כידוע, טכנולוגיות SATA (או בקיצור Serial Advanced Technology Attachment) היא הטכנולגיה העכשוית אשר בה משתמשים לחיבור דיסקים קשיחים המיוצרים בשנים האחרונות. ממשק החיבור IDE אשר היה נפוץ עד אז (ובהרבה מחשבים גם כיום), אינו נחשב כסטנדרט יותר.
הגדרת הממשק (SATA או IDE) בה עובד מחשב, נקבעת בהגדרות ה-BIOS. על מנת שתהיה תאימות מירבית לכל הממשקים, רב המחשבים מוגדרים כברירת מחדל לעבודה באמצעות ממשק IDE הפחות מהיר, ומשום כך, כאשר נתקין מערכת הפעלה, המערכת תזהה רק את ממשק ה-IDE ותתאפשר עבודה מול הממשק הזה בלבד ברמת ה-Registry. עבודה בממשק זה מביאה ברב המקרים לירידה בביצועי המערכת.
שינוי הגדרת הממשק ב-BIOS מ-IDE ל-AHCI לאחר התקנת מערכת הפעלה, תגרום להופעת מסך כחול עם קוד שגיאה 0x0000007B ברב המקרים, ולא תתאפשר העלאת מערכת ההפעלה עד לשינוי סוג הממשק בחזרה ל-IDE. הסיבה נעוצה בכך שמערכת ההפעלה לא הכירה את ממשק ה-AHCI בזמן ההתקנה ולא התקינה את מנהלי ההתקן (הדרייבר) המתאים לכך.
לשמחתנו, קיימת אפשרות להתערב קצת ב-Registry ולגרום למערכת ההפעלה לזהות את הממשק החדש ולהפעיל את מנהל ההתקן המתאים.
לפני שתמשיכו… שינוי שגוי ב-Regisrty עלול לגרום למערכת ההפעלה שלא לעלות ותדרש התקנה מחדש של מערכת ההפעלה. בצעו גיבוי ל-Registry לפני שתמשיכו בתהליך.
הפעילו את יישום ה-Registry על-ידי לחיצה על התחל – הפעלה (או בשרות החיפוש ב-Windows Vista/7) וכתיבת המילה regedit ולחיצה על לחצן אישור. כאשר נפתח ה-Registry, חפשו את המפתח הבא:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\services\msahci
כאשר תמצאו, את המפתח, אתרו את הערך Start (זה הערך שנצטרך לערוך). לחצו עליו באמצעות הלחצן הימני של העכבר ובחרו באפשרות ערוך. חלון נוסף יפתח ובו הערך שמוגדר למפתח Start. ככל הנראה הערך שיופיע שם יהיה 3, שנו את הערך ל 0 (אפס) ולחצו על אישור.
כעת בצעו הפעלה מחדש למחשב. שימו לב לא לתת למערכת ההפעלה לעלות, אלא הכנסו להגדרות ה-BIOS של המחשב. אתרו את הגדרות בקר ה-SATA בין התפריטים ושנו את ההגדרה מ-IDE ל-AHCI, שמרו את ההגדרות ותנו למערכת ההפעלה לעלות באופן רגיל. כאשר מערכת ההפעלה תעלה, יתבצע עדכון מנהל התקן ותתבקשו לבצע הפעלה מחדש למחשב.
להשלמת עדכון מנהל ההתקן, בלוחות אם בעלי Chipset של חברת Intel, מומלץ להתקין את מנהל ההתקן Intel® Rapid Storage Technology מהקישור הבא.
אבל… בחלק מהמחשבים, ברירת המחדל היא RAID ולא IDE. במקרה זה, בנוסף לפעולות שהוזכרו קודם לכן, יש צורך לבצע את אותו שינוי (מ-3 ל-0) במפתחות Registry הבאים (במידה וקיימים):
HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\services\iaStorV
HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\services\iaStor
ולסיום… כולי תקווה שתהליך זה ישפר את ביצועי המחשב שלכם…
וממש לסיום, רצועות עוף ברוטב סאטה אינדונזי...
![]()
באחד מהימים בחודשים האחרונים נתבקשתי למצא פתרון לבעיה שהטרידה את מנהל הרשת של אחת מהחברות בארץ (ובתור חבר הוא ידע לפנות למקום הנכון).
הבעיה: בארגון, ישנם כמה חשבונות משתמשים מקומיים המהווים את חשבון ה- Administrator.
הפתרון הרצוי: יצירת אחידות בשם המשתמש הלוקאלי בכל המחשבים בארגון.
