אחד האתגרים הגדולים ביותר העומדים בפני אנשי מחשבים כיום, ולא רק, הוא נושא ניהול המשימות.

כולנו מכירים את התופעה הזו - באמצע עבודה על מסמך מסוים, או קטע קוד חשוב, פתאום צץ לו מייל מתחתית המסך ואנחנו מיד רצים לבדוק מה בדיוק כתוב שם. פתאום אנו נזכרים במשימה חשובה שהיינו צריכים לסיים היום בבוקר, אבל שכחנו ממנה לגמרי. וגם אם רשמנו אותה ברשימת המשימות שלנו - שכחנו להסתכל ברשימה...

גם אני סבלתי מהתופעה הזו, ובמשך זמן מה ניסיתי למצוא דרך יעילה ופשוטה לארגן את המשימות שלי בצורה האופטימלית. אני רוצה להציג את הדרך בה אני משתמש, ואם זה יסייע למישהו לארגן את המשימות שלו בצורה טובה יותר - מה טוב.

אז ככה: העיקרון הבסיסי העומד בלב השיטה הוא - כל המשימות נמצאות במקום אחד בלבד. אסור שיווצר מצב בו אני צריך לבדוק בכמה מקומות מה אני אמור לעשות משום שסביר להניח שאני פשוט אשכח לעשות את זה... ומהו המקום שנמצא כמעט תמיד מול העיניים של כולנו? נכון, ה- Inbox של Outlook. לא רשימת המשימות, לא Notes, לא Calendar - רק ה- Inbox.

ולכן, אם אני רוצה להוסיף לעצמי משימה, אני מוסיף אותה ל- Inbox באמצעות הוספת Post (ניתן לביצוע באמצעות CTRL+SHIFT+S). ב- Post אני מפרט מה בדיוק אני אמור לעשות, וגם מהו התאריך היעד, אם יש. שימו לב - אני לא מוסיף פגישה ב- Calendar או משימה ב- Task List עם התראת זמן, אלא טקסט רגיל שמפרט את תאריך היעד. חשוב לציין כי את רעיון השימוש ב- Posts קיבלתי מאליק.

"אם כך", תגידו, "איך תספיק לעשות את כל המשימות? הרי בדרך כלל יש ב- Inbox עשרות ומאות של פריטים!". אז זהו שלא.

הנה צילום מסך של ה- Inbox שלי מהיום (ללא פרטים מזהים, כמובן...):

13 פריטים. זה כל מה שיש שם.

איך מגיעים לזה? פשוט מאוד: בתחילת יום עבודה אני עובר על ה- Inbox שלי, ומבצע סינון מהיר. כל מייל שניתן לטפל בו מיידית, מטופל מיידית. מהם הקריטריונים לטיפול מיידי?

- זימון לפגישה

הטיפול: Accept או Decline

- מייל לידיעה בלבד (כמו הודעה על מוצרים חדשים, מזל-טובים שונים וכו')

הטיפול: תיוק ב- Personal Folders

- מייל סוגר משימה, כלומר: חיכיתי לתשובה מגורם מסוים (לדוגמה - תשובה מצוות הפיתוח לשאלה מסוימת) על מנת לסיים משימה שלי, והמייל הגיע.

הטיפול: תיוק ב- Personal Folders

אחרי סבב הסינון הראשוני, שבדרך כלל מנקה כ- 60% מהמיילים, אני עובר שוב על המיילים הנותרים ומתכנן את זמן הטיפול בהם. לדוגמה - אם מגיע מייל מלקוח המבקש לבדוק נקודה טכנולוגית מסויימת, אני משריין זמן ביומן לבדיקת הנקודה הזו. המייל ישאר ב- Inbox עד לסיום הטיפול, ולאחר מכן יתוייק ב- Personal Folders.

ומה לגבי בלת"מים? כאלה יש אכן הרבה, וכאן ה- Post-ים מסייעים. אם באמצע העבודה מתקשר לקוח עם כמה שאלות, אני פותח Post חדש ב- Inbox ומפרט בו בדיוק מה צריך לעשות (לפעמים אפילו תוך כדי השיחה עם הלקוח), וכך הוא נכנס ל- Pipeline של המשימות.

נקודה אחרונה שחשוב לשים אליה לב: פעמים רבות קורה שאני שולח מייל לגורם חיצוני ומחכה ממנו לתשובה, ועד קבלת התשובה לא ניתן להמשיך בביצוע המשימה, לדוגמה: בקשה מלקוח לקיים פגישה בזמן מסויים, שאלה לצוות הפיתוח לגבי טכנולוגיה מסויימת, ועוד. איך ניתן לזכור פריטים כאלו? הרי ב- Inbox לא נרשמים הפריטים שאני שולח!

ובכן, לא בדיוק. שימו לב לצילום המסך שלעיל. תוכלו לראות מספר פריטים (שהשארתי גלויים) המציינים מייל שנשלח ממני. המיילים האלו, שנמצאים ב- Inbox, מזכירים לי שיש נושאים מסויימים ששלחתי לגביהם שאלה ואני מחכה לתשובה. ואיך הם הגיעו ל- Inbox? בצורה פשוטה מאוד - על ידי שימוש ב- Rule.

ניתן להגדיר ב- Outlook בצורה פשוטה מאוד Rule שיעתיק אוטומטית ל- Inbox כל מייל שנשלח ממני. בצורה כזו הרבה יותר קל לי לעקוב אחרי מה שאני שולח (ולמנוע מצבים לא נעימים כלפי לקוחות שטוענים שלא החזרתי להם תשובה...) ולוודא שכל הגורמים האמורים לחזור אלי אכן עושים זאת.

אם כך, נסכם:

1. כל המשימות לביצוע מרוכזות במקום אחד - ה- Inbox

2. משימות שאני פותח לעצמי נרשמות כ- Post (באמצעות לחיצה על CTRL+SHIFT+S)

3. קיים Rule המעתיק את כל המיילים הנשלחים לתוך ה- Inbox

4. לעולם לא יישמר ב- Inbox מייל שלא דורש טיפול. כל המיילים וה- Posts יתוייקו ב- Personal Folders בסיום הטיפול בהם.

מה דעתכם על השיטה? האם יש לכם שיטה יעילה נוספת לניהול משימות? אשמח לשמוע! השאירו תגובה למטה, ואשמח להתייחס אליה.

בימים הקרובים אני בחופשה ללא גישה למחשב (כן, זה קורה לנו לפעמים...) כך שלא אוכל להתייחס מיידית לתגובותיכם, אבל כבר יש לי Post ב- Inbox לשבוע הבא בדיוק למטרה זו...