Harmon.ie - תוסף חובה ל- Outlook 2007-2010

הם אולי לא הראשונים, אבל לדעתי הם הכי טובים (ובחינם!) – מוצר חינמי חדש בשם Harmon.ie של חברת Mainsoft מכניס לנו את ה- SharePoint אל תוך ה- Outlook בצורה נקייה, חלקה ומלאת פונקציונליות. זאת בניגוד ל- SharePoint Workspace 2010, שמסיבותיו-הוא לא מאפשר את זה (ראו בפוסט הקודם).

מה זה עושה?

לאחר ההתקנה נוסף לכם סרגל Outlook (כמו Reading pane וכו’) שמאפשר לכם להתחבר לאתרי SharePoint שלכם ברשת, והוא מציג את תוכן האתר בסרגל:

1. סרגל פעולות – יצירת מסמך\תיקייה, העלאת מסמך, חיפוש, בחירת תצוגה ועוד
2. רשימת האתרים הזמינים + אפשרות להוסיף עוד
3. תוכן האתר (במקרה זה ספריית מסמכים)
4. תפריט פעולות על מסמך – כולל ניהול גרסאות

אינטגרציה עם הדוא”ל – Workspace, לתשומת ליבך!

החידוש הגדול הוא היכולת הבסיסית כל-כך לכתוב מייל ולצרף אליו מסמך או כקישור או כצרופה – כל מה שצריך לעשות הוא לגרור את המסמך פנימה (ואז הוא מצורף כקישור), או ללחוץ alt ואז לגרור פנימה (ואז הוא מצורף כצרופה):

ולא זו בלבד – ניתן להגדיר (במסך ההגדרות הייעודי של המוצר, שמתחבא בצ’ופצ’יק הקטן בקצה הטאב ב- Ribbon) כי בכל פעם ששולחים דוא”ל עם צרופה, יוקפץ מסך המציע לשולח לשמור את הצרופה ב- SharePoint – דרך מצויינת לאגור מידע (ונפח דיסק, אבל מי סופר…) אל תוך ה-SP ולהגביר את השימוש בו:

דרישות תוכנה – גם 2007 נתמך, ואפילו XP Pro

המוצר עובד גם מול MOSS 2007 או WSS 3.0, ובצד הלקוח מספיק Windows XP Pro (גם Vista נתמכת, אגב, אבל מי משתמש בזה?…)

למוצר יש גירסת Enterprise שעושה עוד כמה דברים, אבל מנקודת המבט שלי כמשתמש פשוט – יותר מזה אני לא צריך.

מה אין בו?

במילה אחת – Offline. המוצר עובד רק כשאתה מחובר לרשת, מה לעשות. וזה כמובן היתרון הגדול של ה- Workspace, ולמעשה הסיבה העיקרית להשתמש ב- WS.

הערת אזהרה

לעיתים נדירות נראה שה- Outlook “קופא”  או נתקע, כנראה באשמת המוצר. צריך כמובן להשתפשף עליו עוד קצת, אבל גם אם כן – זה שווה את זה.

SharePoint Workspace 2010 – הטוב, הרע והמכוער

SharePoint Workspace 2010 הוא כנראה התשובה למי שניסה להבין מה זה Groove ולא הצליח עד היום…

המוצר הזה (ראו כאן סקירה יפה בעברית כולל צילומי מסך וראו כאן סיכום יכולות טכני יותר באנגלית) מהווה חלק מחבילת מוצרי Office Proffesional Plus (כן, זה לא נמצא ב- Standard או ב- Pro הרגילים), והוא מאפשר לך להסתנכרן עם אתר SharePoint ישירות מתוך ממשק ה- Ribbon של ספריות או רשימות באתר – והכוונה לסינכרון דו-צדדי (קריאה + כתיבה):

אגב, ניתן למנוע את אפשרות הסינכרון של ספרייה מסויימת, ע”י שינוי הגדרת ברירת המחדל, תחת “הגדרות מתקדמות”:

אז הנה בקצרה, “הטוב, הרע והמכוער” של המוצר החדש:

הטוב – SharePoint במרחק קליק אחד

בגדול, ה- Workspace מספק שתי יכולות חשובות לעומת העבודה עם SharePoint ישירות:

1. עבודה ב- Offline – ניתן להוריד אתר SharePoint שלם - כולל רשימות (!) - לכונן המקומי שלך ולעבוד על המסמכים ישירות מממשק ה- Workspace – כשמתחברים מחדש מתבצע סינכרון “שקוף” מאחורי הקלעים:
   
   
   המסמכים מאוחסנים ב”תיקייה” המופיעה תחת פרופיל המשתמש במחשב (כמו My Documents) – ניתן למשל לבצע חיפוש ישירות מהמחשב על מסמכי WS + לבצע שמירה של מסמכים ישירות ל- WS בלי להיות מחוברים:
   
   
   
2. ממשק “אקספלוררי” ל-SP – אפשר לבצע drag & drop של מסמכים מתיקיות מקומיות ואפילו מתוך מיילים אל ה- Workspace ובכיוון ההפוך + לבצע פעולות בקליק ימני על מסמך:
   

הטוב (2) - סוף סוף אפשר לגרור מסמך למייל בקלות!

הנה לדוגמה אחת הפעולות הנפוצות והמתבקשות, שבלי ה- WS היו לוקחות דקה או שתיים ועכשיו לוקחות שנייה או שתיים – הכוונה לפעולה של העלאת מסמך אל ה- SharePoint ואז צירופו למייל. בממשק החדש, פשוט: 1) גוררים מסמך אל סביבת ה- WS, ואז 2) גוררים אותו אל המייל:

פשוט, נכון?

הרע - למה לא בתוך ה- Outlook?!

אז זהו – כאן מתגלה אולי החסרון המשמעותי היחיד של ה- Workspace, והוא חוסר הקישוריות ל- Outlook. למוצר יש ממשק משלו (למעשה שניים – אחד זה ה- Launchbar המרכז את כל ה- WS הקיימים שלך, והשני זה הממשק של ה- WS הספציפי שבחרת ובו המסמכים וכו’ – ראו בהמשך לגבי הצד “המכוער” של WS…) – וכמוצר עצמאי הוא לא מחובר ל- Outlook בשום דרך וצורה, למרות שהקונספט זהה – בייחוד אם זוכרים את הקישוריות שהיתה ל- Outlook 2007 בה ניתן היה לראות מסמכי SP בתוך ספריות Outlook.

ומכאן מופנית שאלה נוקבת וגלויה אל מפתחי המוצר (שמקפידים – כפי שנמסר לי – לקרוא בדבקות את הבלוג הזה ע”י Google Translate):

כבר עשיתם ממשק Explorer-like, כבר פיתחתם שירותים שמאפשרים ביצוע פעולות מול ה- API של המסמכים ב- SP – מה היה חסר שתכניסו את כל הדבר הזה אל תוך ה- Outlook?!

התשובה היא ככל הנראה – כדי לתת “מרחב מחיה” למוצרי צד ג’ שונים ומשונים, שהמעניין שבהם הוא לדעתי Harmon.ie, ועליו ארחיב בפוסט הבא.

