עמוד הבית

אוספים מידע באמצעות הדואר האלקטרוני

אחד מכאבי הראש הגדולים שלנו הוא לאסוף מידע.. מידע יכול להיות כל דבר בעל ערך או הדרוש לנו לביצוע מטלה מסויימת.

באמצעות Access 2007 ניתן לפשט את תהליך קבלת המידע מאחרים באמצעות מנגנון היוצר טופס אוטומטי בפורמט המוכר לנו מיישומי InfoPath 2007 או בפורמט HTML בגוף הודעת דואר. Outlook 2007 מעבד את המידע המגיע באמצעות הטפסים ומסייע בשמירת המידע ישירות לתוך טבלאות הנמצאות בתוך בסיס הנתונים של Access 2007 ללא צורך בהקלדה חוזרת של הנתונים.

איך עושים את זה? הבה נראה..
יצרתי טבלה פשוטה המכילה שני שדות: שם ותאריך לידה.. הרי היא לפניכם:

1. מתוך Access 2007, בחרו את הטבלה אליה תרצו לקבל נתונים (במקרה שלנו, טבלת Birthdays).
2. בלשונית External Data, בחרו את האפשרות Create E-mail.
3. השלימו את הפעולות הנדרשות באשף שיפתח, בחרו את סוג הטופס, השדות הנדרשים למילוי וכד’..
4. בסיום, תפתח לנו הודעת דואר אלקטרונית חדשה אשר תכיל את השדות הנדרשים למילוי:

5. בחרו את האפשרות Automatically process replies and add data to Table על מנת שלא תאלצו לאשר ידנית כל נתון חדש שיכנס למאגר.
6. שלחו את הטופס לנמענים לצורך מילוי והמתינו למייל חוזר.

בתוך תיקיות הנתונים ב- Outlook 2007 תופיע תקיית חיפוש חדשה הנקראת Access Data Collection Replies כפי שניתן לראות בתמונה הבאה. כל אימייל שיגיע מנמען יופיע בתיקיית חיפוש זו:

על מנת לייצא את הנתונים לתוך טבלת הנתונים ב- Access 2007, בצעו את הפעולות הבאות:
1. אם לא סימנתם את האפשרות Automatic Processing, לחצו בעזרת הלחצן הימני של העכבר על הודעת הדואר ובחרו באפשרות Export to Access, או פתחו את ההודעה ולחצו על הלחצן המתאים ברצועת התפריטים:

2. בסיום הייצוא, תופיע הודעת אישור הדומה לזו:

3. אם נחזור לטבלה שלנו מתחילת ההצבה… הפלא ופלא.. הנתונים כבר בפנים..

4. סיימנו..

אז מי אמר שלאסוף מידע זה קשה?