עמוד הבית

עיצוב מותנה Excel

שלום לכולם ,

כאן רותם מצוות התמיכה הטכנית של מיקרוסופט והיום נדבר על Excel  - יותר נכון על עיצוב מותנה ב Excel.

מהו עיצוב מותנה ?

עיצוב מותנה הוא עיצוב מוגדר לתא  המותנה בתנאי מסויים – התנאים יכולים להיות רבים ; כמות , ערך התא , ערכי תאים אחרים , ערכים כפולים ערכים ביחס למומצע ועוד ועוד .

ניתן לבחור בכלל ובערכת צבעים מוגדרת מתוך ברירות המחדל של תוכנת Excel  ולעצב את המידע שברשותנו בצורה קלה ומהירות וניתן ליצור כללים מותאמים אישית בקלות .

חשוב לציין כי על מנת ליצור כללים מותאמים אישית צריך ידיע בסיסי ב Excel  .

מתחילים

במדריך אני אתייחס לגרסאת 2007/2010 כקבוצה אחת ולגרסאת 2003 כקבוצה שניה רק בגלל המבנה .

על מנת לפתוח את אפשרות העיצוב המותנה יש:

2007/2010 – ללחוץ על לשונית בית > עיצוב מותנה

2003 – ללחוץ על עיצוב > עיצוב מותנה

משלב זה האפשרויות הן שונות כמעט לחלוטין , כפי שציינתי קודם ברסאות 2007/2010 קיימים המון עיצובים מוגדרים מראש בהן ניתן בקלות .

בגרסאת 2007/2010 קיימות מספר אפשרויות ראשיות:

• כללי סימון תאים (תנאי בודד – קטן מ…  , גדול …  , טקסט המכיל .. וכדומה)
• כללי עליונים/תחתונים (10 פריטים עליונים , 10 פרטים תחתונים , 10% עליונים וכדומה)
• סרגלי נתונים
• גווני צבע
• ערכות סמלים

לגבי כל סוג עיצוב נוכל להגדיר הגדרות מותאמות אישית על ידי לחיצה על כללים נוספים לאחר בחירת סוג העיצוב .

כמו כן קיימות אפשרות לניהול כללים באופן מותאם אישית:

• כלל חדש – ליצירת כלל חדש מותאם אישית
• נקה כללים – ניקוי העיצובים המותאמים אישית
• ניהול כללים – ניהול ועריכת הכללים המותאמים אישית שהוגדרו

**בגרסאת 2003 עיצובים מובנים אלו אינם קיימים ולכן כל כללי העיצוב פועלים ככללי עיצוב מותאמים אישית

אוקיי לאחר שהכרנו את המנגנון והאפשרויות הקיימות בו נתחיל ללמוד כיצד לעבוד איתו – לשם כך עלינו ליצור טבלאת נתונים או לפתוח קובץ המכיל טבלאת נתונים

אנו יצרנו טבלת נתונים פשוטה המציגה  שמות תלמידים וציונים

** טיפ קטן – ניתן לסמן את כל הטבלה ולבחור באפשרות "עצב כטבלה" הצמוד לכפתור עיצוב מותנה

בגרסאת 2007/2010 כעת כל שעלינו לעשות הוא לסמן את הנתונים אותם אנו מעוניינים לעצב על פי תנאי מסויים ולבחור בסוג הסימון

להלן מספר דוגמאות שימושיות

בדוגמא הבאה בחרנו בעיצוב מותנה >  כללי סימון תאים > גדול מ… והגדרנו את המספר 65 כציון "עבר"

שימו לב כי כל התאים מסומנים – בחרנו לעיצוב ירוק עם טקסט ירוק לתאים המקיימים את התנאי והגדרנו כי התנאי הוא גדול מ… 65 – כך שכל תא המקיים את התנאי יקבל את העיצוב

בדוגמא הבאה הוספתי שני כללים נוספים :

• קטן מ…65 – תאים המכילים ערכים הקטנים מ65 יצבעו בצבע אדום עם טקסט באדום
• שווה ל… 65 – תאים המכילים את הערך 65 יצבעו בצע צהוב עם טקסט צהוב

כך נוכל להבדיל בין הציונים בקלות ובמהירות ואותם כללים חלים על כל התאים בעמודת הציונים בטבלה ברגע שאחד מהציונים ישתנה ויחול עליו כלל אחד עיצובו ישתנה בהתאמה כך שלמעשה מדובר בעיצוב דינאמי .

בצורה שכזו תוכלו להוסיף בקלות כל אחד מהעיצובים לכללי עיצוב תאים המותנים בתנאי פשוט ומעצבים תאים במידה והתנאי מתקיים

כעת נדון בקבוצת העיצובים "כללי עליונים/תחתונים" אשר על ידם ניתן לעצב מספר תאים במקביל לשאר התאים בטבלה – למשל ; 10 התאים בעלי הערך הנמוך או הגבוה ביותר , תאים מתחת למומצע הערכים בעמודה וכדומה .

בדוגמא הבאה נראה כיצד לעצב תאים אשר ציונם נמוך מהממוצע

נבחר בעיצוב מותנה > כללי עליונים/תחתונים > מתחת לממוצע

**שימו לב כי כאן אין צורך להגדיר מהו הממוצע משום שהוא מחושב באופן ידני – כל שעלינו לעשות הוא לבחור את התאים אותם אנו רוצים לעצב על פי ההתניה ולבחור את העיצוב .

