתה ההודעה הנ"ל בעת יצירת מדבקות מותאמת אישית והגדרות העמוד תקינות אני ממליצה לבדוק את מידות הדף שוב וכמו כן לבדוק את הגדרת המידה (ס"מ, אינצ'ים וכו').

• משתמשי Word 2003 – לחצו על כלים > אפשרויות > כללי > בחלון זה יש לשנות את יחידות המידה על פי הצורך
• משתמשי Word 2007  - לחצן Office > אפשרויות Word > מתקדם > תצוגה > יש לשנות את יחידות מידה" עפ"י הצורך.
• משתמשי Word 2010  - קובץ > אפשרויות > מתקדם > תחת קבוצת תצוגה שנו את יחידות המידה תחת סעיף הצג מידות ביחידות של

טיפ קטן לסיום

ניתן להוסיף תמונה/לוגו בדיוק כמו שאנו מוסיפים מלל בקובץ הממוזג עצמו (לא הקובץ הסופי) בשלב 9 במדריך

על מנת להוסיף את התמונה יש ללחוץ על הוספה > תמונה >  לבחור את התמונה הרצויה ו"לשחק" איתה בהתאם.

עבודה נעימה, חן