הם אולי לא הראשונים, אבל לדעתי הם הכי טובים (ובחינם!) – מוצר חינמי חדש בשם Harmon.ie של חברת Mainsoft מכניס לנו את ה- SharePoint אל תוך ה- Outlook בצורה נקייה, חלקה ומלאת פונקציונליות. זאת בניגוד ל- SharePoint Workspace 2010, שמסיבותיו-הוא לא מאפשר את זה (ראו בפוסט הקודם).
מה זה עושה?
לאחר ההתקנה נוסף לכם סרגל Outlook (כמו Reading pane וכו’) שמאפשר לכם להתחבר לאתרי SharePoint שלכם ברשת, והוא מציג את תוכן האתר בסרגל:
- סרגל פעולות – יצירת מסמך\תיקייה, העלאת מסמך, חיפוש, בחירת תצוגה ועוד
- רשימת האתרים הזמינים + אפשרות להוסיף עוד
- תוכן האתר (במקרה זה ספריית מסמכים)
- תפריט פעולות על מסמך – כולל ניהול גרסאות
אינטגרציה עם הדוא”ל – Workspace, לתשומת ליבך!
החידוש הגדול הוא היכולת הבסיסית כל-כך לכתוב מייל ולצרף אליו מסמך או כקישור או כצרופה – כל מה שצריך לעשות הוא לגרור את המסמך פנימה (ואז הוא מצורף כקישור), או ללחוץ alt ואז לגרור פנימה (ואז הוא מצורף כצרופה):
ולא זו בלבד – ניתן להגדיר (במסך ההגדרות הייעודי של המוצר, שמתחבא בצ’ופצ’יק הקטן בקצה הטאב ב- Ribbon) כי בכל פעם ששולחים דוא”ל עם צרופה, יוקפץ מסך המציע לשולח לשמור את הצרופה ב- SharePoint – דרך מצויינת לאגור מידע (ונפח דיסק, אבל מי סופר…) אל תוך ה-SP ולהגביר את השימוש בו:
דרישות תוכנה – גם 2007 נתמך, ואפילו XP Pro
המוצר עובד גם מול MOSS 2007 או WSS 3.0, ובצד הלקוח מספיק Windows XP Pro (גם Vista נתמכת, אגב, אבל מי משתמש בזה?…)
למוצר יש גירסת Enterprise שעושה עוד כמה דברים, אבל מנקודת המבט שלי כמשתמש פשוט – יותר מזה אני לא צריך.
מה אין בו?
במילה אחת – Offline. המוצר עובד רק כשאתה מחובר לרשת, מה לעשות. וזה כמובן היתרון הגדול של ה- Workspace, ולמעשה הסיבה העיקרית להשתמש ב- WS.
הערת אזהרה
לעיתים נדירות נראה שה- Outlook “קופא” או נתקע, כנראה באשמת המוצר. צריך כמובן להשתפשף עליו עוד קצת, אבל גם אם כן – זה שווה את זה.
SharePoint Workspace 2010 הוא כנראה התשובה למי שניסה להבין מה זה Groove ולא הצליח עד היום…
המוצר הזה (ראו כאן סקירה יפה בעברית כולל צילומי מסך וראו כאן סיכום יכולות טכני יותר באנגלית) מהווה חלק מחבילת מוצרי Office Proffesional Plus (כן, זה לא נמצא ב- Standard או ב- Pro הרגילים), והוא מאפשר לך להסתנכרן עם אתר SharePoint ישירות מתוך ממשק ה- Ribbon של ספריות או רשימות באתר – והכוונה לסינכרון דו-צדדי (קריאה + כתיבה):
אגב, ניתן למנוע את אפשרות הסינכרון של ספרייה מסויימת, ע”י שינוי הגדרת ברירת המחדל, תחת “הגדרות מתקדמות”:
אז הנה בקצרה, “הטוב, הרע והמכוער” של המוצר החדש:
הטוב – SharePoint במרחק קליק אחד
בגדול, ה- Workspace מספק שתי יכולות חשובות לעומת העבודה עם SharePoint ישירות:
- עבודה ב- Offline – ניתן להוריד אתר SharePoint שלם - כולל רשימות (!) - לכונן המקומי שלך ולעבוד על המסמכים ישירות מממשק ה- Workspace – כשמתחברים מחדש מתבצע סינכרון “שקוף” מאחורי הקלעים:
המסמכים מאוחסנים ב”תיקייה” המופיעה תחת פרופיל המשתמש במחשב (כמו My Documents) – ניתן למשל לבצע חיפוש ישירות מהמחשב על מסמכי WS + לבצע שמירה של מסמכים ישירות ל- WS בלי להיות מחוברים:
- ממשק “אקספלוררי” ל-SP – אפשר לבצע drag & drop של מסמכים מתיקיות מקומיות ואפילו מתוך מיילים אל ה- Workspace ובכיוון ההפוך + לבצע פעולות בקליק ימני על מסמך:
הטוב (2) - סוף סוף אפשר לגרור מסמך למייל בקלות!