באחד מהסקריפטים שמופיעים אצלי באתר, ישנה אפשרות לשנות את הסיסמא לכל חשבונות ה- Administrator המקומיים במחשבים בארגון, אבל פתרון זה לא מתאים במקרה הזה, כי לא רק שינוי סיסמא נדרש, אלא גם שינוי שם המשתמש המקומי. מי שבכל זאת מסתפק בשינוי סיסמא, יוכל להעזר בסקרפיט הבא: ChangePwdServers.vbs (לרשימת כל הסקריפטים וקבצים נוספים הניתנים להורדה, בקרו במרכז ההורדות באתר שלי, שכתובתו: http://www.regevnet.com/downloads)
אבל במקרה שלנו, הפתרון הוא הרבה יותר פשוט. למי שבארגון שלו מותקנים שרתי DC של Windows 2003 ומעלה, יוכל להשתמש ב- Group Policy לביצוע שינוי זה. אז קדימה לעבודה?
על מנת להתחיל בתהליך יש לפתוח את הישומון Group Policy Management דרך Administrative Tools או דרך שורת הפקודה על-ידי הקלדת gpmc.msc ולחיצה על OK.
בשלב הזה נוכל ליצור מדיניות חדשה שתכיל רק את השינוי הנ”ל או שנוכל להוסיף את השינוי למדיניות קיימת שכבר מוכלת על OU מסויים או על SITE או על כל הארגון. בואו נצא מנקודת הנחה שאנחנו משתמשים במדיניות קיימת בדוגמא שלנו..
השלב הבא הוא לפתוח את המדיניות המדוברת ולנווט לענף:
Computer Configuration | Preferences | Control Panel Settings | Local Users And Groups
השלב הבא הוא ליצור את השינוי הדרוש לנו על-ידי לחיצה על המקש הימני בכבר במקום ריק כלשהו בחלק הימני של החלון ובחירה באפשרות New > Local User. עכשיו עלינו להזין את שם המשתמש הישן של חשבון ה- Administrator, את השם החדש, קביעת סיסמא ואת שאר ההגדרות לפי מדיניות הארגון שלכם. בדוגמא הבאה, חשבון adminuser הישן יוחלף לחשבון local.admin וסיסמאתו תשתנה (הסיסמא לא תפוג, לא תהיה ניתנת לשינוי והחשבון לא יפוג לעולם).
בצורה זו נוסיף עוד גדרות שינוי כך שנכלול את כל שמות החשבונות הקודמים אותן נרצה לשנות: שלושת החשבונות adminuser, admin1, admn ישתנו בכל המחשבים ל local.admin.
עכשיו נסגור הכל ונמתין 90 דקות (Default Group Policy refresh interval) לעדכון של כל החשבונות בכל המחשבים (או שנוכל להריץ את הפקודה gpupdate /force על כל תחנה בנפרד), ו… זהו, סיימנו.
ודרך אגב, אם תרצו רק לשנות סיסמא לחשבון משתמש מקומי, תוכלו לעשיות זאת באותו תהליך, רק מבלי להזין ערך בשדה Rename to…
ועד לפרוייקט הבא… אשמח לתגובות רעיונות וכל העולה על רוחכם…
אחרי תקופה די ארוכה, שבתי לכתוב לבלוג שלי. לתחזק אתר אינטרנט http://www.regevnet.com וגם בלוג, מסתבר כמטלה קשה למי שזה רק התחביב שלו. אני מקווה למצוא את הזמן לכתוב בתקופה הקרובה פוסטים נוספים לבלוג.
אתם מוזמנים לקרוא מאמרים וטיפים נוספים באתר שלי http://www.regevnet.com/support
הפעם אני רוצה לשתף אתכם באפשרות נהדרת שמציעה לנו מערכת ההפעלה Windows7 (נכון שגם במערכת ההפעלה Windows XP וגם ב Windows Vista האפשרות הזו היתה קיימת, אך נדבר הפעם על Windows7) הנקראת Shadow Copy.
אפשרות Shadow Copy ב WIndows7 השתדרגה באופן משמעותי מאחיותיה הקודמות ומאפשר שחזור מסמכים (או גרסאות שלהם) בלחיצות עכבר מעטות (זאת במידה ואפשרתם אפשרות זו). ההגדרה והשימוש ב Shadow Copy לא מסובך, אבל דורש ידע ספציפי לגבי מיקום המאפיינים הללו.
הגדרת Shadow Copy
לפני שתוכלו להשתמש באפשרות זו, יהיה עליכם להפעיל אפשרות זו. Shadow Copy דורש משאבי מערכת נוספים, לכן חישבו אם אפשרות השחזור עולה על דרישות הביצועים מהמחשב שלכם. ברב המקרים דרישה לאפשרות שחזור עולה על הדרישות לביצועי מחשב אך הכל תלוי בכם.
על מנת להגדיר את אפשרויות Shadow Copy יש להכנס ללוח הבקרה (Control Panel) ושם ללחוץ על צלמית מערכת (System). משם יש ללחוץ על הקיצור המופיע בפינה העליונה של המסך הנקרא הגנת מערכת (System Protection), כפי שמופיע בתמונה הבאה:
כאשר הגעתם לתיבת הדיאלוג, דאגו לסמן את הכוננים להם תרצו שאפשרות Shadow Copy תהיה זמינה. כדי להגדיר כונן, סמנו אותו ולחצו על הלחצן הגדר (Configure). בחלון שיפתח, הגדירו את האפשרות שחזר גרסאות קודמות של קבצים בלבד (Only restore previous versions of files), והגדירו את שטח הדיסק שישמש לשמירת גרסאות הקבצים ולחצו על אישור (OK).
אם תרצו, תוכלו ליצור נקודת שחזור (Restore Point) על-ידי לחיצה על לחצן צור (Create) בחלון הגנת מערכת. בהגדרה הסטנדרטית,נקודת שחזור חדשה נוצרת כחלק מתהליך כיבוי והפעלת המחשב.
שימוש ב Shadow Copy
אחרי שהגדרנו את האפשרות לשחזור גרסאות של מסמכים, תוכלו להיות רגועים שלא משנה מה תעשו למסמכים שלכם (תוסיפו, תמחקו, תשנו…), תמיד תהיה לכם האפשרות לשחזר אותם. בדוגמאות הבאות, יצרתי מסמך word בשם דוגמא ושמרתי אותו באחת מתיקיות המסמכים שלי. וכפי שאתם רואים, יש רק שורה אחת רשומה במסמך שלי:
אחרי ששמרתי את המסמך שלי וסגרתי אותו, לחצתי עליו באמצעות הלחצן הימני של העכבר ובחרתי במאפיינים (Properties) ובחלון שנפתח עברתי ללשונית גרסאות קודמות (Previuos Versions).
כמו שאם רואים, עדיין לא נוצרה גרסה קודמת למסמך שלי אבל כפי שכתבתי קודם, בהגדרה הסטנדרטית,נקודת שחזור חדשה נוצרת כחלק מתהליך כיבוי והפעלת המחשב, וזה דבר חשוב לזכור כי אפשרות זו לא אמורה להחליף פעולות גיבוי רגילות משום ששחזור גרסה קודמת עלול לגרום לאבן חלק מהמידע הרשום בקובץ ולגרום לעבודה מיותר לכתיבתו מחדש.
בשביל הדוגמא ועל מנת לא לבצע אתחול למחשב שלי, יצרתי נקודת שחזור ידנית כפי שהוסבר בסעיף הגדרת Shadow Copy.
מהחלון הזה, תוכלו להעתיק, לפתוח או לשחזר את הקובץ לגרסאתו הקודמת. שחזור של הקובץ יחליף את התוכן של הגרסא הקודמת בגרסה הנוכחית של הקובץ, ומערכת ההפעלה תתריע על כך:
עד כאן להפעם, מקווה שעזרתי ולו במעט למסמכים שלכם להיות בגרסתם הרצוייה ללא מחיקות ושינויים מיותרים.
את האמת, חיכיתי כל כך הרבה זמן לפרסום חבילת העידכון הזו ל- Office 2007. חבילת העדכון הראשונה לגרסה זו של Office פורסמה ברבעון השלישי של שנת 2007 ושמחתי לראות שלפני כמה ימים שוב פורסמה חבילת עדכונים.
אחד מהיתרונות של Office 2007 SP2 הוא שלראשונה, ניתן לבצע הסרה של עדכון זה (אני לא רואה סיבה לכך אבל…) ללא צורך בהסרה מלאה של כל חבילת היישומים Office 2007 (כפי שהיה בכל גרסאות Office עד כה).
בין שאר השיפורים שלטעמי הם ברכה לאנושות:
1. זמן הטעינה והסגירה של Outlook 2007 מתקצר פלאים.
2. ההודעה המעצבנת על זה שקובץ ה-PST לא נסגר כהלכה ויש צורך לבדוק אותו… תופיע פחות.
3. מנגנון החיפוש של Outlook (יחד עם WDS 4) משתפר.
4. שיפור משמעותי ביצירת מסמכים מסוג PDF (לא בדקתי את בעיות העברית המוכרות עדיין).
5. שיפורי אבטחה רבים ותאימות גבוהה יותר למפתחים.
רשימת השינויים המלאה נמצאת בקובץ הבא: Download the 2007 Office Service Pack 2 Changes.xlsx
אז ללא מילים מיותרות, להלן קישור ההורדה של חבילת העדכון החדשה:
The 2007 Microsoft Office Suite Service Pack 2
את כלי ההסרה ניתן להוריד מהקישור הבא:
Microsoft Service Pack Uninstall Tool for the 2007 Microsoft Office suite
בטוח קרה לכם.. קבלתם אימייל או כתבתם אימייל שהתכוונתם לשלוח אותו לחבר בשם דני (שם בדוי)..
כתבתם את המייל, ניסחתם יפה כותרת, הוספתם חתימה... ולחצתם על לחצן שלח.
אסון... מבלי לשים לב, מערכת ההשלמה האוטומטית של Outlook בחרה בעבורכם את דנית (מה לעשות, אליה כותבים יותר מלדני) ולא שמתם לב..