והמכוער…

יש שני דברים קצת מרגיזים שהופכים את העבודה ללא-נעימה לטעמי לפחות:

1. הפונטים – פשוט קטנים מדי, ולא ניתן לשנות זאת (ראו בצילומי מסך איך נראית רשימת המסמכים – ותחשבו שיש לכם עשרות מסמכים בספרייה)
2. ה- Launchbar – כאמור לעיל, יש למוצר למעשה שני ממשקים: כשפותחים אותו קופץ מין מסך צף בשם Launchbar, שכל תפקידו בחיים הוא להציג את ה- WS שאתה מחובר עליהם. רק כשאתה לוחץ על אחד מהם עולה הממשק של ה- WS עצמו. ואני שואל – למה? מה תורם המסכון הצף הזה? התשובה – כלום. אפילו תפריט ה- File של שניהם זהה. בטח פיתחו את זה שני צוותים שלא ידעו אחד על השני ולא היה נעים לזרוק את זה לפח…

ולסיום – קריקטורה שלא קשורה לפוסט, חוץ מהשם:

SharePoint Designer 2010 – סיור היכרות

[עודכן – 28.11.10]
המהפכה האמיתית בהשקת SharePoint 2010 הוא לא מוצר השרת, לדעתי, אלא דווקא ה- SharePoint Designer 2010 (להלן SPD), שיהיה חינמי להורדה כמו אחיו ה- SPD 2007.

ההימור שלי הוא שה- SPD יהפוך למוצר המנצח בהשקה וירכז סביבו לא מעט תשומת לב, לפחות מהסיבות הבאות:

שלושה דברים לפני שמתחילים לעבוד

כדי לחסוך לכם את הזמן שלקח לי לעלות על זה, יש שני דברים שכדאי מאוד לעשות לפני שמתחילים לעבוד, ועוד משהו אחד שחשוב לעשות כמנהלי אוסף אתרים:

1. כדי לראות את עץ התיקיות והקבצים כמו שהיינו רגילים ב- SPD 2007, יש ללחוץ על תיקיית All files בסרגל השמאלי.
   
   
   
2. כדי לראות את תיקיות הניהול כגון Catalogs – המוסתרות משום מה כברירת מחדל – יש לגשת לתפריט File ב- Ribbon, לבחור Options, במסך שייפתח ללחוץ על Application Options ובמסך שייפתח לסמן בצ'קבוקס Show catalog lists:
   
   
   
3. [עודכן – 28.11.10]
   
   הגדרת גישה ליכולות ה- SharePoint Designer – חידוש חשוב ב- 2010 הוא היכולת לקבוע איזה סוג גישה תהיה למעצבים ומנהלי אתרים עבור SPD.
   אם נלך להגדרות האתר >> הגדרות SharePoint Designer, נראה את המסך הבא:
   
   

שימו לב לאפשרות האחרונה – זה מה שמאפשר את סעיפים 1 + 2 לעיל!
אגב, מסך זהה קיים גם ברמת ה- Central Admin, תחת הדף:
/_admin/SharePointDesignerAdmin.aspx, אלא שהוא ברמת כל ה- Web Application ומגדיר הרשאות עבור מנהלי אוספי אתרים, ולא ברמה של מנהלי אתרים ומעצבים (להבדל בין מנהל אוסף אתרים למנהל אתרים – ראו כאן).

זהו, עכשיו אפשר להתחיל לעבוד.

אהה, עוד שני דברים קטנים…

עם כל החידוש והממשק וכו', יש ל-SPD 2010 שני חסרונות עיקריים, והאמת שקצת מעצבנים:

• SPD 2010 לא יתמוך ב- MOSS 2007 (ובעברית: NO backward compatibility)

המשמעות – אם משתמש אחד עובד מול שתי סביבות, 2007 ו- 2010 (ומן הסתם זה יהיה המצב ברוב הארגונים), הוא יידרש לשני SPD-ים בעלי ממשק שונה ויכולות שונות. כמובן ש-SPD 2007 לא יתמוך מצידו ב- SP 2010, עין תחת עין…

• SPD 2010 לא יאפשר פיתוח רכיבי web ללא חיבור לשרת SharePoint (ובעברית: Sharepoint-ONLY-Designer)

המשמעות – אם סתם בא לכם לכתוב קצת html לא תוכלו לעשות זאת בלי שה- SPD שלכם יהיה מחובר לשרת SP 2010. צוות המוצר טוען שלשם כך קיים המוצר Expression Web – מדענים עדיין מחפשים עדויות לקיומו של מוצר כזה…

לנאום הסנגוריה של צוות המוצר ראו כאן לקראת הסוף, בפיסקה "A Few Limitations to Call Out"

<< חזרה לטבלת החידושים ב- SharePoint 2010

עבודה בו-זמנית על מסמך - Word 2010 ו- SharePoint 2010

מייד כשהוא נפתח מתקבלת אינדיקציה כי מישהו כרגע עורך אותו:

לחיצה על האייקון מגלה מי ומי בעורכים:

ושימו לב לזה – בתפריט הניווט בצד, ניתן לראות Online היכן מתבצעות עריכות:

וזה כנראה השיא – מקטעים נעולים לעריכה בתוך המסמך עצמו:

כמובן ש- Word מודיע לך כאשר התבצע שינוי תוך כדי שאתה עורך:

וכל שנותר לך לעשות הוא לבצע Update וכלל השינויים נכנסים למסמך, כולל שלך:

עוד סיבה למה אני אוהב את Office 2010…

Officionado - סרטון למבצע כרטיס חינם לטק-אד - Buleria Por Office 2010

וואו, כלכ כך הרבה זמן לא כתבתי!... אבל לפחות עשיתי סרטון מ-ד-א-י-ם למבצע כרטיס טיסה חינם לטק-אד!

הסרטון נעשה כמובן ע"י PowerPoint 2010, והוא מספר את סיפורו של... טוב, כל מי שיראה ויזדהה, יבין.

המוסיקה מבוססת על Buleria נפלאה של Paco de Lucia (לא שמעתם? רוצו לשמוע!)

לצורך העלאת הסרטון נאלצתי לפתוח חשבון בספר הפאות (פייסבוק) - אז תיכנסו לכאן - http://www.facebook.com/office2010Israel ותעשו Like, או כל פעולה מטופשת אחרת שהפייסבוק הזה מסית אותכם לעשות כל הזמן...

העליתי גם ליוטיוב, שם האיכות יותר טובה, ואפשר אפילו להבין מה הסרטון רוצה - תיהנו!

SharePoint 2010 - הרשאות

בתחום ההרשאות יש ל-SP2010 בשורה טובה ובשורה רעה:

• הבשורה הטובה היא שלא השתנה הרבה מאז MOSS 2007
• והבשרה הרעה היא שלא השתנה הרבה מאז MOSS 2007...

כלפי מה הדברים אמורים? המבנה הכללי של ההרשאות ושיטת העבודה וההגדרות נשארו כשהיו - ואם חשקה נפשכם בתרשים מפורט, תמצאו אותו כאן, בפוסט שכתבתי עוד כש- MOSS היה שמי האמצעי. זה מאוד מקל על מי שכבר התרגל לשיטה, אבל קצת מעיק כשצריך לנהל הרשאות של מאות\אלפי משתמשים במספר רמות, כאשר יש "שבירות" בהורשת ההרשאות בין האתרים והספריות ושאר הצרות הידועות לכל מי שהטמיע מערכת ניהול מסמכים כלשהי.

בכל אופן נוסף משהו נחמד ויעיל - האפשרות לראות איזה הרשאות יש למשתמש או קבוצה מסויימים ברחבי ה-SharePoint - כדי להפעיל את הבדיקה, ניכנס לניהול משתמשים וקבוצות בהגדרות האתר, ונלחץ על "בדוק הרשאות":

התוצאה היא המסך הבא שמגלה לנו אילו הרשאות קיבל המשתמש SP_Owner ומאילו קבוצות SP הוא קיבל אותן:

מנהל אתר לעומת בעלי אתר

אם כבר אנחנו בנושאי הרשאות, יצרתי שני צילומי מסך שעזרו לי (ומקווה שגם יעזרו לכם) להבין מה בדיוק ההבדל בין הרשאות "מנהל אוסף אתרים" (Site Administrator) - זה שנקבע ברמת הניהול המרכזי, לבין "בעלי אתר" (Site Owner), שנקבע ברמת אוסף האתרים עצמו:

בעלי אתר:

מנהל אתר (ההבדלים ממוסגרים באדום):

דרוש מפתח SharePoint - והפרס הגדול: עבודה איתי!...

בפוסט הקודם דיברתי על חיפוש עבודה, והנה מסתבר שאנחנו (=החברה בה אני עובד, זו שמתחרזת עם אסטריקס...) צריכים מפתחי SharePoint (גם 2007 וגם 2010) למספר פרוייקטים שאושרו לאחרונה - ונראה לי שבין עשרות מיליוני הקוראים של הבלוג יש סיכוי שנמצא מישהו מתאים.

הדרישות פשוטות - ידע בפיתוח ב- SharePoint + כשנתיים נסיון. לאלו מכם שעובדים בשביל כסף, יש כמובן תגמולים חומריים למצטרפים אבל כמובן שהתגמול המשמעותי יהיה הזכות לעבוד איתי... :) אבל לא רק איתי, אלא עם כמה צוותי פיתוח מבריקים שיושבים כאן, שמתמחים גם ב- .net וגם ב-SharePoint, ובנוסף עם ארכיטקט תוכנה ואדמו"ר SharePoint בזכות עצמו ששמו מזכיר ספר מפורסם מאוד של ריצ'ארד באך.

אז אם אתם בעניין - צרו קשר!

לך חפש - על WP החיפוש החדשים ב- SP2010

דף החיפוש החדש

דף החיפוש החדש הולך בעקבות Bing (איזשהו מנוע חיפוש נידח, של אותה חברה שמייצרת את SharePoint…) למעט תמונת הרקע המיותרת:

אלא שחוץ ממסך החיפוש המתקדם (Advanced), נוסף גם מסך של העדפות (Preferences) – שוב, בדומה למנועי חיפוש אחרים, אם כי בתחום הפורטלים הארגוניים הבחירה בשפות חיפוש וכדומה לא נראית כעונה על צורך אמיתי – אבל אולי באתרי אינטרנט, מי יודע… חוץ משפות, ניתן לבחור האם להציג הצעות חיפוש או לא. נו, שויין… אז ככה זה נראה:

דף תוצאות החיפוש

כאן החידושים מרעננים הרבה יותר – סוף סוף יש מסנני חיפוש מובנים בצד הדף, מה שהיה נקרא Faceted Search (ודרש התקנת תוסף צד ג' שנראה די מזעזע ולא נוח להפעלה) – עכשיו זה נקרא Refinement Web Part והוא נראה ככה:

אז אלו הדפים, עכשיו נראה מה נמצא מאחורי הקלעים:

ארסנל WP החיפוש

מסנני חיפוש - Refinement Web Part

חיפוש מבוזר – Federated Search

<< חזרה לטבלת החידושים ב- SharePoint 2010

הרב קוק מוציא ספר חדש…

(משהו שונה מ- SharePoint ברשותכם)

לפני כחודש חלה סנסציה בעולם היהודי-תורני: פורסם כתב יד "נעלם" של הרב קוק בכבודו ובעצמו, בשם "לנבוכי הדור". מה, לא שמעתם?! טוב, מה לעשות, זה התנגש עם תחילת המונדיאל… אבל העולם הדתי סוער מאז הפרסום, לא רק בשל התוכן הנועז של הספר, אלא גם בשל אופן פרסומו המחתרתי (ראו בהמשך)  – כדי להמחיש את גודל השעה, תחשבו שפתאום היה מופץ במייל כתב-יד של איינשטיין למשל, בו היה נחשף יחסו האוהד של המדען הדגול לחסידות, או לחלופין ספר של הרצל בו היה מתגלה שהוא תומך נלהב של החלת המשפט העברי במדינת היהודים…

האמת שכבר לפני כחודש, זכיתי לכתוב על הספר ערך בוויקיפדיה (תחת שם העט "אברם העברי") והרוצה להחכים ולקבל קישורים למקורות נוספים מוזמן לעיין שם, אבל חשבתי לנכון להציג קצת על הספר גם כאן – וכאמור, החידוש הוא גם בתוכן וגם בצורת הפרסום.

תוכן הספר

בשורה התחתונה, הספר מהווה סנסציה בתחום המחשבה היהודית המודרנית, ומכיל רעיונות נועזים שעד כה לא פורסמו בצורה מפורשת בשום ספר אחר של הרב קוק, ולמען האמת – גם לא בשום ספר של הוגה דיעות יהודי אחר. הרב קוק מתמודד עם כל הטענות של דור ההשכלה שבימיו, ומאריך להסביר שגם אם נקבל את הממצאים המדעיים ואת הרעיונות הפילוסופיים החדשים והכפרניים לכאורה – הרי שאין בהם כדי לפגוע ולו במשהו באמונת ישראל האמיתית (=לא זו השטחית המקובלת). כחלק מדבריו הוא כותב למשל שאין כל סתירה בין התורה (העוסקת ב"למה") לבין המדע (העוסק ב"איך"), לא מבחינת גיל העולם ואף לא מבחינת תורת האבולוציה (אותה הרב קוק אף רואה בחיוב, שכן הרגילה את האנשים  לחשוב במושגים של התפתחות והשתלשלות, שהם רעיונות מרכזיים בתורת הקבלה), הוא מדגיש מאוד את הצד המוסרי שבתורה ואף מפרש לפיו את מעשה עץ הדעת, והוא מרחיב להסביר כי קבלת התורה נעשתה ע"י עם ישראל ולכן יותר משעם ישראל תלוי בתורה, התורה תלויה בו ובכוח חכמי האומה לדרוש את התורה כך שתתאים לצרכי הדור, ועוד ועוד.

צורת הפרסום

הספר "פורסם" כאמור לפני כחודש, כקובץ PDF (ללא ציון שם המהדיר/מו"ל) שנשלח במייל ל"מקורבים", ומשם התפשט הלאה. אלא שממש לפני שבוע+ יצא הספר באופן רשמי ע"י מוסד הנקרא "מכון הרצי"ה", כחלק מהספר "פנקסי הראי"ה חלק ב" (שמכיל עוד ליקוטים מכתב יד של הרב קוק) – אלא ששם צונזרו קטעים רבים שהיו בכתב היד המקורי ומופיעים בגירסת ה- PDF ה"מחתרתית".

למה צונזרו? כי מסתבר שהרב קוק, ה' ישמור, כתב שם דברים שהציבור הרחב כנראה עוד לא בשל לעכל (אחרי 100+ שנה מאז כתיבתם!) ולכן נדרש לבצע ביאור (ביעור?…) מעמיק ורק אז (אי-שם לקראת שנת תרפפפ"ו* או ביאת המשיח, מי שיבוא קודם) תשוחרר את הגירסה המלאה… (הערה – רוב מוחלט של כתבי הרב קוק לא נכתבו על ידו כספרים, אלא כדברים שרשם לעצמו ובניו/תלמידיו ערכו והוציאו לאור – למעט כתב היד הזה, שנכתב מראש כספר, אלא שהרב קוק לא טרח להוציאו לאור מסיבותיו-שלו).

*הערה קטנה לסדר – הביטוי המקורי היה "שנת תרפפ"ו" (2*פ) אלא ששנה זו היא שנת תשס"ו, הלא היא 2006, אותה עברנו כבר. לכן יש לומר מעתה תרפפפ"ו (3*פ), הלא היא שנת תתמ"ו או 2086 למניינם…

טוב, אני מניח שקהל קוראי הבלוגייה של מייקרוסופט יוכל לעמוד בהלם הרוחני מקריאת רעיונותיו של הרב קוק, אז אני ממליץ שוב על קריאת הערך  ומי שרוצה להעמיק – מוזמן גם לקרוא את הספר בגירסה "המחתרתית" המלאה (לכו על פרק ה', זה מספיק להבהרת הרעיון) - ועדיין קשה להימנע מלחשוב מה היה קורה אילו פורסם הספר בזמן כתיבתו (ראשית המאה ה- 20) - אולי במקום מלחמות דת-מדע-תורה-מוסר בלתי פוסקות, היה מצליח להתגבש בסיס רחב להסכמה בין הזרמים הדתיים והחילוניים דאז, ואולי הרבה מאוד ויכוחי סרק עקרים (שמפרנסים עד היום את הטוקבקים לכל ידיעה במדור יהדות) היו מפנים אנרגיה לאתגרים החשובים באמת שעמדו - ועומדים - בפני העם המיוחד שלנו.

הרב קוק ועולם המחשבים

כדי לסיים במשהו קליל יותר, תרשו לי לנצל את הבמה הזו לפרסם את המצגת הבאה, המציגה את עמדתו של הרב (דנטלס)קוק לגבי עולם המיחשוב:

למען הסר ספק, מדובר בפארודיה מבריקה שכתב אחי המוכשר (אני אחראי על העיצוב הגרפי בלבד), ורק מי שקרא מכתבי הרב קוק יוכל להעריך את גאונותה, אבל גם מי שלא – נראה לי שייהנה :)

הגדרת מזהה מסמך (Document ID)

המדובר בתכונה חדשה ב- SP2010 הנקראת "מזהה מסמך", או בלשון משרדית פשוטה – סימוכין רץ. SP2010 יודע מעכשיו לתת מזהה חד-חד-ערכי לכל מסמך ברמת אוסף האתרים, כאשר המזהה מורכב מקידומת (ג'יבריש כלשהו כברירת מחדל) + מספר רץ בסדר עולה.

למה זה טוב? להרבה דברים, למשל כך נראה דף הבית של אתר מתבנית "מרכז מסמכים" – שימו לב לתיבת החיפוש עפ"י מזהה מסמך – מאוד נוח:

OK, אז איך מפעילים את זה?

בניגוד להגדרות סדרן התוכן, כאן לא נדרשות יכולות אנליטיות של מדען גרעין וסבלנות של נזיר בודהיסטי - העסק הרבה יותר פשוט, ודורש "רק" 3 פעולות:

1. הפעלת תכונת "מזהה מסמכים"

אני מניח שהתמונה להלן מדברת בעד עצמה – שימו לב שמדובר על תכונות אוסף האתרים ולא תכונות האתר ולכן נדרשות הרשאות מתאימות:

2. הגדרת מזהה המסמכים

כעת נצעד מעדנות אל עבר הגדרות ניהול אוסף האתרים, נלחץ על "הגדרות מזהה מסמך" ובמסך שיפתח נסמן את "הקצה מזהי מסמכים" ונאשר. שימו לב להערה באדום – תטופל בשלב הבא:

3. הפעלה מיידית של שירות מזהה המסמכים

ההערה באדום לעיל מרמזת לנו באלגנטיות כי שירות הקצאת מזהה המסמכים לא עובד מתי שבא לנו – יש לו Timer Job משלו!

לכן ניגש להגדרות ה- Monitoring בניהול המרכזי ונבחר ב- Review Timer Jobs:

במסך הבא נחפש את Document Id Assignment Job ונלחץ עליו – עכשיו נוכל להגדיר שהשירות יפעל כל X דקות/שעות (במקום אחת ליום), או שנוכל לבחור באפשרות Run Now שאמורה להפעיל אותו מיידית:

למה כתבתי "אמורה"? כי אצלי זה לא עבד… הפעלתי Run Now, הגדרתי שיפעל כל דקה וכלום לא קרה (למרות שה- Job Status הראה Succeeded!). טוב, אולי פספסתי משהו, בכל מקרה לאחר יום זה כן עבד והנה אותו מסך שהראיתי קודם, אלא שהפעם ההערה האדומה נעלמה:

ואם נלך לספריית מסמכים כלשהי באתר שלנו, נגלה שנוספה עמודת "מזהה מסמך" עם איזשהו ג'יבריש + מספר סידורי רץ:

ולפני סיום - שינוי המזהה

אם הג'יבריש המהווה ברירת מחדל לא מוצא חן בעיניכם, אפשר להגדיר כל קידומת שרוצים – חוזרים למסך הגדרות מזהה המסמך ומקלידים את הטקסט הרצוי (אגב, בסוף הוא יופיע תמיד ב- capital letters, לא משנה איך רשמתם) – לדוגמה "Official". ויש אפשרות כמובן לבחור הפעלה רטרו' על המסמכים שכבר קיימים באתר:

ולאחר שנחכה עוד יום (שוב ה- Timer Job התעלם מה- Run Now), הנה אותה ספריית מסמכים, בשינוי הנדרש:

זהו להפעם, ויהי רצון שכשם שזכינו לחזות בסיום כל הגדרות ניהול המסמכים כן נזכה לחזות בביאת המשיח ו/או בנצחון ארגנטינה במונדיאל, כמוקדם מבין השניים, אמן כן יהי רצון!

<< חזרה לטבלת החידושים ב- SharePoint 2010

SharePoint 2010 Master Page – מה השתנה

אחת הסיבות העיקריות לחוסר שביעות הרצון מהעיצובים המובנים ב- MOSS היתה "תחכום היתר" שלהן – מלא טבלאות מקוננות, תמונות רקע ו- gradiants, וכמובן ערכות הנושא (Themes) ששינוי שלהן דרש התערבות בקבצים בשרת ועוד ועוד (אגב – ראו כאן את האתר היפה ביותר לדעתי שמבוסס MOSS 2007 ונאמן למקור).

המראה החדש – הבדל של Night And Day

בגירסת SP2010 לקחו לתשומת לב את הבעיות הללו, ועשו שינוי די משמעותי בכל נושא העיצוב, בעיקר בדגשים הבאים:

• Tableless – אין יותר טבלאות, רק Div-ים. להדיוט HTML כמוני זה אמנם מסבך קצת את החיים (קשה "לראות" איפה הפקד שאתה רוצה יוצא) אבל משיחותיי עם מעצבי-על עולה שלבנות היום אתר עם טבלאות זה כמו לבנות בתים מבוץ מיובש, או לתכנת משחקי תלת-מימד ב-Logo, או… טוב העיקרון ברור – לא עוד טבלאות!
• ערכות נושא ניתנות לשינוי – באמצעות מנגנון ה- Themeing (שגם אליו אגיע מתישהו) ניתן ליצור ערכות נושא בקלות הן מתוך ה-SP והן מ- PowerPoint ולשנות את ערכת הצבעים הכללית. אמנם זה כמובן לא מחליף את המבנה העיצובי ואת תמונות הרקע (אם כי כן מחליף צבעים של תמונות קיימות – יפה!), אבל זה נותן למנהלי האתר יכולת לתת מגוון של עיצובים סבירים ושונים ללא כל מאמץ.
• החלת ה- Master Pages גם על דפי אפליקציה + תיבות דיאלוג – מעכשיו ניתן להחיל את עיצוב ה- MP שלכם *גם על דפי ה- Layouts_ הידועים לשמצה (בתחום העיצוב), שבגירסה הקודמת הושפעו אך ורק מ- application.master שישב בשרת. בנוסף, מאפיין חדש בשם s4-notdlg מגדיר עבור איזורי תוכן (DIV's) לא להופיע בתיבות דיאלוג שנפתחות (למשל דף עריכת מאפיינים וכו') – כך ניתן להשתמש באותו MP הן עבור האתר והן עבור תיבות הדיאלוג, ולקבל מראה שונה כנדרש.

