עמוד הבית

שלום לכולם,

כאן דן ויזנפלד מצוות התמיכה של Microsoft.

לא ניתן לאחזר (לבטל שליחה) הודעות דואר אלקטרוני שנשלחו –זוהי עובדה מוגמרת. ברגע שעזב אלביס את הבניין, הוא כנראה כבר לא יחזור להופיע בו.

אך קביעה זו היא נכונה חלקית בכל הנוגע למשרדים וארגונים גדולים העושים שימוש בחשבונות מסוג Exchange. משתמשי Office Outlook מטעם ארגונים העושים שימוש בשרתי Exchange יכולים לעיתים לאחזר הודעות דוא"ל ששלחו.

אם אינכם יודעים אם אתם עושים שימוש בארגון בשרת Exchange, ניתן לבדוק על פי המתואר בקישור הבא. לחילופין, צרו קשר עם מנהל הרשת של הארגון. אם אין לכם מנהל רשת – סביר להניח שאינכם עושים שימוש בשרת Exchange.

אז לבעלי חשבון Exchange, זוהי דרך הפעולה שבאמצעותה תוכלו לאחזר הודעת דוא"ל שנשלחה, מבלי שהנמען ידע מה היה תוכנה (שימו לב! תצלומי המסך נלקחו מ-Office Oulook 2010, אך דרכי הפעולה המתוארות בסעיפים נוגעות גם לגרסאות 2003 ו-2007 של התוכנה):

1. עברו לתיקיית Sent Items (פריטים שנשלחו)

2. פתחו את הודעת הדוא"ל אותה ברצונכם לאחזר

3. בקבוצת Move (הזזה) שבסרגל הכלים, בחרו ב- Actions (פעולות)*, ולאחר מכן ב- Recall This Message..(אחזור הודעה זו...).

* שימו לב שבגרסה 2007 של Office Outlook יהיה עליכם לבחור באפשרות Other Actions (פעולות נוספות) בטרם תבחרו ב- Recall This Message (אחזור הודעה זו..).

4. בחלונית שתיפתח, תוכלו לבחור האם ברצונכם למחוק לחלוטין את ההודעה מתיבת הדואר הנכנס של הנמען, או פשוט להחליפה בחדשה:

א. Delete unread copies of this message (למחוק עותקים של הודעה זו אשר לא נקראו)

ב. Delete unread copies and replace with a new message (למחוק עותקים שלא נקראו ולהחליף בהודעה חדשה)

כמו כן, תוכלו לבקש הודעת אישור עם תוצאת תהליך האחזור – Tell me if recall succeeds or fails for each recipients (דווח אם האחזור הצליח או נכשל עבור כל נמען).

5. לחצו על OK (אישור) לסיום הפעולה.

הפעולה הסתיימה. במידה ובחרתם לקבל דיווח על הצלחת/כישלון הפעולה, תקבלו לתיבת הדואר הנכנס שלכם הודעה עם התוצאות. תוכלו לראות בדוגמא כי מזלי לא שפר עלי , וכי הנמען כבר הספיק לקרוא את ההודעה בטרם הספקתי לאחזר אותה.

למרות שמנגנון האחזור הינו תהליך משוכלל ומתקדם, במקרים מסוימים הוא עלול להתגלות כלא יעיל. זאת, כמובן במצב בו הנמען כבר הספיק לקרוא את ההודעה ששלחתם, או לחילופין במצב בו הגדרות תוכנת ה-Outlook שלו מכילות כללי ניתוב או הגדרות מעקב.

סיכמתי עבורכם את צורות הפעולה השונות של המנגנון:

1. במחשב הנמען, האפשרות Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls (עבד בקשות ותגובות בעת הגעתן)** הינה מסומנת (זוהי דרך אגב אפשרות ברירת המחדל):

א. אם הנמען כבר קרא את ההודעה – הוא יקבל הודעת התרעה שביקשתם לאחזר את ההודעה שנשלחה.

ב. אם הנמען טרם קרא את ההודעה – ההודעה המקורית שנשלחה תימחק/תוחלף בהודעה חדשה שיצרתם (כתלות בבחירה שלכם בסעיף 4).

2. במחשב הנמען, האפשרות Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls (עבד בקשות ותגובות בעת הגעתן)** אינה מסומנת:

א. אם הנמען כבר קרא את ההודעה – הוא יקבל הודעת התרעה שביקשתם לאחזר את ההודעה שנשלחה.

ב. אם הנמען טרם קרא את ההודעה – הוא יקבל הדעת אחזור. בעת פתיחה – תימחק ההודעה המקורית שאותה ביקשתם לאחזר.

נקודה חשובה שאדגיש היא במקרים בהם הנמענים שלכם יצרו חוקי ניתוב, המעבירים את ההודעות המתקבלות למיקומים מחוץ לתיבת הדואר הנכנס. במקרים אלו, ייתכן ופעולות אחזור הודעות הדוא"ל לא תצלחנה.

** על מנת לבדוק את סטאטוס האפשרות, יש לפעול כך:

Office Outlook 2010

1. לחצו על File (קובץ) ולאחר מכן בחרו ב-Options (אפשרויות).

2. בחרו בחוצץ Mail (דואר) ותחת הכותרת Tracking (מעקב) תוכלו לסמן או לבטל את הסימון של Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls (עבד בקשות ותגובות בעת הגעתן).

Office Outlook 2007/2003

1. לחצו על Tools (כלים) ולאחר מכן בחרו ב- Options (אפשרויות).

2. בחלון שנפתח לחצו על Preferences (העדפות) ולאחר מכן על Email Options (אפשרויות דואר)

3. בחלונית שנפתחה בחרו ב-Tracking Options.. (אפשרויות מעקב..)

4. כעת תוכלו להחליט אם לסמן או לבטל את הסימון תחת Process requests and responses on arrival (עבד בקשות ותגובות בעת הגעתן).

עד כאן להפעם,

מקווה שסייעתי לכם למנוע מצב בו האינפורמציה הלא נכונה מגיעה לאנשים הלא נכונים.

שלכם,

דן