טוב, הגזמתי עם המילה אסון.. בסך הכל שלחתם ברכה למזל טוב להולדת הבת, אבל לא לנמען הנכון.. אכן אסון זה לא, אבל דנית קבלה מייל שלא היתה אמורה לקבל (מזל שלא השמצנו אותה).
הבנתם את הרעיון, איזה מזל שלא גילינו את סודות הגרעין לאדם זר...
יש כמה דרכים להתגבר על הטעות מלחזור על עצמה שוב (וברור לנו שזה יקרה שוב). הפעם אני אתאר לכם דרך אחת - פשוטה. בהזדמנות אחרת נדבר על השניה, המתוחכמת יותר (וגם עולה קצת $$).
על כללים שמעתם? (אם לא... הצוות פה ידאג לעדכן) אנחנו נשתמש בכלל לבדיקת דואר יוצא, נגרום להודעת הדואר להמתין דקה (או 5 אם כלכך תרצו) ורק לאחר מכן ההודעה תשלח. רוצים לדעת איך? בבקשה:
1. בחלון הראשי של Outlook, לחצו על התפריט כלים ולאחר מכן על כללים והתרעות.
2. לאחר שיפתח חלון אשף הכללים, לחצו על הלחצן כלל חדש.. וסמנו את האפשרות בדוק הודעות לאחר השליחה תחת הקטגוריה התחל מכלל ריק ולחצו על הלחצן הבא.
3. בשלב 1: בחירת תנאים - לחצו על לחצן הבא (אנחנו מעניינים לבדוק כל הודעת דואר) ותקבלו הודעה על כך שהכלל יוחל על כל ההודעת - אשרו הודעה זו.
4. בשלב 1: בחירת פעולות - סמנו את האפשרות דחה את המסירה במספר דקות.
5. בשלב 2: עריכת תיאור הכלל, לחצו על המילה דקות והגדירו את מסך הסמן להשהייה (אני משאיר את ההגדרה על 1 דקה כרגע) ולחצו על לחצן הבא.
הגענו לשלב שבו ניתן להגדיר חריגים. בדוגמא אני אגדיר חריג שמשמעותו היא שבמידה והודעת הדואר מוגדרת בחשיבות גבוהה, הכלל לא יפעל עליה. אתם כמובן יכולים לבחור חריג אחר (או כמה) ואף לדלג על השלב הזה.
6. סמנו את האפשרות אלא אם ההודעה מסומנת כחשיבות, ובשלב 2 לחצו על המילה חשיבות והגדירו את חשיבות ההודעה לחשיבות גבוהה, ולחצו על לחצן הבא.
7. תנו שם לכלל החדש שיצרנו (אפשר להשתמש ב: השהייה לפני שליחה לשם זיהוי מהיר) ולחצו על לחצן סיום.
מעכשיו, הודעות מייל לא ישלחו מייד אלא לאחר דקה, ובכך יאפשרו לנו להתחרט כמה שניות לאחר שחצנו בטעות על לחצן שלח. במידה והודעת דואר מוגדרת בחשיבות גבוהה, ההודעה תשלח מיידית.
עוד לא ניסיתם ??? נסו לשלוח הודעת דואר רגילה לעצמכם, וגם הודעה בחשיבות גבוהה 
בהצלחה..
אחד מכאבי הראש הגדולים שלנו הוא לאסוף מידע.. מידע יכול להיות כל דבר בעל ערך או הדרוש לנו לביצוע מטלה מסויימת.
באמצעות Access 2007 ניתן לפשט את תהליך קבלת המידע מאחרים באמצעות מנגנון היוצר טופס אוטומטי בפורמט המוכר לנו מיישומי InfoPath 2007 או בפורמט HTML בגוף הודעת דואר. Outlook 2007 מעבד את המידע המגיע באמצעות הטפסים ומסייע בשמירת המידע ישירות לתוך טבלאות הנמצאות בתוך בסיס הנתונים של Access 2007 ללא צורך בהקלדה חוזרת של הנתונים.
איך עושים את זה? הבה נראה..
יצרתי טבלה פשוטה המכילה שני שדות: שם ותאריך לידה.. הרי היא לפניכם:
1. מתוך Access 2007, בחרו את הטבלה אליה תרצו לקבל נתונים (במקרה שלנו, טבלת Birthdays).
2. בלשונית External Data, בחרו את האפשרות Create E-mail.
3. השלימו את הפעולות הנדרשות באשף שיפתח, בחרו את סוג הטופס, השדות הנדרשים למילוי וכד’..
4. בסיום, תפתח לנו הודעת דואר אלקטרונית חדשה אשר תכיל את השדות הנדרשים למילוי:
5. בחרו את האפשרות Automatically process replies and add data to Table על מנת שלא תאלצו לאשר ידנית כל נתון חדש שיכנס למאגר.
6. שלחו את הטופס לנמענים לצורך מילוי והמתינו למייל חוזר.
בתוך תיקיות הנתונים ב- Outlook 2007 תופיע תקיית חיפוש חדשה הנקראת Access Data Collection Replies כפי שניתן לראות בתמונה הבאה. כל אימייל שיגיע מנמען יופיע בתיקיית חיפוש זו:
על מנת לייצא את הנתונים לתוך טבלת הנתונים ב- Access 2007, בצעו את הפעולות הבאות:
1. אם לא סימנתם את האפשרות Automatic Processing, לחצו בעזרת הלחצן הימני של העכבר על הודעת הדואר ובחרו באפשרות Export to Access, או פתחו את ההודעה ולחצו על הלחצן המתאים ברצועת התפריטים:
2. בסיום הייצוא, תופיע הודעת אישור הדומה לזו:
3. אם נחזור לטבלה שלנו מתחילת ההצבה… הפלא ופלא.. הנתונים כבר בפנים..
4. סיימנו..
אז מי אמר שלאסוף מידע זה קשה?
בגרסאות הקודמות ל Outlook 2007, שימוש בתזכורות היה לפעמים קצת מעיק כי תזכורות לא ממש "קפצו" מכל תייקיה בקובץ הנתונים שלנו.. למי שרוצה תזכורת לגבי הגדרה זו, ניתן לקרוא את המאמר הבא: No reminder for flagged messages in Outlook.
לשמחתנו, בגרסת Outlook 2007 ישנם כמה חידושים בנושא..
- תזכורות קופצות מכל תיקייה (אפשר לנשום לרווחה, שום פעילות לא תשכח).
- ניתן להגדיר הקפצת תזכורת מכל קובץ נתונים (pst) פעיל בפרופיל הדואר !!
הפעם נתמקד אך ורק בשני חידושים אלו, בהמשך... אמשיך לעדכן..
אז על מה דיברנו? אה.. תזכורות מכל מקום..
במקרה הזה לא צריך לבצע כל פעולה.. תזכורת שנגדיר למייל בתיקיה שנקראת "Hotfix" למשל, גם כן תקפוץ בשעה ובזמן הרצוי.. (אישית, חייכתי מאוזן לאוזן כשראיתי את זה לראשונה)
אחרי שראינו כיצד ניתן להקפיץ תזכורת מכל תיקייה בקובץ הנתונים שלנו, הדבר השני שהזכרתי היה הקפצת תזכורת מכל קובץ נתונים קיים בפרופיל... תודו שזה מפתיע..
אז איך עושים? מה מגדירים?
לחיצה ימנית על שם קובץ הנתונים הרצוי, בחירה באפשרות מאפיינים וסימון התיבה המוקפת באדום.
שימו לב שתיבה זו תופיע רק אם קיים קובץ נתונים נוסף בפרופיל ובכזה שאינו ברירת המחדל.
תסכימו איתי שלא כלכך מובן איך הסתדרנו בלי זה ?
הפוסט הזה נכתב לראשונה בתקופת ניהול צוות התמיכה במיקרוסופט ישראל, וחשבתי להביאו בפניכם שוב..
נתחיל היום עם מבחן קצר:
1. מי מכם שולח דוחות יומיים, גרפים, טבלאות אקסל? לא לקפוץ כולם ביחד.. התשובה די ברורה.. רובנו.
2. האם את/ה מעתיק/ה ידנית את הנתונים בכל יום מחדש?
3. האם את/ה לוחץ/ת SEND והנתונים המעודכנים נשלחים?
אם לא עניתם על שאלה 3 בחיוב, פוסט זה מיועד אליכם. אז נתחיל ?
הפוסט היום ידבר על בניה של תבנית לשימוש חוזר (מיחזור גם במייל) אשר מציגה נתונים מקובץ אקסל אשר מתעדכן באופן יומי עם גרף מכירות של מוצרים שונים.
מה שנעשה ברב המקרים, זה להכין תבנית פשוטה של מייל, עם גרף שהעתקנו מקובץ אקסל (שמקבל נתונים ממערכת BI כלשהי.. איזה דרך ארוכה כדי להציג גרף).
לא יהיה יותר פשוט אם רק נפתח את המייל, נראה עדכון של הגרף ונלחץ Send?
אז לעבודה..
השלב הראשון - יצירת תבנית להודעת הדואר:
1. פתחו הודעת דואר חדשה, כתבו את המלל הדרוש לכם, הוסיפו מידע רלוונטי, קישורים וכמובן את החתימה האישית שלכם.
2. להוסף גרף המכירות, פתחו את קובץ האקסל המכיל את הגרף, סמנו את הגרף ולחצו Ctrl+C (העתק).
3. חזרו להודעת הדואר העמידו את מצביע העכבר במיקום שבו תרצו להציב את הגרף, לחצו על הדבקה מיוחדת בתפריט עריכה (ב- 2007 זה נראה קצת אחרת)
4. בחלון שיפתח, סמנו את האפשרות העתק קישור ובחרו את האפשרות אובייקט גרף של אקסל ולחצו אישור.
5. התבנית שלנו תראה כעת בערך כך:
6. כעת יש לשמור את ההודעה כתבנית. קובץ - שמירה בשם - בחרו את סוג התבנית כ OFT ושמרו את הקובץ בשם שתחפצו:
השלב השני - עדכון הגרף:
1. פתחו את קובץ האקסל, שנו את הנתונים בחודש ינואר (למשל) ושמרו את הקובץ.
השלב השלישי - שליחת עדכון במייל:
1. מתוך Outlook בחרו בתפריט כלים - טפסים - בחר טופס
2. סמנו את האפשרות תבניות משתמש במערכת הקבצים
3. סמנו את הקובץ ששמרתם בשלב 1 ולחצו על פתח.
4. כעת תופיע לכם הודעה על כך שהמסמך מכיל קישורים למסמכים אחרים ונשאלת השאלה אם נרצה לעדכן את הקובץ עם הנתונים הללו? נלחץ על כן.
5. הנה המייל המעודכן... נותר רק ללחוץ Send...
עד כאן להפעם... שדרגו את העבודה שלכם בתהליכים אוטומטיים...
הייתי חייב להעלות את זה.. הפוסט השלישי היום.. עכשיו כשאני חושב על זה, לא העליתי 3 מאמרים שונים במקור כלשהו (גם לא באתר שלי) באותו יום… אבל כפי שכתבתי – הייתי חייב.
זה התחיל בצהריים כהלצה בעבודה, נזכרתי שלפני כמה שנים יצא לי לראות שניתן ליצור זירות פשע במחשב, ועוד עם יישום שנקרא Microsoft Visio !!
חפרתי בארכיון תיקיית פריטים שנשלחו אצלי ב- Outlook (יש שם למעלה מ- 4GB של מידע.. מזל שמנוע החיפוש של Windows Vista יחד עם Outlook 2007 קיים) ומצאתי מייל ששלחתי בעבר בנושא הזה לצוות שלי (צוות התמיכה של Microsoft ישראל, תותחי על אחד אחד !! בבלוג שלהם ביקרתם?) והחלטתי לשתף גם אתכם.
נכון שהבטחתי לכתוב רק פוסטים טכניים ובלי לספר סיפורים, אבל.. הייתי חייב..
אז למי שרוצה להעתיק את זירת הפשע מהפרק הבא של CSI NY (או לאס וגאס, או מיאמי) ולמי שיש את תוכנת Microsoft Visio בגרסת 2003 ומעלה… מוזמן להוריד את התבנית מאתר Office Online:
Crime scenes with shapes
ועד שתורידו… צפיה מהירה בזירת הפשע הבאה שלכם..
בטוח שתהנו :)
על מיזוג דואר ודאי שמעתם (אם לא, כדאי להציץ במאמר הבא), ואם כן בטח שמתם לב שלפעמים יצירת המסמך אינה מושלמת ויש צורך ליצור שינויים או מלל אשר כבר לא גורם לנמען להרגיש כאילו הוא הנמען היחיד והודעה זו נשלחה אליו בלבד (ולא לרשימת תפוצה).
על מה אני מדבר? קחו למשל את הדוגמא הבאה...
אתם רוצים לשלוח מכתב לכל העובדים בצוות שלכם ובו הנחיות למילוי פרטי כרטיס אשראי לטובת טיסה משותפת לחו"ל. חלק מהמלל במכתב הוא "..אנא וודא כי הפרטים..."
"אנא וודא" מתייחס לעובדים ממין זכר (באנגלית אין ממש הבדל, Please confirm..), אך מה לגבי הנשים בצוות?
פתרון אחד הוא לכתוב "..אנא וודא/י", אבל אז איבדנו את הפן האישי.
הפתרון השני הוא שימוש בשדות מותאמים אישית בזמן מיזוג הדואר.
לשם ביצוע הפעולה, נסתמך על רשימת העובדים בצוות אשר נמצאת בקובץ Excel המכילה בין היתר את שמם, כתובתם ואת מינם (במקרה שלנו מר/גברת).
אז לעבודה....?
- נתחיל בהפעלת אשף מיזוג הדואר ונבחר בקובץ הנתונים המתאים.
- כאשר נגיע לשלב מספר 4 "כתוב את המכתב שלך", הוסיפו את סרגל הכלים "מיזוג דואר" אם אינו מופיע.
- הציבו את הסמן במסמך אחרי המילה "אנא " (שימו לב לרווח)
- לחצו בסרגל הכלים על הלחצן הוסף שדה Word ובחרו את האפשרות If..Then..Else
- בחלון שיפתח, בערך שם השדה, בחרו את השדה המכיל את מין איש הקשר (תואר במקרה שלנו). בערך השוואה וודאו שנבחרה האפשרות שווה.
- בערך השווה ל: הקלד את הערך המציין את מין איש הקשר (מר/גברת, לדוגמא שלנו נרשום מר).