     * החלת MP גם על דפי Layouts נעשית ב- Web App. General Settings:

    

עוד לקח (כנראה) הוא חיסול כל ה- Master Pages הלא שימושיים בעליל שהיו ב- 2007, כגון BlueBand, Orange משהו ועוד… נשארנו עם סה"כ 4 MP הבאים:

• Minimal.Master – היה קיים קודם כ"תוספת" של MSDN, עכשיו זה OOB. מאפשר להתחיל עיצוב MP מאפס, כאשר הקונטרולים המנדטוריים קיימים.
• Default.Master – זה מועתק ישירות מ- 2007, ונועד לשמר את המראה הקודם למי שלא ביצע Visual Upgrade (ראו דוגמה בסוף הפוסט הזה)
• V4.Master – זה למעשה ה-Default.master החדש, עם הכותרת השחורה (כמו ברוב צילומי המסך שעשיתי עד כה).
• NightAndDay.Master – זה ה- MP החדש לאתרי Publishing ובכלל, והנה איך שהוא נראה מהקופסה:

אז האנשים והנשים עדיין מחייכים מסיבה לא ברורה, אבל חוץ מזה כמעט הכל השתנה. כדי להתחיל להבין מה נשתנה, אני אבצע כמה שינויים בסיסיים בדף, שינויים שאני עושה כבר היום בד"כ באתרי MOSS, והפעם הם ישמשו כתירוץ לחפור קצת ב- MP החדש:

שינויים ב- Header

קודם כל מומלץ כמובן להחיל על האתר שלכם את ה- NightAndDay.Master (כמובן שעוד יותר מומלץ להעתיק את הקובץ הנ"ל ולעבוד על קובץ משלכם וכו' – לא טרחתי לעשות את זה כאן):

להלן 5 שינויים בסיסיים שאני הולך לעשות ב- Header של ה- NightAndDay.Master:

1. שינוי הלוגו – פשוט החלפת תמונת רקע במקום Adventure Works  + הגדרת הגובה של כל ה- Header
2. הסתרה של ה"כפתורים החברתיים" החדשים – אני מנצל את ההזדמנות להביע שוב את דעתי בנושא האובר-חברתיות ולהעיף את כפתורי ה "I like it" וה- Tagging – ומתערב איתכם שרוב הארגונים שיטמיעו SP2010 יעשו אותו דבר.
3. כפתור העזרה – קודם כל אני רוצה להזיז אותו לקצה השמאלי למטה, דבר שני – במקום שלחיצה עליו תפתח את מסך העזרה המובנה (שמעולם לא עזר לאף אחד), אני ארצה להפנות לדף עזרה משלנו (יש יכולת חדשה של "ספריית עזרה" באוסף האתרים – אני לא אשתמש בה אלא פשוט אפנה לקישור לדף help.aspx)
4. פקד Welcome - (שמתם לב שביטלו את ה"ברוך הבא"? אולי בגלל הבעיה המגדרית הקשה שזה יצר בעברית…) גם אותו נרצה להזיז לצד שמאל למטה, ליד כפתור העזרה.
5. פעולות אתר – משום מה הפונט שם הוא David וזה ממש צורם (למי שרגיש לפונטים). אני אחליף אותו פשוט ל- Tahoma.

התוצאה הסופית תהיה משהו כזה – לא שינוי דרמטי, אבל מספיק בשביל להבין את העיקרון:

הערה – חלק מהשינויים ידרשו שינוי ב- CSS (קובץ המכיל את הגדרות העיצוב – Classes - של  הרכיבים השונים). בנספח למטה ישנו מדריכון קצר איך להוסיף CSS משלכם ל- Master Page – בדיוק כמו ב- 2007.

ועוד הערה – כאמור לעיל, אני ו-HTML לא מקיימים יחסי קירבה מיוחדים. אז הדוגמאות שיוצגו יהיו פשטניות לאללה, אבל זו הרמה שאני מסוגל להגיע אליה…

1. שינוי הלוגו

הלוגו הוא סה"כ קובץ תמונה בשם  Style library/images/nd_logo.jpg. הדבר היחיד שראוי לציון הוא, שהתמונה היא לבנה, כך שאם תעתיקו אותה לצרכי עריכה (כמו שאני עשיתי), לא תראו כלום… אז שימו אותה על רקע כהה ותראו. כמו-כן גיליתי את הפונט היפה בו השתמשו ליצירת הכיתוב, והוא נקרא Poor Richard (יש דבר כזה!), אז ע"י שימוש ב- PPT ניתן ליצור לוגו דומה-אך-שונה משלכם.

אחרי שיצרתם תמונה, תעלו אותה לספריית ה- images, פתחו את ה- MP (כולל check-out), חפשו ב-MP את התגית "LogoImageUrl" ושנו את שם הקובץ לזה שלכם:

אם זו העריכה הראשונה שאתם מבצעים ב- MP, תקבלו את ההודעה הבאה שמבשרת לכם שה- MP נותק מהתבנית וכו' – Don't Panic! פשוט תאשרו ותמשיכו הלאה בלב בוטח:

ובכדי להגדיל/להקטין את הגובה של כל הרצועה של ה- Header, ניתן להשתמש ב- class בשם site-image-title – שימו לב שלא ניתן לכווץ מדי את הרצועה, אחרת היא מתחילה להתנהג מוזר.

2. הסתרת הכפתורים החברתיים המיותרים

כאן יש משהו מוזר שטרם זכיתי לרדת לעומקו – הכפתורים האלו כלל לא מופיעים ב- MP:

טוב, עד שנבין את זה, נשתמש פשוט ב- CSS – ה- class שאחראי על החבר'ה האלו נקרא ms-mini-socialNotif, וכל שנדרש הוא לפתוח את קובץ ה- CSS החדש שלנו (ראו בנספחון בסוף), ולהוסיף לו את השורה הבאה:

.ms-mini-socialNotif {display:none;}

3+4. כפתור העזרה + פקד Welcome

<div class="s4-trc-container s4-notdlg top-row-elements">

<div id="s4-ribbonrow" class="s4-pr s4-ribbonrowhidetitle">

.s4-help {float:left !important;}

.ms-SPLink, ms-SpLinkButtonInActive, ms-welcomeMenu  {padding-top:10px;}

<a href="BLOCKED SCRIPTTopHelpButtonClick...

