שלום, קוראים לי אורנית ואני בתמיכה למעלה מחצי שנה. כל יום אני נתקלת באין ספור בעיות, חלקן ידועות וחלקן חדשות ולעיתים אף מוזרות.רציתי קצת לגוון ולחלוק אתכם את הידע ולכן אני כותבת את הפוסט האורח הזה...
לפני כמה ימים נתקלתי בשאלה "איך יוצרים מדבקות ב- Word מתוך רשימת אנשי קשר ב- Excel?" . אני בטוחה שהרבה מכם ניסו ליצור מדבקות/תוויות ולא ממש ידעו איך...אז בהמשך לפוסט הקודם בנושא מיזוג דואר, רציתי לשתף אתכם בצעדים.
אז קדימה, נצא לדרך?
** במידה ואנו משתמשים ברשימה השמורה על קובץ Excel יהיה צורך בייבוא הקובץ אל תוך יישום Word.
** במידה ואנו רוצים ליצור רשימה חדשה בתוך Word (ללא ייבוא קובץ) – נדלג לשלב 2.
1. בתור התחלה, רצוי שהרשימה ב- Excel תהיה מחולקת לפי כותרות. לדוגמא:
2. נכנס אל תוך הword ובסרגל הכלים העליון ננווט ללשונית "Mailings" או בעברית "הפניות דואר"
באפשרויות הלשונית נלחץ על אפשרות "Start Mail Merge" ("התחל מיזוג דואר")
3. בשלב הבא תוצג אפשרות בחירת סוג המיזוג. יש כמה אפשרויות מיזוג, לדוגמא, שליחת מכתבים או מיילים, מעטפות וכד' (כדי להגיע למאמרים נוספים לחצו על הקישור).
אנחנו רוצים ליצור מדבקות/תוויות ולכן נבחר באופציה הנקראת "Labels" כך:
החלון הבא ייפתח לנו:
זהו חלון הגדרות המידה של התווית והדף.
קיימת אפשרות לבחור מתוך ברירות המחדל של האופיס וקיימת אפשרות ליצור תווית חדשה המותאמת לגודל הדף והתווית איתה אתם עובדים.
בשלב זה חשוב לי לציין ולהדגיש –
הגדרת המידות הינה פעולה מותאמת אישית ויש למדוד את הדף הרצוי בכל המדידות הדרושות!! חשוב למדוד אורך,רוחב, שוליים וכד' (יפורט בהמשך) על מנת לקבל את ההדפסה הרצויה!
**חלון ה"New Label" ("תווית חדשה") יראה כך במידה ובחרנו להתאים אישית:
4. לאחר שמדדנו ואישרנו את החלון – הגענו חזרה למסמך שלנו.
נלחץ על האפשרות "Select Recipients" ("בחר נמענים").
כאן ניתן לבחור במס' אופציות:
**במידה ואנו רוצים להגדיר רשימה חדשה נבחר באפשרות "Type New List" ("הקלדת רשימה חדשה").
יוצג חלון עם שדות למילוי, להכנת הרשימה הרצויה.
**במידה ואנו רוצים להגדיר מתוך רשימה קיימת, כמו שהצגתי בהתחלה, נבחר באפשרות "Use Existing List" ("שימוש ברשימה קיימת") .
יוצג חלון בו ניתן לחפש את הקובץ הראוי.
5. לאחר שאישרנו את הרשימה החדשה / הקיימת נחזור אוטומטית למסמך שלנו, רק שהפעם הוא יופיע בצורה קצת אחרת:
# בתמונה המוצגת הגדרתי 30 מדבקות אז אין צורך להיבהל אם אינכם רואים את הדף באופן הזה!
הערך "Next Record" מייצג את הערכים שאנו נגדיר.
הסמן בצידו העליון של העמוד מציג את הפורמט למדבקה/לתווית שאנו יוצרים.
כדי לערוך את המדבקה הראשונה נשתמש באפשרות "Insert Merge Fields" ("הוסף שדה מיזוג") - מאפשר לנו להוסיף את הכותרות של העמודות:
וכך הלאה:
**כמובן שניתן להוסיף מלל בין שדה לשדה לפי בחירה לדוגמא:
6. לאחר שהוספנו את כל השדות הרצויים בואו נחיל את ההגדרה של המדבקה הראשונה גם על כל שאר המדבקות, נעשה "מהפך"!
א. כך נראה החלון לאחר שהוספנו את כל השדות הרצויים:
ב. לאחר לחיצה על "Update Label" ("עדכן תוויות") יתקבל המסך:
ג. לסיום נלחץ על האופציה "Preview Results" ("הצג תצוגה מקדימה של תוצאות"), החלון יציג את כל התוויות שהגדרנו!!
כך :
בעיקרון כאן הסתיימה ההדרכה...
אם תכניסו למדפסת דף מדבקות ותשלחו את הקובץ להדפסה תקבלו מדבקות מדהימות!!!
שניה לפני שאני מסיימת השארתי בהמשך קצת המלצות במקרה ויש בעיה...
אז יאללה חברים תתחילו להכין מדבקות מגניבות ואני אשמח לשמוע תגובות!
#במידה ויש בעיות......
**הגדרתם את כל המידות במדויק אך אתם עדיין מקבלים הודעת "חריגה מגודל הדף"?
ממליצה לבדוק את מידות הדף שוב וכמו כן לבדוק את הגדרת המידה (ס"מ, אינצ'ים וכו').
את הגדרת המידה ניתן לבדוק דרך ה – Word:
Office Butten >> Word Options >> Advanced >> Display
**רוצים להוסיף תמונה בצד?
ניתן להוסיף תמונה/לוגו בדיוק כמו שאנו מוסיפים מלל, דרך:
Insert >> Picture
ניתן לבחור את התמונה הרצויה ו"לשחק" איתה בהתאם.
שלכם, אורנית