- בערך הוסף את הטקסט הבא הקלידו את המילה "וודא".
- בערך אחרת הוסף את הערך הבא הקלידו את המילה "וודאי".
- לחצו על אישור.
- הוסיפו רווח אחרי השדה שהוספנו בסעיפים 5-9 והוסיפו את המילים " כי הפרטים..."
- לאחר שנעבור לשלב הבא בתהליך מיזוג הדואר, נוכל לסקור את הנמענים ולראות כיצד המילה וודא/וודאי משתנים בהתאם לאיש הקשר.
כך נראה מסמך המיזוג לאחר השלבים שביצענו:
בהצלחה !!
מי שמבלה שעות בכתיבת מסמכים, הנחיות, נהלים, מכתבים ועבודות ומשתמש ב- Microsoft Word לשם ביצוע פעולה זו, לבטח סיגל לעצמו כמה שיטות עבודה בשימוש בקיצורי מקשים לשם ביצוע פעולות שכיחות. הפעולות המוכרות לכולנו הן (רשימה חלקית) :
- העתק - CTRL+C
- הדבק - CTRL+V
- גזור - CTRL+X
- הדגש - CTRL+B
- נטוי - CTRL+I
- קו תחתון - CTRL+U
אבל ל- Microsoft Word יש המון להציע לנו בתחום קיצורי המקשים... אני לא חושב שיש מישהו שמכיר את כל קיצורי המקשים בעל-פה (CTRL+ALT+F ליצירת הערת שוליים עדיפה על להזיז יד לעבר העכבר וללחוץ פעמים או שלוש על לחצן העכבר...) לא כך?
לשמחתנו, Microsoft Word נחלץ לעזרתנו ומאפשר לנו להציג ולהדפיס את רשימת קיצורי הדרך המלאה הקיימת בו.
בלי הקדמה מיותרת.. הבה נתחיל...
- לחצו על ALT+F8 (אנחנו עוסקים בקיצורים.. לא?) להצגת חלון ובו רשימת פקודות המאקרו הקיימות.
- בשדה פקודות מאקרו מתוך, בחרו את האפשרות פקודות Word.
- כעת תתמלא רשימת פקודות המאקרו הקיימות ב-Word בחלון. בחרו את הפקודה ListCommand ולחצו על הפעל.
- כעת יופיע חלון ובו נשאל מה אנו רוצים להציג, את רשימת ההקצאות הקיימות במסמך הפתוח או את הרשימה הכללית. אנחנו נבחר את כל פקודות Word ונלחץ על אישור.
- כעת יפתח מסמך Word חדש אשר ימלא 73 עמודים של פקודות Word עם קיצורי המקשים שלהם. שימו לב שלא לכל פקודה יש קיצור דרך כך שאתם יכולים להקצות לעצמכם את הקיצור האישי לפקודה שכיחה אחרת.
עכשיו כשיש לכם את הרשימה הענקית הזו, בחרו לכם את הקיצורים השימושיים ביותר והתחילו (או המשיכו) להשתמש ב- Microsoft Word כמו מקצוענים.
בהצלחה !
כידוע, ניתן להמיר קובץ Word לפורמט אחר ע"י לחיצה על תפריט קובץ - שמירה בשם, ואז לבחור את סוג הפורמט הרצוי לשמירה כגון RTF או HTML.
אבל.. מקרה הגיוני.. מה אם נרצה לבצע המרה למספר קבצים (נניח 50) ? נצטרך לבצע את אותה פעולה שוב ושוב 50 פעמים ?
מסתבר שלא.. בגרסאות Office 2000-2003 ניתן לבצע המרה אוטומטית של מספר קבצים בו זמנית מפורמט אחד לאחר באמצעות כלי שנקרא Batch Conversion Wizard.
על מנת לבצע המרה שכזו בפעולה אחת, נבצע את הפעולות הבאות :
1. שמרו או העבירו את כל המסמכים שתרצו להמיר לתיקיה אחת.
2. לחצו בתפריט מתוך Word קובץ - חדש.
3. בחלון שיפתח, בחרו ב- תבניות כלליות ובחרו ב- מסמכים אחרים.
4.הקליקו פעמיים על אשף ההמרה או Batch Conversion Wizard ולחצו על הבא.
5. בחרו באופציה המר מ- Word לתבנית אחרת, בחרו את הפורמט הרצוי לכם (נניח RTF) ולחצו על הבא.
6. הכניסו ערך למחיצת מקור ולמחיצת יעד לקבצים מומרים ולחצו על הבא.
7. בחרו את הקבצים שברצונכם להמיר ולחצו על הבא.
8. לחצו על סיום בכדי להפעיל את פעולת האשף.
גם כאן, פעולה פשוטה שחוסכת המון המון זמן.
התוצאה בסופו של התהליך - יצירת קובץ בפורמט RTF...