כבר בדוגמא הנל ניתן לראות כי תאים שהם מתחת לממוצע מוגדרים בצבע אדום

**שימו לב כי שאר התאים מעוצבים בירוק רק תודות לכלל שהגדרנו בדוגמא הקודמת

כעת אחרי שלמדנו כיצד לעצב את התאים ביחד לערכם בצורה בודד או ביחס לנתון של תוצאות הערכים בקבוצה (ממוצע וכדומה) נלמד כיצד לעבוד עם עיצוב סרגלי נתונים וגווני צבע .

סוג עיצוב זה הינו עיצוב יחסי – כלומר מטרתו היא להראות לנו תא אחד ביחס לכל שאר הקבוצה – ניתן לסמן בקלות את התאים אותם  אנו מעוניינים לעצב ולבחור בסוג העיצוב.

דוגמא לסרגלי נתונים

דוגמא לגווני צבע

לא אסקור כאן את כל תתי האפשרויות הקיימות משום שהן רבות וכל אחת מהן מיועדת לסוג נתונים אחר אך אני ממליץ להתנסות בעצמכם וללמוד את פעילות המנגנון ואיזה עיצוב מתאים לכם ביותר .

לאחר כל עיצובי התאים המותאמים אישית ולפני שנעבור להדרכה בנוגע ליצירת כלל מותאם אישית נדון בסמלים.

סמלים הם דרך קלה מאד להדגיש או לסמן תאים מסויימים מבלי לעצב את התא כולו – כך למעשה העיצוב מופיע בתוך התא עצמו כחלק מערך התא בצורה מוקטנת וברורה

דוגמא לערכות סמלים

הסמלים הינם רבים ומגוונים ובחירה בתאים המכילים את הנתונים ובאחד מהסמלים הבאים תעצב באופן אוטומטי את התאים על פי יחסם לממוצא הערכים של התאים בעמודה

ערכות הסמלים הקיימות

כמובן שניתן לשנות את ההגדרות של כל אחת מערכות הסמלים – לשם כך עלינו ללחוץ על עיצוב מותנה > ערכות סמלים > כללים נוספים .

בחלון ההגדרות הבא ניתן להגדיר את ערכת הסמלים , התווית הנתונים שעל פיהם יופעל עיצוב מסויים ואף את סיגנון העיצוב

** חשוב לציין כי ניתן להגיע לחלון זה מכל אפשרויות עיצוב שהוצגו במדריך זה  לקביעת  הגדרות מותאמת אישית וכי חלון זה מקביל לחלון יצירת כלל חדש מאפס .

 ניתן להגיע לתפריט זה בכל עת על ידי לחיצה על עיצוב מותנה > בחירת סוג העיצוב > כללים נוספים

מלבד התבניות קיימות מספר אפשרויות נוספות :

• כלל חדש
• נקה כללים  - ניתקן לנקות כללי עיצוב מתאים מסומנים , גליון או מחוברת העבודה כולה
• עריכת כללים

בחירה בכלל חדש תציג לפנינו את המסך  המוצג לעיל בו נוכל ליצור כלל חדש מאפס על פי בחירתינו

בחירה בנקה כללים תסיר למעשה את כללי העיצוב מהתאים – ערכי התא , גודלם וכדומה לא ישתנו

עריכת כללים – חלון זה בא במטרה לסייע לנו לנהל את הכללים החלים במסמך , ליצור כלל חדש , למחוק כלל  ולערוך כלל קיים .

כעת לאחר סקירת השינויים ודרך העבודה עם גרסאת 2007/2010  נעבור לחלק הזהה בין 2 הגרסאות והוא יצירת כלל מותאם אישית .

בגרסאת 2003 כל הכללים פועלים ככללים מותאמים אישית .

2007/2010 – על מנת ליצור כלל מותאם אישית עלינו ללחוץ על עיצוב מותנה > כלל חדש

בחלון זה עלינו לבחור את סוג ההתניה אותה אנו רוצים ליצור , הגדרת הערכים להתניה , העיצוב וזה הכל :)

בדוגמא הבאה נראה כיצד ליצור כלל מותאם אישית המבצע עיצוב המקביל לדוגמאות שהוצגו בתחילת המדריך אך הפעם שלושת הכללים נכללים בכלל אחד

חלון יצירת הכלל משתנה בהתאמה לסוג הכלל אותו אנחנו בוחרים – לדוגמא במידה ונבחר בעיצוב של ערכים מעל או מתחת לממוצע ניתקל בחלון הבא

בגרסת 2003 תפריט קביעת כללי העיצוב פשוטה הרבה יותר ודומה מאד לתמונת המסך לעיל היות וכל הכללים מוגדרים ככללים בהתאמה אישית ולא קיימות ערכות עיצוב מותנה מוכנות מראש

כפי שניתן לראות התפריט פשוט מאד עלינו להגדיר את הכלל על פי הסדר הבא

• סוג ההתקנה – על פי ערך התא או על פי נוסחא (שימו לב כי כאן מדובר בנוסחאות EXCEL רגילות)
• נתונים/נוסחא – עלינו להגדיר את הנתונים שיכיל התא ובהם יפעל הכלל או את הנוסחא שברגע שתתקיים יופעל הכלל
• תבנית – בשלב זה נגדיר את עיצוב התא שיופיע בעת התקיימות של הכלל

על מנת להוסיף כלל נוסף לתחום בו אנו עובדים יש ללחוץ על כפתור הוסף ועל מנת למחוק את הכלל עלינו ללחוץ על כפתור מחיקה הנמצא מתחת לכלל אותו אנו רוצים למחוק

שימו לב כי במסך הבא קיימים מספר כללים

**חשוב מאד – לא ניתן ליצור יותר משלושה כללים לטווח נתונים אחד (לכן כפתור הוסף חסום)

זה הכל להפעם חברים :)

Stay Tune