תבנית מותאמת אישית לשימוש בדואר אלקטרוני
נתחיל היום עם מבחן קצר:
1. מי מכם שולח דוחות יומיים, גרפים, טבלאות אקסל? לא לקפוץ כולם ביחד.. התשובה די ברורה.. רובנו.
2. האם את/ה מעתיק/ה ידנית את הנתונים בכל יום מחדש?
3. האם את/ה לוחץ/ת SEND והנתונים המעודכנים נשלחים?
אם לא עניתם על שאלה 3 בחיוב, פוסט זה מיועד אליכם. אז נתחיל ?
הפוסט היום ידבר על בניה של תבנית לשימוש חוזר (מיחזור גם במייל) אשר מציגה נתונים מקובץ אקסל אשר מתעדכן באופן יומי עם גרף מכירות של מוצרים שונים.
מה שנעשה ברב המקרים, זה להכין תבנית פשוטה של מייל, עם גרף שהעתקנו מקובץ אקסל (שמקבל נתונים ממערכת BI כלשהי.. איזה דרך ארוכה כדי להציג גרף).
לא יהיה יותר פשוט אם רק נפתח את המייל, נראה עדכון של הגרף ונלחץ Send?
אז לעבודה..
השלב הראשון - יצירת תבנית להודעת הדואר:
1. פתחו הודעת דואר חדשה, כתבו את המלל הדרוש לכם, הוסיפו מידע רלוונטי, קישורים וכמובן את החתימה האישית שלכם.
2. להוסף גרף המכירות, פתחו את קובץ האקסל המכיל את הגרף, סמנו את הגרף ולחצו Ctrl+C (העתק).
3. חזרו להודעת הדואר העמידו את מצביע העכבר במיקום שבו תרצו להציב את הגרף, לחצו על הדבקה מיוחדת בתפריט עריכה (ב- 2007 זה נראה קצת אחרת)
4. בחלון שיפתח, סמנו את האפשרות העתק קישור ובחרו את האפשרות אובייקט גרף של אקסל ולחצו אישור.
5. התבנית שלנו תראה כעת בערך כך:
6. כעת יש לשמור את ההודעה כתבנית. קובץ - שמירה בשם - בחרו את סוג התבנית כ OFT ושמרו את הקובץ בשם שתחפצו:
השלב השני - עדכון הגרף:
1. פתחו את קובץ האקסל, שנו את הנתונים בחודש ינואר (למשל) ושמרו את הקובץ.
השלב השלישי - שליחת עדכון במייל:
1. מתוך Outlook בחרו בתפריט כלים - טפסים - בחר טופס
2. סמנו את האפשרות תבניות משתמש במערכת הקבצים
3. סמנו את הקובץ ששמרתם בשלב 1 ולחצו על פתח.
4. כעת תופיע לכם הודעה על כך שהמסמך מכיל קישורים למסמכים אחרים ונשאלת השאלה אם נרצה לעדכן את הקובץ עם הנתונים הללו? נלחץ על כן.
5. הנה המייל המעודכן... נותר רק ללחוץ Send...
עד כאן להפעם... שדרגו את העבודה שלכם בתהליכים אוטומטיים...