<a href="../../Pages/help.aspx"

5. שינוי פונט פעולות אתר

.ms-menu-a {font-family:Tahoma;}

נספחון – הוספת הפנייה ל-CSS מתוך ה- Master Page

1.   הוסיפו קובץ CSS חדש לספרייה כלשהי באתר שלכם (מקובל לשים תחת Style Library):
   
2. שנו את השם של הקובץ החדש למשהו שתזכרו (למשל Dentelski.css)
3. פתחו את ה- Master Page ב- SPD וחפשו את התגית </head> (סוף התגית למעשה) – בשורה שלפני, הוסיפו את ההפנייה הבאה (כמובן תוך החלפת שם הקובץ בסוף ה- href):

<link rel="stylesheet" href="../../Style Library/Dentelski.css" type="text/css"/>

זהו, מעכשיו כל מה שתוסיפו לקובץ ה-CSS ייקרא ע"י הדף אחרי כל CSS אחר שקיים כברירת מחדל, משה שיאפשר לכם "לדרוס" class-ים קיימים, כמו שמודגם למעלה.

<< חזרה לטבלת החידושים ב- SharePoint 2010

הגדרת סדרן התוכן (Content Organizer) – חלק 3

לשם כך ישנו שירות חדש (טוב לא ממש, כמו שתראו) שנקרא Send To Connections, והוא מאפשר העברת/העתקת מסמכים בין אתרים.

הגדרת חיבור "שליחה אל" - Send To Connection

מסתבר שסדרן התוכן סה"כ מנצל יכולת שהיתה קיימת כבר ב- 2007, בשם "שליחה אל" – כשעמדתם על מסמך כלשהו ופתחתם את התפריט, היתה שם אפשרות לשלוח אותו למיקום אחר באתר, כפי שהוגדר עבור אותה ספרייה:

הפעלת השירות

1. טוב, ב- 2007 זה היה ברמת הספרייה, וכאן זה קפץ לרמת החווה כולה. לכן יש לגשת לאתר הניהול המרכזי, תחת General Application Settings >> Configure send to connections:

במסך שייפתח, יש לבחור את השם עבור החיבור (זה מה שיוצג במסך "יצירת כלל חדש" בסדרן התוכן), את ה- URL המבוקש (פשוט כתובת האתר + vti_bin וכו', שזהו למעשה ה- web service של סדרן התוכן), האם לאפשר הפעלה ידנית מתוך תפריט המסמך (כמו ב- 2007) והאם לבצע העתקה או העברה:

2. זהו זה. עכשיו חיזרו בבקשה להגדרות האתר >> כללי סדרן התוכן, ותיצרו כלל חדש. החלק הראשון של המסך זהה לזה הקודם, אבל בחלק השני מתגלה ההבדל:

כפי ששמתם לב, נוסף radio button שמאפשר לבחור למעשה שירות "שליחה אל" כפי שהגדרנו לעיל (בשם OfficialDocs).

העלאת מסמך

3. מעכשיו, כל המסמכים שנעלה לספריית השחרור באתר שלנו (http://win200864 במקרה שלי), ינותבו אוטומטית אל סדרן התוכן של אוסף האתרים החדש (sites/docs/ במקרה שלי):

והנה המסמך ("אלעד.doc") מופיע בספריית המסמכים באתר החדש:

ושלא יהיה הדבר קל בעיניכם – המסמך עבר מסלול ייסורים לא קצר: מסדרן התוכן באתר המקור, דרך סדרן התוכן השני באוסף האתרים החדש ועד לספריית "מסמכים רשמיים", והנה שוב הסכימה שמתארת את כל התהליך:

אז עכשיו זה הסוף?

המממ, כמעט… עוד לא הגדרנו מזהה מסמכים באתר, אבל בואו נשאיר משהו לאחר-כך, OK?…

הגדרת סדרן התוכן (Content Organizer) – חלק 2

בפוסט הקודם הצגתי איך לנתב מסמך מ"ספריית השחרור" (Drop-off Library) לספריית מסמכים כלשהי בתוך האתר. אבל התרחיש שאותו אנחנו רוצים לממש, כפי שהוצג במבוא, הוא ניתוב המסמכים הרשמיים לתת-אתר אחר, ואפילו לאוסף אתרים אחר (כך שיתאפשר למשל לבצע גיבוי נפרד ל- DB שמכיל אותם וכדומה).

כדי לבצע את זה, נדרש להגדיר את הדברים הבאים - ומומלץ לעיין שוב בסכימה הזו כדי לרענן את הזיכרון:

1. פרסום סוג התוכן לאוסף האתרים החדש (אם מדובר בתת-אתר בלבד, צעד זה לא נדרש)
2. הכנת אוסף האתרים החדש (שיוך סוג התוכן שפורסם לספרייה כלשהי + הפעלת סדרן התוכן)
3. הפעלת שירות "שליחה אל" - Send To Connection – זה כבר יעבור לפוסט הבא

פרסום סוג התוכן

SP2010 מאפשר "העתקה" של סוגי תוכן מאוסף אתרים אחד בחווה לשאר האוספים, ע"י הגדרת האוסף המקור כ"רַכֶּזֶת סינדיקציה של סוגי תוכן" (נשבע לכם שככה זה נקרא! תראו בהמשך תמונת מסך…) או בלשון הנכרים "Content Type Syndication Hub". מדובר בשדרוג אדיר לעומת 2007, שם היכולת לא היתה קיימת ונוצר מצב בו כל אוסף אתרים מבודד מבחינת ניהול המידע.

הגדרת שירות ה- Metadata

1. תחת ניהול מרכזי לכו ל- Service Applications, ואתרו שם את ה- Managed Metadata Service – יש שניים כאלו, אחד מתחת לשני. נתחיל עם העליון, ונלחץ על Properties בסרגל העליון (נדרשות הרשאות ניהול!):

במסך שייפתח, רדו למטה והקלידו את ה-URL של אוסף האתרים שישמש כמקור/רכזת (זה שבו נמצא כעת סוג התוכן):

2. עכשיו נבחר ב-Managed Metadata השני ונלחץ על Properties:

ובמסך שייפתח נסמן את הצ'קבוקס השלישי, זה שמאפשר את צריכת סוגי התוכן בין אוספי האתרים:

פרסום סוג התוכן מאוסף האתרים ("הרכזת")

3. בהגדרות אוסף האתרים, הפעילו את התכונה "רַכֶּזֶת סינדיקציה של סוגי תוכן":

4. תחת ההגדרות של סוג התוכן המבוקש ("מסמך רשמי" במקרה שלי) נגלה אפשרות חדשה: "נהל את הפרסום עבור סוג תוכן זה":

במסך שייפתח אין יותר מדי אפשרויות – פשוט נבחר באפשרות "פרסם":

הערה חשובה – אם סוג התוכן שלכם כולל שדות מידע הזמינים רק באוסף האתרים הנוכחי, לא ניתן יהיה לפרסם אותו! לדוגמה – אם בניתם עץ מטה-דאטה ברמת אוסף האתרים ולא ברמת החווה, או אם השתמשתם בבדיקת מידע מול רשימה באתר הנוכחי, תקבלו משהו בסגנון של ההודעה הבאה: "סוג התוכן הנוכחי מכיל עמודת…שאינה זמינה מחוץ לאוסף האתרים הנוכחי…":

בכל אופן, בהנחה והכל בסדר, סוג התוכן יפורסם לכל שאר אוספי האתרים בחווה. ואם אתם לא מאמינים, הנה צילום מסך לפני ואחרי, באוסף אתרים חדש שיצרתי (בשם "מרכז מסמכים" – שימו לב לערכת העיצוב השונה, משהו בשם Yoshi…):

הגדרות נדרשות באוסף האתרים החדש

עכשיו ניגש לאוסף האתרים שיצרנו, ונגדיר בו שני דברים חשובים: 1) שיוך סוג התוכן שפרסמנו זה עתה לספריית מסמכים כלשהי ("מסמכים רשמיים") . 2) סדרן תוכן שינתב את המסמכים המגיעים מאוסף האתרים המקורי אל אותה ספריית מסמכים (בדיוק כמו באתר המקורי).

שיוך סוג תוכן

לאחר שיצרנו ספריית מסמכים, אפשר לגשת לדף הגדרות הספרייה, לאפשר סוגי תוכן ואז להוסיף את סוג התוכן החדש. אלא שבדפדפן זה דורש יותר מדי קליקים, אז עדיף להשתמש ב-SPD 2010 החדש, שם זה הרבה יותר מהיר:

1. לחצו על "ספרייה" ב- Ribbon, ואז על "ערוך ספרייה"

2. בדף ההגדרות של הספרייה, סמנו את הצ'קבוקס של allow management of content types, ואז לחצו על Add…

3. שימו לב למשהו נחמד – בחלון בחירת סוגי התוכן שייפתח, נוספה תכונת Auto Complete – תתחילו לרשום את שם סוג התוכן ("מסמך רשמי") ותראו מה קורה:

זהו, הגדרתם סוג תוכן לספרייה הנ"ל. רק לידע כללי - שינויים מסויימים בהגדרות (כמו שינוי שם הספרייה), דורשים ביצוע שמירה (ctrl+s).

הפעלת סדרן התוכן

בדיוק כמו שהפעלנו סדרן תוכן באוסף האתרים המקורי, נדרש להפעיל סדרן תוכן גם באוסף האתרים החדש:

ומכאן והלאה יש לפעול בדיוק כמו שהראיתי בפוסט הקודם: הגדרות, יצירת כלל ובחירה בספריית היעד שהגדרנו לעיל.

האם זה הסוף?

מה, מישהו באמת קרא עד כאן? טוב… אז זה עדיין לא הסוף. עד עכשיו סה"כ הגענו למצב שיש לנו 2 אתרים בעלי סדרני תוכן + סוג תוכן משותף. באתר החדש סדרן התוכן מנתב מסמכים רשמיים אל ספריית מסמכים מתאימה. דא עקא, שבאתר המקורי סדרן התוכן עדיין מוגבל לניתוב מסמכים רק בתוך האתר, והוא לא יודע עדיין לשלוח מסמכים מחוץ לאתר.

בפוסט הבא נסגור את המעגל (ואולי גם נרבע אותו), ונאפשר ניתוב בין-אתרי.

<< חזרה למבוא לניהול מסמכים

<< חזרה לטבלת החידושים ב- SharePoint 2010

הגדרת סדרן התוכן (Content Organizer) – חלק 1

בהמשך לפוסט המבוא על ניהול מסמכים ב- SP2010, הגיע הזמן להתחיל לצלול פנימה.

אז החידוש הראשון שקיים ב- SP2010 הוא תכונה חדשה בעלת השם הגברי והמסוקס "סדרן התוכן" (Content Organizer), שתפקידו לנתב מסמכים שהועלו ע"י המשתמשים אל ספריות או אתרים אחרים, לפי מה שהוגדר לו. כך ניתן להבטיח כי מסמכים שעונים על תנאים מסויימים יאוחסנו במקומות ייעודיים, כאשר למשתמש יש ספרייה מרכזית אחת באתר להעלאת מסמכים (אגב, מי שזוכר, ב- MOSS 2007 היתה יכולת דומה במרכז הרשומות – Record Center – שנקראה content routing):

תכל'ס, הסדרן הנחמד עושה את הדברים הבאים:

1. יוצר ספרייה באתר בשם "ספריית שחרור" (Drop-off Library) – לספרייה זו יש להעלות מסמכים כדי לנתבם הלאה
2. מוסיף שני קישורי ניהול חדשים בדף הגדרות האתר – קישור אחד להגדרות הסדרן וקישור אחד ליצירת כללי ניתוב
3. אחת ל-X זמן מופעל timer job שבודק את הספרייה ומנתב הלאה מסמכים שנמצאים בה, עפ"י כללי הניתוב

אז יאללה לעבודה – רק הערה קצרה: בחלק מצילומי המסך סימנתי את שם המשתמש המחובר SP2010_Owner, שהינו בעלים של האתר, כדי להדגיש שבסדרן התוכן לא נדרש להיות מנהל חווה, אך בהגדרות "שעון העצר" כן נדרש ניהול חווה.

הפעלת סדרן התוכן

1. תחת הגדרות אתר>>תכונות אתר (לא תכונות אוסף אתרים) יש להפעיל את התכונה הבאה:
   
   
   
2. הפעלת התכונה יוצרת מייד ספרייה חדשה בשם "ספריית שחרור":
   
   
   
   וכמו-כן יוצרת שני קישורי ניהול חדשים בהגדרות האתר:
   
    
   

   הגדרות סדרן התוכן

3. עכשיו ניגש ל"הגדרות סדרן התוכן" (הקישור הראשון) – כאמור לעיל, הסדרן מופעל עפ"י כללים שמנתבים מסמכים לספריות מסמכים ייעודיות:
   
   
   
   * "ניתוב מחדש…" - גורם לכך שאם משתמש מנסה להעלות מסמך ישירות לספרייה המשמשת כ"יעד ניתוב" של הסדרן, המסמך יועלה למעשה ל"ספריית השחרור", ומשם ינותב בהתאם לכללים (ייתכן בהחלט מצב בו יהיה כלל נוסף בסדרן שינתב את המסמך לספרייה אחרת מזו שהתכוון המשתמש!)
   * "שליחה לאתר אחר" - מאפשר ניתוב מסמך לספריית מסמכים באתר אחר, ע"י שימוש במנגנון ה"שליחה אל" (Send To Connection -  ראו בפוסט הבא). ברירת המחדל של הסדרן היא לאפשר ניתוב רק באתר הנוכחי (אפילו לא בתת-אתרים, לצערנו). 
   * "חלוקת תיקיות למחיצות" - יצירה אוט' של תת-תיקיות בספריות הניתוב עפ"י כמות הפריטים
   * "שליחות כפולות" – קביעה מה לעשות במצב בו מנותבים שני מסמכים זהים לאותה ספרייה – האם להעלות אותם כגירסה נוספת (ברירת מחדל) או לשמור כקובץ חדש עם תווים נוספים בשם הקובץ.
   (יש עוד הגדרה שלא מצולמת כאן – שמירת פרטי מקור – לדעתי לא רלוונטי ואפשר להשאיר כמו שזה)
   

   כללי סדרן התוכן

4. ועכשיו ניגש סוף סוף להגדיר כלל ניתוב - לחיצה על הקישור השני בדף ההגדרות שהוצג לעיל תוביל אותנו לרשימה חדשה "כללי סדרן התוכן" (שנוספה גם היא, שכחתי לציין קודם) - הוספת פריט לרשימה זו משמעה למעשה הגדרת כלל ניתוב חדש:
   
   
   
   * "מצב ועדיפות של כלל" – במקרה וישנם כמה כללים בסדרן, ייתכן מצב שמסמך אחד יענה על כמה מהם – העדיפות תקבע מי מהם יחול עליו.
   * "סוג התוכן של השליחה" – זה אחד החסרונות (לדעתי) של הסדרן – הקריטריון הראשי והמחייב של הניתוב הינו סוג התוכן. יש לכך 2 השלכות: א) מסמך ללא סוג תוכן לא יוכל להתנתב. 2) במקרה ונרצה לנתב כמה סוגי מסמכים לאותה ספרייה נידרש ליצור מספר כללים, אחד עבור כל סוג תוכן. לגבי שמות חלופיים וכו' – בהמשך.
   * "תנאים" – זהו לב-ליבו של הסדרן: כאן ניתן להגדיר תנאים עפ"י מאפיינים (המאפיינים מסוננים בהתאם לסוג התוכן שנבחר קודם). שימו לב בצילום מסך לשדה "ערך" – במקרה זה בחרתי שדה מסוג מטה-דאטה היררכי (עץ) – הפקד הקטן משמאל מאפשר לבחור את הערך מתוך העץ (נפתח בחלון נפרד) – חידוש משמעותי לעומת תיבות הטקסט הפשוטות ב- 2007!
   
