הגדרת סדרן התוכן (Content Organizer) – חלק 1

בהמשך לפוסט המבוא על ניהול מסמכים ב- SP2010, הגיע הזמן להתחיל לצלול פנימה.

אז החידוש הראשון שקיים ב- SP2010 הוא תכונה חדשה בעלת השם הגברי והמסוקס "סדרן התוכן" (Content Organizer), שתפקידו לנתב מסמכים שהועלו ע"י המשתמשים אל ספריות או אתרים אחרים, לפי מה שהוגדר לו. כך ניתן להבטיח כי מסמכים שעונים על תנאים מסויימים יאוחסנו במקומות ייעודיים, כאשר למשתמש יש ספרייה מרכזית אחת באתר להעלאת מסמכים (אגב, מי שזוכר, ב- MOSS 2007 היתה יכולת דומה במרכז הרשומות – Record Center – שנקראה content routing):

תכל'ס, הסדרן הנחמד עושה את הדברים הבאים:

יוצר ספרייה באתר בשם "ספריית שחרור" (Drop-off Library) – לספרייה זו יש להעלות מסמכים כדי לנתבם הלאה
מוסיף שני קישורי ניהול חדשים בדף הגדרות האתר – קישור אחד להגדרות הסדרן וקישור אחד ליצירת כללי ניתוב
אחת ל-X זמן מופעל timer job שבודק את הספרייה ומנתב הלאה מסמכים שנמצאים בה, עפ"י כללי הניתוב

אז יאללה לעבודה – רק הערה קצרה: בחלק מצילומי המסך סימנתי את שם המשתמש המחובר SP2010_Owner, שהינו בעלים של האתר, כדי להדגיש שבסדרן התוכן לא נדרש להיות מנהל חווה, אך בהגדרות "שעון העצר" כן נדרש ניהול חווה.

הפעלת סדרן התוכן

תחת הגדרות אתר>>תכונות אתר (לא תכונות אוסף אתרים) יש להפעיל את התכונה הבאה:
הפעלת התכונה יוצרת מייד ספרייה חדשה בשם "ספריית שחרור":

וכמו-כן יוצרת שני קישורי ניהול חדשים בהגדרות האתר:

הגדרות סדרן התוכן
עכשיו ניגש ל"הגדרות סדרן התוכן" (הקישור הראשון) – כאמור לעיל, הסדרן מופעל עפ"י כללים שמנתבים מסמכים לספריות מסמכים ייעודיות:

* "ניתוב מחדש…" - גורם לכך שאם משתמש מנסה להעלות מסמך ישירות לספרייה המשמשת כ"יעד ניתוב" של הסדרן, המסמך יועלה למעשה ל"ספריית השחרור", ומשם ינותב בהתאם לכללים (ייתכן בהחלט מצב בו יהיה כלל נוסף בסדרן שינתב את המסמך לספרייה אחרת מזו שהתכוון המשתמש!)
* "שליחה לאתר אחר" - מאפשר ניתוב מסמך לספריית מסמכים באתר אחר, ע"י שימוש במנגנון ה"שליחה אל" (Send To Connection - ראו בפוסט הבא). ברירת המחדל של הסדרן היא לאפשר ניתוב רק באתר הנוכחי (אפילו לא בתת-אתרים, לצערנו).
* "חלוקת תיקיות למחיצות" - יצירה אוט' של תת-תיקיות בספריות הניתוב עפ"י כמות הפריטים
* "שליחות כפולות" – קביעה מה לעשות במצב בו מנותבים שני מסמכים זהים לאותה ספרייה – האם להעלות אותם כגירסה נוספת (ברירת מחדל) או לשמור כקובץ חדש עם תווים נוספים בשם הקובץ.
(יש עוד הגדרה שלא מצולמת כאן – שמירת פרטי מקור – לדעתי לא רלוונטי ואפשר להשאיר כמו שזה)

כללי סדרן התוכן
ועכשיו ניגש סוף סוף להגדיר כלל ניתוב - לחיצה על הקישור השני בדף ההגדרות שהוצג לעיל תוביל אותנו לרשימה חדשה "כללי סדרן התוכן" (שנוספה גם היא, שכחתי לציין קודם) - הוספת פריט לרשימה זו משמעה למעשה הגדרת כלל ניתוב חדש:

* "מצב ועדיפות של כלל" – במקרה וישנם כמה כללים בסדרן, ייתכן מצב שמסמך אחד יענה על כמה מהם – העדיפות תקבע מי מהם יחול עליו.
* "סוג התוכן של השליחה" – זה אחד החסרונות (לדעתי) של הסדרן – הקריטריון הראשי והמחייב של הניתוב הינו סוג התוכן. יש לכך 2 השלכות: א) מסמך ללא סוג תוכן לא יוכל להתנתב. 2) במקרה ונרצה לנתב כמה סוגי מסמכים לאותה ספרייה נידרש ליצור מספר כללים, אחד עבור כל סוג תוכן. לגבי שמות חלופיים וכו' – בהמשך.
* "תנאים" – זהו לב-ליבו של הסדרן: כאן ניתן להגדיר תנאים עפ"י מאפיינים (המאפיינים מסוננים בהתאם לסוג התוכן שנבחר קודם). שימו לב בצילום מסך לשדה "ערך" – במקרה זה בחרתי שדה מסוג מטה-דאטה היררכי (עץ) – הפקד הקטן משמאל מאפשר לבחור את הערך מתוך העץ (נפתח בחלון נפרד) – חידוש משמעותי לעומת תיבות הטקסט הפשוטות ב- 2007!

להלן המשך המסך -

* "מיקום יעד" – כאן יש לבחור את ספריית המסמכים אליה ינותבו המסמכים העונים לכלל שהגדרנו. ספריית המסמכים הזו חייבת לכלול את סוג התוכן הנבחר ("מסמך רשמי") ולכן לכו להגדרות המתקדמות שלה, אפשרו סוגי תוכן והוסיפו את סוג התוכן הרצוי.

לגבי הנושא של Send To Connection (מנגנון ה"שליחה אל" ) – ראו בפוסט הבא, הרעיון הוא שכפתור ה"עיון…" מאפשר לבחור ספריית מסמכים באתר הנוכחי ובו בלבד (אפילו תתי-אתרים לא מתאפשרים, גם אם תפעילו שם את סדרן התוכן!), ומנגנון ה"שליחה אל" מאפשר לבחור גם אתר אחר.

שמירת מסמך
לאחר הגדרת הכלל, נעלה מסמך אל ספריית השחרור, ונבחר עבורו את סוג התוכן "מסמך רשמי" – שימו לב להערה המודגשת בצהוב:

חושבים שסיימתם? עדיין לא… מאחורי ניתוב המסמך עומד שירות בשם Content Organizer Processing, והשירות מוגדר לפעול כברירת מחדל פעם ביום… כדי לא לקטוע את הרצף, ראו בנספחון למטה איך לשנות את ההגדרה שלו.
בהנחה והשירות מופעל כפי שצריך, נקבל הודעה שהמסמך הועבר אחר כבוד למקומו הראוי לו, אל הספרייה שבחרנו: