שלום לכולם,
כאן דן ויזנפלד מצוות התמיכה של Microsoft.
אני רוצה להתייחס במדריך הקצר הבא לאפשרות נחמדה ושימושית ב-Outlook בגרסאות 2007 ו-2010.
אני אתייחס לתרחיש הבא, שלפחות מאפיין מאוד אותי בצורה אישית:
יום ראשון, 08:00 בבוקר, את/ה יושב/ת במשרד ופותח את ה-Outlook. את/ה רואה שקיבלת הודעה עם בקשה חשובה (הראשונה בתיבה) של מנהל התפעול. את/ה נועל/ת את העמדה והולך להכין קפה. כשאת/ה חוזר/ת, ההודעה כבר מסומנת כהודעה שנקראה (היא כבר איננה מודגשת).
התזכורת הבאה שאתה מקבל בנושא אותה ההודעה, מלווה בטלפון זועם ממנהל התפעול, שעיקרו: "המסמך אמור היה להיות על שולחני כבר ב-10:00 בבוקר!!".
אז למה בעצם זה קורה?
כברירת מחדל, מציג לנו ה-Outlook את חלונית הקריאה (Reading Pane).
לאחר הצבעה על הודעת דואר אלקטרוני, היא מסומנת כהודעה שנקראה. זאת מאחר וההודעה אכן מוצגת למשתמש בחלונית הקריאה בצדו הימני (או השמאלי למשתמשים בממשק בשפה העברית) של ה-Outlook.
כך שבמבחן התוצאה - הקלקתם פעם אחת באמצעות העכבר על הודעת דוא"ל, היא כבר לא מוצגת כהודעה חדשה שלא נקראה (כהודעה מודגשת).
Outlook מאפשר לנו לקבוע בצורה מותאמת אישית את כמות השניות שתעבור בעת הצבעה על הודעת דוא"ל, עד אשר היא תסומן כהודעה שנקראה.
לשם כך, יש לבצע את הפעולות הבאות:
משתמשי Outlook 2007 – אנא עקבו אחר סעיפים 1-3.
משתמשי Outlook 2010 – אנא עקבו אחר סעיפים 4-6.
1. לחצו על Tools (כלים) ולאחר מכן על Options (אפשרויות).
2. בחלון שנפתח, עברו ללשונית Other (אחר) ולאחר מכן לחצו על Reading Pane (חלונית קריאה).
3. בחלונית שנפתחה, וודאו כי הסימול: Mark items as read when viewed in the Reading Pane (סמן פריטים כפריטים שנקראו בעת הצגה בחלונית הקריאה).
לאחר מכן, התאימו אישית את מספר השניות שברצונכם לקבוע לסימון של הודעה שהודעה שנקראה (תוכלו פשוט לבטל את הסימון שתואר בתחילת הסעיף, על מנת לבטל אפשרות זו לחלוטין).
לאחר שהזנתם את מספר השניות הרצוי, לחצו על OK (אישור) פעמיים על מנת לאשר את התהליך.
כעת, הצבעה או הקלקה על הודעת דוא"ל, לא תסמן אותה כהודעה שנקראה (עד להמתנה של משך הזמן שהגדרתם בסעיף 3).
4. לחצו על File (קובץ) ולאחר מכן על Options (אפשרויות).
5. בחלון שנפתח, לחצו על Mail (דואר) ולאחר מכן בקטגוריית Outlook Panes (חלוניות Outlook) על Reading Pane (חלונית קריאה).
6. בחלונית שנפתחה, וודאו כי הסימול: Mark items as read when viewed in the Reading Pane (סמן פריטים כפריטים שנקראו בעת הצגה בחלונית הקריאה).
לאחר מכן, התאימו אישית את מספר השניות שברצונכם לקבוע לסימון של הודעה שהודעה שנקראה (תוכלו פשוט לבטל את הסימון שתואר בתחילת הסעיף, על מנת לבטל אפשרות זו לחלוטין).
לאחר שהזנתם את מספר השניות הרצוי, לחצו על OK (אישור) פעמיים על מנת לאשר את התהליך.
כעת, הצבעה או הקלקה על הודעת דוא"ל, לא תסמן אותה כהודעה שנקראה (עד להמתנה של משך הזמן שהגדרתם בסעיף 6).
עד כאן בנושא זה חברים.
אתם מוזמנים להגיב לפוסט הבא בתחתית העמוד, ואף לשלוח לנו בקשות נוספות לפוסטים בנושאים שמעניינים אתכם על ידי לחיצה על הקישור הבא:
שיהיה לכן המשך יום נעים,
דן