MS Project , Access And Excel VBA Blog הבלוג של מיכל דוד

ייצוג יחידות משאב בMs Project במספר עשרוני ולא באחוזים

Michal David — Wed, 19 Sep 2012 04:30:00 GMT

יחידות משאב ב Ms Project מיוצגות כבררת מחדל באחוזים

100% מייצג שהמשאב זמין לפרויקט לפי הלוח שלו.

200% - 2 יחידות משאב זמינות לפרויקט

50% - רק חצי מהזמן המוגדר בלוח המשאב זמין לפרויקט.

ניתן להציג כמספרים עשרוניים ולא באחוזים , בהתאמה 1 , 2 , 0.5

Ms Project 2007 : תפריט כלים (Tools) , אפשרויות (Options) , תזמון (Shedule)

הצג יחידות משאב כעשרוני (Decimal)

Ms Project 2010: קובץ (File) , אפשרויות (Options) , תזמון (Shedule)

לאחר השינוי נראה את ההקצאה כמספר עשרוני ולא כאחוזים.

טיפ באקסל VBA - הפעלת תוכנות באמצעות אקסל VBA

Michal David — Fri, 06 Jul 2012 00:36:00 GMT

הפעלת תוכנות באמצעות אקסל VBA

במהלך ריצת קוד אקסל VBA ניתן להפעיל תוכנות שונות כגון מחשבון , צייר , משחקים ועוד.

כדי להפעיל תוכנות נשתמש ב- Shell

מבנה ה- Shell

Shell(pathname[,windowstyle])

Pathname חובה , מסלול או שם קובץ ההפעלה.

Windowstyle מצב החלון , לא חובה. אם לא מציינים החלון ממוזער עם פוקוס עליו.

דוגמא להצגת המחשבון בחלון רגיל:

Shell "Calc.exe", vbNormalFocus

דוגמא להצגת הצייר:

Shell "mspaint.exe", vbNormalFocus

דוגמא להצגת FReecell:

Shell "freecell.exe" , vbNormalFocus

כל הדוגמאות הנ"ל עובדות מצוין ,

אבל יש בעיה קטנה,

אם התוכנה כבר פתוחה וממוזערת , נפתח מופע נוסף של התוכנה.

כדי למנוע מצב של פתיחת מופע נוסף נשתמש בקוד הבא:

בשלב ראשון נעביר פוקוס לתוכנה. אם התוכנה לא פתוחה נוצרת שגיאה.

רק אם נוצרת שגיאה סימן שצריך לפתוח את התוכנה.

On Error Resume Next

AppActivate "Paint" ' העברת המיקוד לצייר אם פתוח

If Err <> 0 Then

Err.clear

Shell "mspaint.exe", vbNormalFocus 'הפעלת הצייר אם סגור

If Err <> 0 Then MsgBox לא ניתן להפעיל את הצייר '

End If

איזה תוכנה הנך רוצה להפעיל מתוך אקסל VBA?

ב ה צ ל ח ה !

לאן נעלמה שורת ההזנה ב - Ms Project 2010 ?

Michal David — Wed, 06 Jun 2012 14:23:00 GMT

בתוכנת Ms Project עד גרסת 2007 כולל , הופיעה שורת הזנה, ממש מתחת לסרגלי הכלים.

פנו אלי מספר משתמשים בתוכנת Ms Project גרסת 2010 ושאלו:

לאן נעלמה שורת ההזנה?

למה אין שורת הזנה כפי שהייתה בגרסאות קודמות?

הבשורה הטובה היא שיש שורת הזנה ,

היא לא מופיעה כבררת מחדל אלא מי שרוצה שתופיע צריך להציג אותה.

כדי להציג את שורת ההזנה :

קובץ (FILE) , אפשרויות(Options) , תצוגה (View) , לסמן V שורת הזנה (Entry Bar)

להצלחתך והנאתך,

מיכל דוד

למה בהדפסה בפרוג'קט לפעמים לא רואים את הגאנט עד תאריך סיום הפרויקט?

Michal David — Thu, 03 May 2012 15:28:00 GMT

טלפון דחוף מלקוח שרוצה להדפיס פרויקט גדול אבל בתרשים הגאנט מוצג רק עד כחודש לפני סיום הפרויקט..

תאריך סיום הפרויקט 14/2/12

ואילו בגאנט מוצג רק עד ינואר.

הלקוח רוצה לראות גאנט עד תאריך סיום הפרויקט 14/2/12

מה הבעיה? כיצד לפתור?

בהגדרת עמוד((Page setup, כרטיסייה של תצוגה (View) , מסומן V ב"התאם ציר זמן לגודל עמוד" (Fit Timescale to end of page) , זה מה שגרם שבגאנט לא מוצג עד סיום הפרויקט.

נוריד את ה-V מ- התאם ציר זמן לגודל עמוד" (Fit Timescale to end of page)

והגאנט יוצג עד סיום הפרויקט.

להנאתך ולהצלחתך!

מיכל

שדה מותאם אישית – שדה מחושב

Michal David — Mon, 23 Apr 2012 13:49:00 GMT

ניתן ליצור ב Ms Project שדה מחושב.

לדוגמא , בפרויקט יש צורך להציג גם עלות הכוללת מע"מ.

יצירת שדה מחושב :

כיצד ליצור שדה מותאם אישית ראינו בטיפ "שדה מותאם אישית - שדה טקסט"

http://blogs.microsoft.co.il/blogs/msproject/archive/2011/05/13/835039.aspx

בסוג השדה סוג (Type) לבחור עלות (Cost)

שינוי שם (Rename) לשנות את שם השדה לשם משמעותי ,

נוסחה (Formula) נקבל את החלון הבא בו ניצור את הנוסחה:

בחלון זה ניתן ליצור נוסחאות.

לחצן שדה (Field) מאפשר לבחור שדות קיימים ב-Ms Project מתוך קטגוריות של שדות.

לחצן פונקציה (Function) מאפשר לבחור פונקציה מרשימת פונקציות מובנות

לחישוב עלות + מע"מ , נכפיל את שדה העלות ב - 1.16

את שדה העלות נמצא תחת הלחצן שדה (Field) , בקטגוריה עלות (cost) , שדה עלות (cost)

זה יראה כך:

נלחץ על אישור (OK)

נקבל את ההודעה הבאה:

הודעה שכל הנתונים הקיימים בשדה זה יימחקו כי השדה מחושב.

נלחץ פעמיים על אישור (OK)

ונציג את השדה.

ב ה צ ל ח ה !

שדה מותאם אישית – שדה רשימה

Michal David — Mon, 20 Jun 2011 05:32:00 GMT

לפעמים אנו רוצים ליצור שדה בו יהיו רק ערכים קבועים.

לדוגמא , בפרויקט שלנו לכל פעילות יש מפקח , את המפקח אנו לא רוצים להכניס כמשאב , אלא בשדה נפרד רק לצרכי סינון.

כדי למנוע טעויות הקלדה , אנו לא רוצים שזה יהיה שדה טקסט פשוט בו מקלידים ערך , אלא שניתן לבחור ערך מרשימה.

יצירת שדה רשימה :

כיצד ליצור שדה מותאם אישית ראינו בטיפ "שדה מותאם אישית - שדה טקסט"

בסוג השדה סוג (Type) לבחור טקסט (Text)

שינוי שם (Rename) לשנות את שם השדה לשם משמעותי ,

רשימה (lookup)

עד גרסת 2003 :רשימה (Value list)

בחלון שנפתח יש להקליד ערך (Value)

ניתן להקליד גם תאור (Description)

לנו לדוגמא יש 3 מפקחים : יוסי חנה ודרור.

כבררת מחדל ניתן רק לבחור ערך מהרשימה.

Data entry options

אם רוצים לאפשר הקלדה של ערכים חדשים , החל מגרסת 2007 הערכים אוטומטית יתווספו לרשימה.

עד גרסת 2003 ניתן לבחור האם ערכים חדשים יתווספו לרשימה או לא

.Display order for lookup table

יש אפשרות לבחור אם רוצים שהרשימה תהיה ממוינת .

לבסוף, נשאר רק להציג את השדה:

קליק ימני על כותרת עמודה שלפניה רוצים להוסיף עמודה חדשה.
בחירת שם השדה
אישור

כעת ניתן לבחור לכל פעילות את הפקח שלה מהרשימה.

שדה מותאם אישית – שדה טקסט

Michal David — Fri, 13 May 2011 22:24:00 GMT

פרוג'קט מכיל שדות רבים בהם ניתן להשתמש, אבל , הרבה פעמים משתמשים צריכים שדות נוספים שלא קיימים בתכנה. לצורך זה Ms Project מאפשר ליצור שדה המותאם לצרכי המשתמש.

סוגי שדות שניצן ליצור:

שדה טקסט פשוט – שדה בו ניתן להזין טקסט חופשי.

רשימת ערכים – שדה בו ניתן לבחור מתוך רשימה אותה נכין מראש.

נוסחה – שדה חישובי.

בשדה מותאם אישית ניתן לבחור האם יוצגו הנתונים או מחוונים גראפיים בהתאם לנתוני השדה.

שלבים ביצירת שדה מותאם אישית בפרוג'קט 2007 - 2010

כרטיסייה עיצוב (Format) > שדות מותאמים אישית (Custom Fields)

או

קליק ימני על כותרת אחת העמודות > התאמה אישית של שדות (Customize Fields)

שלבים ביצירת שדה מותאם אישית בפרוג'קט עד גירסת 2007

תפריט כלים (Tools) > התאמה ( Customize) > שדות (Fields)

או

קליק ימני על כותרת אחת העמודות > התאמה אישית של שדות (Customize Fields)

בחירה האם שדה של פעילות או של משאב:

פעילות (Task)- ניתן להשתמש בשדה זה רק על פעילויות (בתצוגות של המשאבים לא יופיע).

משאב (Resource) – ניתן להשתמש בשדה זה רק על משאבים (בתצוגות של הפעילויות לא יופיע שדה זה).

בחירת סוג שדה:

סוג (Type) – כאן נקבע על איזה סוג שדה מדובר (שדה טקסט, שדה משך, שדה עלות וכו') הנתונים אותם נוכל להזין בשדה יהיו בהתאם לסוג השדה.

שינוי שם (Rename) – קביעת שם לשדה (כדי שנדע מה יש בשדה ולא נצטרך לזכור מה זה שדה טקסט1, טקסט2 וכו').

באמצעות שם זה נוכל להציג את השדה.

שדה טקסט פשוט

דוגמא:

בארגון מסוים מתעדים הסטוריה של כל פעילות באמצעות שדה הערות (notes) , כפי שפרסמתי בפוסט :

http://blogs.microsoft.co.il/blogs/msproject/archive/2010/02/16/520328.aspx

אבל, רוצים להוציא הנחיות עבודה לכל פעילות , ואם יוסיפו לשדה הערות יהיה עמוס מדי.

לצורך זה ניתן ליצור שדה טקסט פשוט.

יצירת שדה טקסט

בסוג השדה סוג (Type) לבחור טקסט (Text)

שינוי שם (Rename) לשנות את שם השדה לשם משמעותי ,

ולאשר.

מציגים את השדה כפי שמציגים כל שדה רצוי:

קליק ימני על כותרת עמודה שלפניה רוצים להוסיף עמודה חדשה.
בחירת שם השדה
אישור

היכן מתחבאת המצלמה ב Project 2010 ?

Michal David — Tue, 22 Feb 2011 19:21:00 GMT

היו אלי מספר פניות עם השאלה " לאן נעלמה המצלמה ב Project 2010 ? "

החלטתי לגלות לכם...

המצלמה נמצאת :

בכרטיסייה פעילות (Task)

העתק (Copy)

העתקת תמונה (Copy Picture)

בפוסט מה הקשר בין פרוג'קט וצילום הסברתי על השימוש במצלמה בפרוג'קט בגרסאות עד 2007 .השימוש בגרסת 2010 נשאר זהה , רק הגישה להפעלה השתנתה.

בהצלחה ובהנאה,

מיכל דוד

מדוע ישנן פעילויות שאינן נמצאות על הנתיב הקריטי , אך נראות קריטיות ?

Michal David — Sun, 31 Oct 2010 05:00:00 GMT

לפעמים רואים פעילות שלא נמצאת על הנתיב הקריטי , אך מוגדרת כקריטית , למה?

מה גורם לזה?

בצילום הבא ניתן לראות כי פעילויות 14 ו-15 מוגדרות כקריטיות , אך אינו על הנתיב הקריטי, הפעילויות אינן מקושרות לסיום הפרויקט.

הגורם לפעילויות להיות קריטיות הוא תאריך יעד (Deadline) שעבר. למרות שאינן על הנתיב הקריטי. הן מסומנות כקריטיות על מנת להראות למנהל הפרויקט שכאן יש בעיה בתכנון.

בצילום הבא ניתן לראות את פעילות 27 שלא מקושרת , אין לה תאריך יעד ובכל זאת מסומנת כקריטית. זאת מכיוון שיש לה אילוץ קשיח , הפעילות חייבת להסתיים בתאריך מסוים, ולכן מופיעה כפעילות קריטית.

לאן נעלם הנתיב הקריטי?

Michal David — Wed, 27 Oct 2010 18:04:00 GMT

בפוסט הקודם ראינו כיצד Ms Project מציג את הנתיב הקריטי,

http://blogs.microsoft.co.il/blogs/msproject/archive/2010/09/12/707449.aspx

מפעם לפעם שואלים אותי:

" האם יכול להיות שאין נתיב קריטי בפרויקט?"

בפרויקט הבנוי היטב לא יכול להיות מצב שאין נתיב קריטי, ובכל מקרה יש לפחות פעילות קריטית אחת , הפעילות המובילה לסיום הפרויקט.

לדוגמא: פרויקט הבנוי ללא קישורים המובלים לסיום הפרויקט.

פרויקט זה בנוי לא נכון , אין בו קישורים מתאימים , ומשתמשים באילוצים על מנת לקבוע את התזמון , לכן,רק הפעילות שתוביל לסיום הפרויקט תראה קריטית,והפעילויות הקשורות אליה. שאר הפעילויות יראו כלא קריטיות.

כמובן שמצב כזה לא יתכן, מדובר בפרויקט שלא מקושר נכון ולכן לא מציג נתיב קריטי אמיתי.

מסקנה: חשוב לקשר נכון!

דוגמא נוספת:

הצילו!!! הפרויקט שלי שבכלל לא מציג את הנתיב הקריטי!!! הייתכן?

לאן נעלם הנתיב הקריטי ?

מציגים את העמודה "קריטי" (critical) ואין נתיב קריטי!

מי יודע לאן הוא נעלם???

הוא נעלם מכיוון שמישהו קבע תאריך יעד (Deadline)לפעילות המובילה לסיום הפרויקט, ותאריך היעד מאוחר יותר מסיום הפעילות. (במקרה שלנו הפעילות האחרונה מספר 172)

עד לגרסת Ms Project 2003 , מצב זה גורם ליצירת מרווחים , ולכן אין נתיב קריטי. ולכן לא כדאי לקבוע תאריך יעד לפעילות המובילה לסיום הפרויקט.

הנתיב הקריטי בפרויקט

Michal David — Sun, 12 Sep 2010 17:20:00 GMT

כדי לנהל את הפרויקט ביעילות יש חשיבות מרובה לנתיב הקריטי,

נתיב קריטי כולל רצף של פעילויות המובילות לסיום הפרויקט , כל תזוזה בפעילות על הנתיב הקריטי , תזיז את תאריך סיום הפרויקט.

מידע נוסף על הנתיב הקריטי באתר מייקרוסופט:

http://office.microsoft.com/he-il/project-help/HA010156788.aspx

הצגת הנתיב הקריטי:

Ms Project יכול להציג את הנתיב הקריטי בגאנט:

בתצוגת "גאנט מעקב" (Tracking gantt) – הנתיב הקריטי אוטומטית מוצג.
בתצוגת "תרשים גאנט" (Gantt Chart) ניתן להציג את הנתיב הקריטי באמצעות :
"אשף תרשימי גאנט" (Gantt Chart Wizard)
הבא (next)" ß נתיב קריטי" (Critical Path)
סיום (Finish)

פעילויות קריטיות יוצגו באדם , פעילויות שאינן קריטיות יוצגו בכחול.

ב- Ms Project ניתן להציג את השדה "קריטי"( Critical ) :

קליק ימני על כותרת שדה שלפניו רוצים להוסיף שדה חדש
הוספת שדה (Insert Column)
בחירת השדה "קריטי" (Critical)
אישור.

בפעילויות קריטיות יוצג הערך "כן" (yes) בפעילויות שאינן קריטיות יוצג הערך "לא" (no).

כמה מרווח יש לפעילויות שאינן קריטיות?

זאת ראינו בפוסט :

כיצד מעקב יעיל אחר פרויקט יתרום להחלטות ניהוליות טובות יותר?

טיפ הדפסה בפרוג'קט חלק ג'

Michal David — Wed, 01 Sep 2010 03:10:00 GMT

הדפסת הטבלה ללא הגאנט

לפעמים רוצים להדפיס רק את הטבלה ללא הגאנט.

כאשר סמן העכבר בצורת חף דו ראשי גוררים את הקצה של חלון הגאנט מצד הטבלה עד לקצה החלון , במצב זה הגאנט לא יודפס , ויודפסו כל שדות הטבלה .

הדפסת טבלה עם גאנט:

הדפסת טבלה ללא גאנט:

על מנת לראות את הגאנט , צריך לגרור אותו חזרה לתצוגה.

טיפ הדפסה בפרוג'קט חלק ב'

Michal David — Tue, 24 Aug 2010 15:13:00 GMT

הדפסה על דפים בגודל שונה

הדפסה עלולה להיות בעייתית בפרויקטים גדולים.

כפי שראינו בפוסט הקודם טיפ הדפסה ב-Project חלק א' ,

ניתן לצמצם מספר עמודים בדרכים שונות.

בנוסף ,תוכנת Ms Project תומכת בהדפסה על דפים בגודל A3 , במידה וקיימת מדפסת המתאימה לנייר זה.

כאשר נמצאים בתצוגה לפני הדפסה , לוחצים על האייקון של הגדרת עמוד , כרטיסייה עמוד (page) , גודל דף(paper size ), אם מותקנת מדפסת מתאימה , ניתן יהיה לבחור A3

פעמים רבות ידרשו עמודים רבים גם בהדפסה על A3 ,

במידה ורוצים הדפסה על גיליון אחד , ניתן לשלוח את הפרויקט כקובץ PDF לבית דפוס להדפסה..

האם אנו רוצים מסגרת מסביב לעמוד?

כבררת מחדל כל עמוד בהדפסה מוקף במסגרת.

להורדת המסגרת:

כאשר נמצאים בתצוגה לפני הדפסה , לוחצים על האייקון של הגדרת עמוד , כרטיסייה שוליים(Margins) , בחלק התחתון הנקרא :מסגרת בוחרים ללא (none)

הדפסה ב-Project חלק א'

Michal David — Thu, 15 Apr 2010 15:52:00 GMT

חשבנו שתוכנות ימנעו את הצורך בהדפסות , מתברר שלא.

אולי כמות ההדפסות ירדה , אבל אנחנו עדיין צורכים ניירות.

ב-Ms Project מדפיסים כאשר צריכים חתימה לחוזה , כאשר רוצים לתלות על הקיר, כאשר רוצים לעיין ולראות את כל הפרויקט מול העיניים באותו זמן , כאשר רוצים להציג ממגוון הדוחות של Ms Project ועוד.

אני נתקלת בשאלות רבות לגבי הדפסות ב-Ms project , לדוגמא:

איך מדפיסים רק את הטבלה ללא הגאנט?
איך מדפיסים רק עמודות רצויות מהטבלה?
איך מדפיסים רק את הגאנט?
איך מדפיסים את ההערות ?
איך ניתן לצמצם את מספר הדפים בהדפסה?
האם בית דפוס יכולים להדפיס עבורי?

ועוד.

כלל :
לפני הדפסה תמיד נציג את הפרויקט באמצעות הצג לפני הדפסה (Print Preview)

צמצום מספר הדפים בהדפסה

נציג את הפרויקט ב - הצג לפני הדפסה , בשורת המצב למטה נראה כמה עמודים יש בשורות וכמה בעמודות ,

כדי לראות את כל העמודים נלחץ על ריבוי עמודים.

קבלנו 4 עמודים לגובה , 12 עמודים לרוחב

סה"כ 48 עמודים.

צמצום מספר העמודים להדפסה ע"י הצגת מקרא בעמוד מקרא במקום שיופיע בתחתית כל עמוד.

לפעמים ניתן לצמצם את מספר העמודים ע"י הצגת מקרא בעמוד מקרא במקום שיופיע בתחתית כל עמוד.

כאשר נמצאים בתצוגה לפני הדפסה , לוחצים על האייקון של הגדרת עמוד , כרטיסייה מקרא legend)) , ונבחר ב- עמוד מקרא במקום הבחירה של בררת המחדל מקרא בכל עמוד .

במקרה שלנו נקבל 3 עמודים לגובה , 12 עמודים לרוחב ועמוד מקרא

סה"כ 37 עמודים חסכון הדפסה של 11 עמודים.

צמצום מספר העמודים להדפסה ע"י הגדרת מספר עמודים לרוחב ומספר עמודים לגובה

לפעמים רואים שבשורת העמודים האחרונה יש רק מעט שורות , במקרה זה ניתן לצמצם את מספר העמודים לגובה .

לפעמים נראה שבעמודת העמודים האחרונה הרוב ריק ויש רק קצה קטן של הגאנט , במקרה זה ניתן לצמצם את מספר העמודים ברוחב.

בכל מקרה שמצמצמים את מספר העמודים יש לבדוק היטב שהמידע קריא.

כאשר נמצאים בתצוגה לפני הדפסה , לוחצים על האייקון של הגדרת עמוד , כרטיסייה עמוד נזין את מספר העמודים שאנו רוצים שיהיו לרוחב ולגובה.

בפוסטים הבאים יהיו טיפים נוספים להדפסה.

מה הקשר בין פרוג'קט וצילום?

Michal David — Sun, 07 Mar 2010 21:27:00 GMT

לפעמים רוצים להציג את הפרויקט או חלק ממנו , אבל לא ניתן לתת קובץ של Ms Project מסיבות שונות , כגון:

לא רוצים לאפשר לראות את כל הפרויקט אלא רק חלק ממנו .

רוצים להציג פרויקט או חלק ממנו במכתב או במצגת

ועוד.

רבים אינם יודעים , אבל בתוכנת Ms Project מסתתרת מצלמה בסרגל הרגיל .

העתקת תמונה (copy picture)

במצלמה ניתן לצלם את הפעילויות המוצגות על המסך , או פעילויות נבחרות ואפילו את כל הפרויקט .

בלחיצה על copy picture נפתח המסך הבא:

ניתן לבחור אם רוצים רזולוציית מסך , רזולוציית הדפסה , או שמירת קובץ . ההמלצה שלי תמיד לשמור קובץ GIF , אפשר לשלוח אותו בנפרד או להדביקו בכל מקום שנרצה.

ברגע שנבחר לשמור קובץ תופיע בתיבה כתובת תיקיית ברירת המחדל , במידה ורוצים לשנות , ננווט לתיקיה הרצויה באמצעות לחצן Browse בוחרים תיקייה מתאימה לשמירה.

במידה ובחרנו פעילויות , אוטומטית תהיה מסומנת האפשרות select rows , אם לא נבחר פעילויות האפשרות rows on screen תהיה מסומנת. ניתן להחליף בחירה.

האפשרות האחרונה היא להצגת Timescale .

ברירת המחדל היא כפי שמופיע על המסך בגאנט, אפשרות זו מתאימה בדרך כלל , במידה ורוצים לראות טווח תאריכים גדול יותר ניתן לשנות לתאריכים הרצויים.

לחיצה על Ok או אישור תשמור את התמונה, וניתן להשתמש בה כרצונכם.

לנוחותכם, צרפתי הסבר בוידאו.

האם המידע חדש עבורך?

האם המידע שמושי עבורך?

אשמח לתגובתכם, מיכל.