הודעת 'מחוץ למשרד' - כי גם לחשבונות POP מגיע
שלום חברים, חגים שמחים לכולם, וחגים משמע חופשות , וכמה שיותר, יותר טוב
מרימון אדום, לצום ארוך, לבניית דירה ניידת וחטיפת יום חופש פה ושם..יוצא שאנחנו לא במשרד
אז מי ישיב למיילים?..ללקוחות,,לחברים? ולחברות??
פה ההברקה- ישנה פונקציה משמעותית הנקראת 'מחוץ למשרד' = 'Out of office',
שמשיבה אוטומטית למוען שלנו ומיידעת אותו על דבר היעדרותינו מהמשרד.
מדריכים כבר קיימים ליישום Outlook 2003 וכמובן ל- Outlook 2007
הפונקציה זמינה לחשבונות דואר מסוג Exchange
ושם גם ניתן לקבוע את תוכן ההודעה למוענים שהינם מתוך הארגון ולאלו שאינם מהארגון
פשוט ונחמד ללחוץ על כלים > מסייע 'מחוץ למשרד' וייפתח חלון
שם נסמן 'שלח תשובות 'מחוץ למשרד' אוטומטיות' ונקבע מה מלל ההודעה האוטומטית
שיקבלו אנשים מהעבודה ואנשים שהם לאו דווקא מהעבודה
לדייקנים שבינינו גם ניתן לציין שעות הפעלת הפונקציה,
לחיצה על אישור תספיק להפעלת המענה האוטומטי
בזמן שלבעלי חשבונות ה- Exchange יש אופציית מענה אוטומטי כשהם יוצאים לחופשת חגי ישראל,
רוב משתמשי OUTLOOK הם חברי מועדון חשבונות הדואר מסוג POP3 או IMAP, ולכן אם ירצו בפונקציה, יצרו אותה ידנית.
ולכן הנה מדריך ליצירת מענה אוטומטי בעתות של 'מחוץ למשרד':
הרעיון הוא ליצור תבנית הודעת דואר ואח"כ ליצור כלל שישלח את התבנית לכל מוען שישלח אלינו הודעה, הבה נתחיל:
קובץ > חדש > הודעת דואר > נכתוב את כל שנרצה ונקיש על כפתור OFFICE העליון > שמור בשם
ניתן שם לתבנית ונקבע את סוג הקובץ כ- Outlook Template , (תבנית הודעת דואר) ו-שמור
כעת ניגש ל-כלים > כללים והתראות > כלל חדש > למטה תא 3- 'התחל מכלל ריק' נסמן 'בדוק הודעות בעת הגעתן' ולחיצה על 'הבא'
נסמן 'נשלחה אליי בלבד' > 'הבא' > נסמן 'שלח מענה באמצעות תבנית ספציפית' ולמטה במלבן נלחץ על 'תבנית ספציפית'
ייפתח חלון להכנסת התבנית הרצויה, נסמן בסעיף העליון 'תבניות משתמש במערכת קבצים' >
נלחץ 'עיון' ונבחר בתיקייה שם שמרנו את התבנית > התבנית תופיע בחלונית, נסמן אותה ונלחץ פתח
לחיצה על 'הבא', יופיע חלון סימונים של 'חריגים' (-יוצאי דופן), אם יש סעיף רלוונטי אתם מוזמנים לסמן ואם לא אז פשוט ללחוץ 'הבא'
ניתן בחלון שם לכלל, נסמן סימון 2 ונלחץ 'סיום'
כעת מופיע לנו חלון עם הכלל, נוכל לסמן אותו וללחוץ על הפעלת כללים כעת > אישור, כדי שייכנס לתוקף
***הכלל פועל כל עוד ה-Outlook והאינטרנט מופעלים ונותרים פתוחים במחשב, גם במהלך היעדרותינו
וכמובן מעצם היותו כלל הוא ישיב תבנית לכל מוען באופן חד פעמי וכדי לחדש רק נסיר ונסמן מחדש את הכלל
-כשנחזור מהנופש, ונרצה לבטלו, ניכנס ל- כלים > כללים והתראות > נסיר סימון ואישור
הפעולות פשוטות וזהות ב-Outlook 2003, להלן מדריך יצירת מענה אוטומטי ל- Outlook 2003 .
כל תהייה, עודי כאן
חג שמח לכולם. גל