דרך אגב.. בגרסת Word 2007 ישנה פעולה דמוה עם כלי חיצוני... בהמשך אציג את הכלי.
בהצלחה !
בדרך כלל, הוספה של הערה לתא בגליון Excel מכילה טקסט. אבל מה אם נרצה שהערה תכיל תמונה?
בדוגמה הבאה הכנתי גליון Excel המכיל טבלה של משתמשים ומספר הטלפון שלהם. בשביל ההדגמה, נוסיף הערה לכל תא שבו שם משתמש ובתוך ההערה נכניס תמונה.. משהו כזה:
1. סמנו תא בגליון ולחצו ברצועת הכלים על סקירה - הערה חדשה.
2. תופיע כעת הערה בסגנון ברירת המחדל (עם שמכם בתחילה) כאשר היא מוקפת במסגרת של קוים מקוטעים. סמנו באמצעות העכבר את המסגרת כך שהקוים יהפכו לנקודות.
3. לחצו בעזרת העכבר על הלחצן הימני ובחרו באפשרות עיצוב הערה.
4. בחלון שיפתח, עברו ללשונית צבעים וקוים ובחרו את תיבת הבחירה צבע בקטגוריה מילוי.
5. בתפריט שיפתח בחרו אפקטי מילוי.
6. עברו ללשונית תמונה ובחרו את התמונה הרצוייה לכם. אם תרצו לשמור על יחס גובה/רוחב של התמונה, סמנו אפשרות זו.
7. לחצו על אישור פעמיים.
סיימנו, כמה פשוט ליצור אלבום תמונות או Facebook אישי.
כאשר עובד חדש מגיע לארגון, חלק מתקופת הקליטה הראשונית גם מלווה בהכשרה של נהלים, היכרות עם תהליכים, עם מוצרים, עם יישומים פנימיים וברב המקרים גם עם יישומי Office.
הכשרה של עובד חדש, במידה ולא קיים צוות הדרכה בארגון, מבוססת בעיקר על היכולת העצמית של אותו עובד לקרוא וללמוד חומר כתוב, מצולם, מוקרן או מוצג בכל דרך אחרת באופן עצמאי, כאשר תוצאות הכשרה מסוג זה, נבחנות במהלך התקופה הראשונית (נניח שלושה חודשים) מתחילת עבודתו בתפקיד.
במהלך שיטוטיי באתר Microsoft, יצא לי להרשם לכמה וכמה עלונים אלקטרוניים הקשורים לארגוני Enterprise, בהם שיטות שונות להטמעה של מוצרים חדשים בארגון. באחד הדיוורים האחרונים יצא לי להתקל באתר הבא Enterprise Learning Framework המכיל מידע המסייע לארגונים לפתח תוכניות הדרכה לעובדים במהלך הטמעה של Office 2007 ושל Windows Vista. המידע המופיע באתר מכיל קישורים לאתרי העזרה של Windows ושל Office ומרכז אותם במסמך אחד.
איך זה עובד? שלושה שלבים פשוטים:
1. נכנסים לקישור Get Recommended Topics ובוחרים את היישומים הרצויים.
2. בוחרים את פרופיל העובד ואת תקופה בה נדרשת ההדרכה בהתאם לציר זמן ההטמעה של המוצר.
3. בוחרים את הנושאים בהם רוצים להתעמק בהדרכה.
השלב הבא הוא לבחור בין יצירת הודעת דואר אלקטרונית למשלוח רשימת התכנים וקיצורי הדרך שלהם באתר, או לבחור ליצור מסמך Word המכיל את אותם קישורים.
ומה נשאר עכשיו? לשלוח את המידע לעובדים ולהמתין לסיום ההכשרה.
בהצלחה !
לאחר לבטים רבים ושיקולים לא מעטים, החלטתי שגם אני פותח בקריירת בלוגרים.
עד היום, הפעלתי (ועדיין מפעיל) את האתר www.regevnet.com אשר עלה לאויר בשנת 2005 ומכיל מידע רב למשתמשים ביתיים ולמשתמשים מאתגרים קצת יותר.
בגלל שפלטפורמת האתר שלי לא כוללת בלוג פנימי (את האמת ממש אין לי כח לפתח מחדש משהו קיים) החלטתי לשלב את מערכת הבלוגים של Microsoft לטובת משתמשי האתר ולטובת הכלל.
במה יעסוק הבלוג?
אני לא מתכוון לספר על התפחות הגדילה של הילדים שלי (עדיין אין לי), לא אכתוב על תהליכי והתקדמות הדיאטה שלי (אני צריך?).. הבלוג יעסוק כולו בנושאים טכניים, מאמרים, טיפים, טריקים, קוד לסקריפיטים וכמובן שעם הזמן התפריט ישתבח..
אתם מוזמנים להנות וגם להכנס לאתר שלי שכתובתו www.regevnet.com, להציע הצעות וכל מה שעולה לכם בראש..
נשתמע בפוסט הבא.
רגב.