התקנתם\התקינו לכם Office 2007 לאחרונה? או שהורדתם גירסת נסיון חינם? הגיע הזמן, כי להציג היום מצגת בסגנון של PPT 2003 ודרומה זה כ"כ old fashion שחבל על הזמן...
טוב, יש הרבה מה ללמוד על ה-Office החדש, בעיקר ה- ribbon - אבל בשביל זה יש אתר רשמי ומושקע. קחו לעצמכם שבועיים-שלושה של הסתגלות. אחר כך לא תבינו איך עבדתם בלעדיו.
המטרה של הפוסט הזה היא להציג במרוכז כמה פעולות התחלתיות חשובות (לדעתי) שלפעמים מרוב אוסף הפיצ'רים החדש שוכחים\אין כוח לבצע. בע"ה יוקדש פוסט נפרד להצגת הפיצ'רים שגרמו לי לעבור ל- Office החדש, עם כל הקושי הראשוני בהסתגלות אליו.
צבע טרי!
זה אמנם לא הדבר הכי חשוב, אבל אולי הכי נחמד... ב-Office החדש ניתן לשנות את ערכת הצבע (theme) של היישום. יש סה"כ 3 אפשרויות - כחול (ברירת מחדל), כסף ושחור. מה שמזכיר את אמרתו הידועה של הנרי פורד, שנשאל באיזה צבעים הוא מתכוון לספק את המכוניות החדשות שייצר, והוא ענה: "בכל אחד מצבעי הקשת, ובלבד שיהיה שחור"... אבל גם זה משהו נחמד שגיליתי להפתעתי שדי מרתק אנשים שעוברים ליד המחשב שלך ורואים את ה- Outlook למשל בצבע שחור...
אז הנה זה - במסך האפשרויות החדש של Office - ששווה פוסט נפרד בפני עצמו - תחת "נפוץ", פשוט בוחרים ערכת צבע חדשה. רק תדעו שהבחירה תשפיע על כל תוכנות ה- Office.
אגב אני אנצל את צילום המסך הזה להצביע על משהו שחשוב למי שמשתמש מדי פעם במאקרו או בפקדים במסמכים שלו - ישנה כרטיסייה (tab, או סרגל כלים לשעבר) הנקראת "מפתחים" ובה נמצאות פקודות המאקרו, הפקדים ועוד. הבעיה שכרטיסייה זו אינה מוצגת כברירת מחדל - פשוט תבחרו "הצג את הכרטיסייה מפתחים" והיא תופיע.
סרגל כלים לגישה מהירה
ב-Office החדש מופיע מעל ה- ribbon סרגל קטן שמאפשר להוסיף אליו תפריטים שונים מרחבי ה- ribbon.
כל מה שצריך וכדאי לעשות הוא למצוא את הלחצנים השימושיים ביותר עבורכם, ללחוץ עליהם עם קליק ימני ולבחור באפשרות "הוסף לסרגל כלים לגישה מהירה"
הנה בתמונה הוספה של מברשת העיצוב לסרגל הזה (כן, אני יודע שהיא מופיעה בתפריט הצף כשבוחרים מילה\פיסקה, אבל התפריט הזה נתקע כשלא צריך ונעלם כשצריך...)
הגדרות העתק-הדבק
ב-Office החדש יש טיפול מקיף בנושא העתק-הדבק, שמאוד מקל על העבודה. החידוש המרענן הוא האפשרות להגדיר מראש איך תתבצענה הדבקות מכל הסוגים והמינים. אגב, קביעת הגדרות אלו ב- Word יחולו גם על מסמכים וגם על הודעות מייל. בכל מקרה, בכל ביצוע הדבקה תופיע "התגית החכמה" (אם לא ביטלתם את האפשרות "השתמש בגזירה והדבקה חכמות") שתאפשר לכם לשנות את ברירת המחדל בפעולת ההדבקה הספציפית.
הנה צילום מסך (שוב - מסך האפשרויות החדש של Office, תחת "מתקדם"), שממחיש את מגוון האפשרויות הניתנות להגדרה -; כולל אפילו הגדרה של שיטת הדבקת תמונות! (לי אישית זה מאוד עזר)
מיקום ברירת מחדל של שמירת הקבצים
כידוע לכם, כשאתם מתחילים לכתוב מסמך חדש ובאים לשמור אותו, אוטומטית מוצע לכם לשמור אותו ב- My Documents.
לי זה לא כ"כ נוח ואולי גם לכם, אז לפני שאתם מתרגלים לזה מה שאפשר לעשות הוא פשוט לשנות את מיקום ברירת מחדל של שמירת הקבצים.
גם זה נמצא במסך האפשרויות החדש של Office, תחת "שמירה":
שמירה כ- PDF (או כ- XPS אם זה אומר לכם משהו)
אחד האמצעים של מייקרוסופט לוודא שיש לכם עותק חוקי של Office 2007 הוא לשים רכיב חיוני מחוץ לחבילת ה- Office ולהפנות אותכם להורדה באינטרנט. הרכיב הזה הוא שמירת קובץ Office כ- PDF או כ- XPS (שזה פורמט ייחודי מאוד, שאף אחד לא משתמש בו חוץ מהצוות שפיתח אותו). הרכיב מאפשר גם שמירה כ- PDF וגם שליחה במייל כ- PDF, בקיצור - שימושי לאללה.
אז הנה הקישור - http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=4D951911-3E7E-4AE6-B059-A2E79ED87041&displaylang=he
סה"כ כ- 1MB (+אישור חוקיות) ואתם מגלים בתפריט של כפתור ה- Office החדש את התוספות הבאות:
אל תשכחו את אלו שעוד אין להם...
OK, אתם בעניין ומתחילים ליצור קבצים עם סיומת ה- X החדשה (docx, xlsx, pptx). אבל מה עם אלו שעדיין נותרו מאחור? אם תנסו לשלוח קובץ בתבנית החדשה לחבר\ה נטולי Office 2007, הם לא יוכלו לפתוח אותו (האמת שהם יוכלו לשנות את הסיומת ל- zip ואז לנסות לפענח... * הערה למטה*).
אז מה עושים? פשוט שולחים להם עם הקובץ את הקישור הבא:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=he
זו חבילת התאימות, או ה- Office Compatibility Pack, שמאפשרת לגירסאות 2000-2003Office לפתוח קבצים בפורמט החדש. סה"כ 28MB שעושים את העבודה יפה.
*הערה - הסיומת החדשה היא למעשה zip בתחפושת. תנסו פשוט לשנות את הסיומת ל- zip ותראו מה קורה...ראו הרחבה כאן.