   להלן המשך המסך -
   
   
   
   * "מיקום יעד" – כאן יש לבחור את ספריית המסמכים אליה ינותבו המסמכים העונים לכלל שהגדרנו. ספריית המסמכים הזו חייבת לכלול את סוג התוכן הנבחר ("מסמך רשמי") ולכן לכו להגדרות המתקדמות שלה, אפשרו סוגי תוכן והוסיפו את סוג התוכן הרצוי.
   
   לגבי הנושא של Send To Connection (מנגנון ה"שליחה אל" ) – ראו בפוסט הבא, הרעיון הוא שכפתור ה"עיון…" מאפשר לבחור ספריית מסמכים באתר הנוכחי ובו בלבד (אפילו תתי-אתרים לא מתאפשרים, גם אם תפעילו שם את סדרן התוכן!), ומנגנון ה"שליחה אל" מאפשר לבחור גם אתר אחר.
   
   

   שמירת מסמך

5. לאחר הגדרת הכלל, נעלה מסמך אל ספריית השחרור, ונבחר עבורו את סוג התוכן "מסמך רשמי" – שימו לב להערה המודגשת בצהוב:
   
      
   חושבים שסיימתם? עדיין לא… מאחורי ניתוב המסמך עומד שירות בשם Content Organizer Processing, והשירות מוגדר לפעול כברירת מחדל פעם ביום… כדי לא לקטוע את הרצף, ראו בנספחון למטה איך לשנות את ההגדרה שלו.
   
6. בהנחה והשירות מופעל כפי שצריך, נקבל הודעה שהמסמך הועבר אחר כבוד למקומו הראוי לו, אל הספרייה שבחרנו:
   
   

 ___________________________________________ 

נספחון – הגדרת timer job של סדרן התוכן

 

ניהול מסמכים ב-SP2010

אחד השיפורים המשמעותיים ב- SP2010 הוא נושא ניהול המסמכים, שכולל פיצ'רים חדשים כגון מזהה מסמך, ניתוב מסמכים, יצירת תיקיות אוט' ועוד. אלא שכנראה כדי להמחיש את הסלידה הטבעית שיש למהנדסי המוצר מהמושג "ניהול מסמכים" (=מה רע שכל אחד יפתח לו איזה אתר צוות ויזרוק את המסמכים שלו איפה שבא לו?), הם טרחו לסבך את הפעלת הפיצ'רים החדשים בצורה כזו שמחייבת ספר הדרכה נפרד.

תרחיש לדוגמה

כדי לנסות ולתת סקירה סבירה של היכולות החדשות (לא כולל עדיין ניהול "סט מסמכים" – Document Set – יגיע בהמשך) כולל איך לממש אותם, נדרשים 2-3 פוסטים – אז יצרתי "סיפור רקע" פשוט שילווה את הפוסטים הבאים בנושא.

הדרישות הבסיסיות המתבקשות הן:

התהליך המתבקש מצד המשתמש הוא:

• העלאת מסמך באתר הראשי
• בחירת סוג התוכן הרלוונטי ומילוי מאפיינים (כולל מטה-דאטה מעץ היררכי)
• אם סוג התוכן הוא "מסמך רשמי", המסמך יישלח אחר כבוד לאוסף האתרים הייעודי.

זה הכל. אלמנטרי, ווטסון?

פעולות נדרשות

אז זהו שלא. אפילו שרלוק הולמס היה נזקק לכמה מנות אופיום בכדי להסדיר במוחו האנליטי את סדרת הפעולות הנדרשת כדי לאפשר מימוש של היישום הנ"ל. אז הנה לפניכם רשימת הפעולות כולה - בסוף כל פעולה הוספתי בכתב נטוי את המיקום בו היא מתבצעת: שימו לב כי מיקום שונה משמעו הרשאות שונות! (פירוט מלא לכל צעד – בפוסטים הבאים):

כללי

1. יצירת אוסף אתרים ראשי + אוסף אתרים ייעודי לאיחסון - ניהול מרכזי

הגדרת "סדרן התוכן" (Content Organizer)

(לפוסט מפורט-חלק 1) 

2. הפעלת תכונת סדרן התוכן בשני אוספי האתרים – ניהול אתר

3. הגדרת שעון העצר (timer job)  של סדרן התוכן - ניהול מרכזי

4. הגדרת חיבור "שליחה אל…" אל אוסף האתרים הייעודי - ניהול מרכזי

(בשל האורך, סעיף זה זכה לפוסט משלו: פוסט מפורט-חלק 3)

5. קביעת הגדרות סדרן התוכן בשני אוספי האתרים – ניהול אתר

6. יצירת כלל ניתוב בסדרן התוכן בשני אוספי האתרים – ניהול אתר

יצירה ופרסום של סוג התוכן הייעודי

(לפוסט מפורט-חלק 2) 

7. הגדרת אוסף האתרים הראשי כ"רכזת סוגי תוכן" - ניהול מרכזי

8. הגדרת שירות צריכת סוגי תוכן - ניהול מרכזי

9. הפעלת תכונה "רכזת סינדיקציה של סוגי תוכן" באוסף האתרים הראשי – ניהול אוסף אתרים

10. הגדרת שירות עץ מטה-דאטה ובניית העץ - ניהול מרכזי

11. יצירת סוג תוכן הכולל שדה מטה-דאטה באוסף האתרים הראשי – ניהול אתר

12. שיוך סוג התוכן לספריית השחרור (Drop-off Library) באוסף האתרים הראשי – ניהול אתר

13. פרסום סוג התוכן – ניהול אוסף אתרים

14. שיוך סוג התוכן לספריית השחרור + לספרייה הייעודית באוסף האתרים הייעודי – ניהול אתר

הגדרת שירות מזהה מסמך ייחודי

(לפוסט מפורט) 

15. הפעלת תכונת "שירות מזהי מסמכים" - ניהול אוסף אתרים

16. הגדרת מזהה מסמך - ניהול אוסף אתרים

17. הגדרת שעון העצר (timer job) של השירות - ניהול מרכזי

תרשים תהליך (הפעם אמיתי…)

אז אם תשאלו – למה באמת צריך כ"כ הרבה פעולות? התשובה היא, שמאחורי הקלעים קורים כל מיני דברים, שניסיתי לתמצת אותם בתרשים הבא (כ"כ פשוט שבא לבכות…):

הנחמה היחידה היא שרוב הפעולות הן חד-פעמיות, ולאחר שבוצעו – אפשר להמשיך לעבוד כרגיל ללא בעיה. אבל עדיין – מתבקש איזשהו פיצ'ר אחד שיפעיל את הכל בבת-אחת, לא?

<< חזרה לטבלת החידושים ב- SharePoint 2010