הנה לדוגמה אחת הפעולות הנפוצות והמתבקשות, שבלי ה- WS היו לוקחות דקה או שתיים ועכשיו לוקחות שנייה או שתיים – הכוונה לפעולה של העלאת מסמך אל ה- SharePoint ואז צירופו למייל. בממשק החדש, פשוט: 1) גוררים מסמך אל סביבת ה- WS, ואז 2) גוררים אותו אל המייל:
פשוט, נכון?
הרע - למה לא בתוך ה- Outlook?!
אז זהו – כאן מתגלה אולי החסרון המשמעותי היחיד של ה- Workspace, והוא חוסר הקישוריות ל- Outlook. למוצר יש ממשק משלו (למעשה שניים – אחד זה ה- Launchbar המרכז את כל ה- WS הקיימים שלך, והשני זה הממשק של ה- WS הספציפי שבחרת ובו המסמכים וכו’ – ראו בהמשך לגבי הצד “המכוער” של WS…) – וכמוצר עצמאי הוא לא מחובר ל- Outlook בשום דרך וצורה, למרות שהקונספט זהה – בייחוד אם זוכרים את הקישוריות שהיתה ל- Outlook 2007 בה ניתן היה לראות מסמכי SP בתוך ספריות Outlook.
ומכאן מופנית שאלה נוקבת וגלויה אל מפתחי המוצר (שמקפידים – כפי שנמסר לי – לקרוא בדבקות את הבלוג הזה ע”י Google Translate):
כבר עשיתם ממשק Explorer-like, כבר פיתחתם שירותים שמאפשרים ביצוע פעולות מול ה- API של המסמכים ב- SP – מה היה חסר שתכניסו את כל הדבר הזה אל תוך ה- Outlook?!
התשובה היא ככל הנראה – כדי לתת “מרחב מחיה” למוצרי צד ג’ שונים ומשונים, שהמעניין שבהם הוא לדעתי Harmon.ie, ועליו ארחיב בפוסט הבא.
והמכוער…
יש שני דברים קצת מרגיזים שהופכים את העבודה ללא-נעימה לטעמי לפחות:
- הפונטים – פשוט קטנים מדי, ולא ניתן לשנות זאת (ראו בצילומי מסך איך נראית רשימת המסמכים – ותחשבו שיש לכם עשרות מסמכים בספרייה)
- ה- Launchbar – כאמור לעיל, יש למוצר למעשה שני ממשקים: כשפותחים אותו קופץ מין מסך צף בשם Launchbar, שכל תפקידו בחיים הוא להציג את ה- WS שאתה מחובר עליהם. רק כשאתה לוחץ על אחד מהם עולה הממשק של ה- WS עצמו. ואני שואל – למה? מה תורם המסכון הצף הזה? התשובה – כלום. אפילו תפריט ה- File של שניהם זהה. בטח פיתחו את זה שני צוותים שלא ידעו אחד על השני ולא היה נעים לזרוק את זה לפח…
ולסיום – קריקטורה שלא קשורה לפוסט, חוץ מהשם:
