מדיניות ניהול מידע ב-MOSS 2007 - שימוש בסוגי תוכן ושילוב ביישומי Office 2007
ידעתם של- Office 2007 יש יכולת נחמדה המאפשרת "לשתול" הודעה למשתמש בראש המסמך בכל פעם שהוא פותח אותו?
טוב, האמת שזו רק התוצאה של שימוש ב"מדיניות ניהול מידע" (Information Management Policy) ולא המטרה הראשית, אבל "מתוך שלא לשמה בא לשמה"...
מדיניות ניהול מידע - קווים לדמותה
כחלק מתשתיות ה- Governance הקיימות ב- SharePoint 2007, יש הגדרות של "מדיניות ניהול מידע", המהווה אוסף של פעולות\כללים החלים על פריטי מידע, במטרה לאכוף מדיניות מידע ארגונית.
בהגדרת המדיניות ניתן לקבוע הפעלה של 4 פרמטרים:
- תוויות (Labels) – הוספה אוטומטית של תוויות למסמכי Office 2007. ניתן לקבוע תווית אוטומטית או לאפשר למשתמש לקבוע את התווית בעת שמירת/הדפסת המסמך. התוויות תודפסנה עם המסמך.
- ביקורת (Audit) – מעבר להגדרות הכלליות שחלות על כל פריטי המידע באתר (יכולת נוספת ב- Governance של MOSS ולא כאן המקום לפרט), ניתן להחיל ביקורת ייעודית למדיניות מסויימת.
- תפוגה (Expiration) - הגדרת כללים מותנים (בד"כ פונקציה של זמן שעבר מיצירת\שינוי מסמך) שבהתקיימם מתבצעת פעולת אירכוב (מחיקה\העברה) על פריט המידע. ניתן לשייך זרימת עבודה להגדרת התפוגה, אם אותה זרימת עבודה שוייכה קודם לכן לסוג התוכן.
זהו האמצעי החשוב ביותר במדיניות, משום שהוא מאפשר לבצע אירכוב אוטומטי של פריטים, ללא צורך בהתערבות המשתמשים\מנהלי האתרים. - ברקודים (Barcodes) – הצגת אפשרות למשתמש להוסיף ברקוד למסמכי Office 2007. הברקוד יודפס עם המסמך.
מדיניות ניהול מידע מוגדרת ברמת אוסף האתרים, בדפי הניהול הבאים:
_layouts/policyconfig.aspx , _layouts/Policylist.aspx
איך זה עובד?
שלבי העבודה הם: 1) יצירת מדיניות ברמת אוסף האתרים. 2) שיוך המדיניות לסוג תוכן חדש. 3) שיוך סוג התוכן לרשימה/ספרייה.
להמחשה, אני אציג את היכולת המעניינת של הגדרת תפוגה, המאפשרת להקפיץ את אותה הודעה נחמדה שדיברתי עליה מקודם.
| פעולה | צילום מסך |
| 1. יצירת מדיניות ניהול מידע חדשה (במקרה הזה בשם" מחיקה לאחר 3 ימים") |  |
| 2. קביעת פרטי המדיניות - כולל תוכן ההודעה שתוצג למשתמש בפתיחת מסמכי Office 2007 |  |
| 3. שיוך המדיניות לסוג תוכן חדש שיצרנו (במקרה הזה בשם "מדיניות ניהול מידע") - זאת ע"י כניסה להגדרות סוג התוכן |  |
| 4. עכשיו נשייך את סוג התוכן לספריית מסמכים כלשהי ולפתח מסמך "מדיניות ניהול מידע" חדש... |  |
| 5. והנה התוצאה - נוספה "רצועה" ובה כותרת המדיניות + פרטים, כפי שרשמנו לעיל בשלב 2 |  |
4 טיפים קטנים
- ניתן ליצור מדיניות ישירות לרשימה/ספרייה (ולא רק ברמת אוסף האתרים וללא צורך לשייך סוג תוכן) אבל כמובן שזה מאוד לא מומלץ
- שיוך לסוג תוכן אפשרי רק לסוגי תוכן שאתם יוצרים, ולא לאלו המובנים במערכת כברירת מחדל (חבל!)
- ניתן לייצא מדיניות ע"י כפתור "ייצוא" במסך עריכת המדיניות - זה שימושי מאוד להחלה של מדיניות בכמה אוספי אתרים וכדומה.
- תקראו את זה:
http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262490.aspx