מדוע לשדרג לגרסת SharePoint Server 2010?

לאחרונה נשאלתי מספר פעמים "מדוע לשדרג לגרסת SharePoint Server 2010"? ובגרסאות נוספות : "מה אני מרוויח?", "האם כדאי לארגון שלי לבצע הסבה / להתחיל פרויקט שכזה?". הרי אין ספק שבגרסת 2010 (שעדין ב Beta) מיקרוסופט עשתה מתיחת פנים ושיפרה משמעותית את המוצר מבחינת קלות הפיתוח והתשתיות. ובכל זאת, מאילו יכולות חדשות יהנה משתמש הקצה בארגון?. כהמשך לסדרת הפרסומים לסקירת החידושים בגרסת 2010 של Microsoft SharePoint Server, החלטתי שהדרך הטובה ביותר לענות על שאלות אלו, היא לשים "זרקור" על תכונות חדשות נוספות:

1. Office Web Application
   באמצעות Office Web Apps ניתן להציג, לעדכן, לשמור ולשתף תוכן מפורטל מבוסס SharePoint Server 2010 מתוך דפדפן האינטרנט (Internet Browser).
   גם כאשר Office Client Applications אינם מותקנים, תישאר גישה מקוונת לסביבת העבודה הכוללת קבוצה בסיסית של פונקציונליות הקיימת ב-Microsoft Office Web Apps מספקים חווית משתמש מוכרת, צפייה ועריכה חיוניים ללא אובדן נתונים או עיצוב, וכוללים את Word, Excel, PowerPoint ו-OneNote.
   
2. Simultaneous Editing
   בגרסת SharePoint 2010 בשימוש עם Office 2010 מתאפשרת עבודה בו זמנית על מסמך. כלומר, קבלת חיווי מי כרגע עובד על המסמך ועל איזו פיסקה. איך זה עובד? ברגע שמשתמש מסויים עובד על המסמך, הפיסקה אותה הוא עורך ננעלת ושאר המסמך זמין לעריכה ע"י משתמשים אחרים. באופן כזה, ניתן לעבוד על קבצי Office במקביל.
   
3. SharePoint Workspace 2010
   גרסת הלקוח של Office 2010 מרחיבה את גבולות שיתוף הפעולה על-ידי הצעת גישה מהירה, באופן מקוון ולא מקוון, לכל התוכן המצוי ב-SharePoint: סנכרן ספריות ורשימות אל המחשב האישי בלחיצת כפתור ולאחר מכן עדכון מסמכים וטפסים במצב לא מקוון. כל זאת בביטחה שכל הפריטים יסונכרנו אוטומטית אל השרת בחזרה למצב מקוון.
   
4. Document Sets
   יכולות ניהול התוכן של פלטפורמת SharePoint התרחבו, כאשר כעת הן מאפשרות לאגד מספר מסמכים יחד כ"סט מסמכים". בנוסף ליכולות ה-Meta Data, תהליכי הזרימה, וההרשאות הקיימות שחלו על מסמכים ב-MOSS 2007, כעת ניתן להחיל אותם על קבוצה של מסמכים. כלומר, קיבוץ מספר קבצי Word, Excel ואפילו קבצי PDF ולהעניק להם בבת אחת את אותו ה-Meta Data, הגדרת Policies משותפים, תהליכי זרימה ועוד. Document Sets יכולים להכיל כל סוג של קובץ לרבות מסמכים, כאשר ניתן להחיל את ההגדרות על כל הקבצים בקבוצה, או על קבצים ספציפים. בנוסף, אפשרות זו ניתן ליישם גם בהגדרות כמו הרשאות, ניהול תוכן וכו'.
   
5. Content Rating
   יכולת "דירוג התוכן" מאפשרת לקטלג בקלות תוכן, הודעות, מסמכים, רשימות ולראות את ה-Rating שניתן להם על ידי אנשים אחרים. בנוסף, "דירוג תוכן" עוזר ליישם ניהול בקרת איכות, כך שמשתמשים יוכלו לחפש, לקבל ולמיין את תוכן הטוב ביותר.
   
6. Rich User Interface
   בגרסת 2010, משתמשים יכולים לאתר בקלות ומהירות את התכונות הרלוונטיות עבורם עם ממשק המשתמש החדש מבוסס Ribbon, ניווט Breadcrumb, ביצוע פעולות על גבי מספר קבצים בו זמנית וב-Online באמצעות שימוש נרחב בטכנולוגיות AJAX ו-Silverlight.
   
7. Digital Media Assets
   מאפשר למשתמשים ליצור בקלות, להעלות, לגלות ולבצע שימוש בקבצי מדיה דיגיטליים הקיימים בתוך הארגון. ב-2010 נוספה תבנית ספריה חדשה, המיועדת לאחסון וקיטלוג נכסי מדיה עשיר כמו: תמונות באיכות גבוהה, אודיו, וידאו. כל פריט מידע דיגיטלי, ניתן לסווג ולנהל וכמובן להשתמש ביכולות SharePoint הסטנדרטיות של כגון זרימות עבודה, הרשאות, מדיניות וכו'. בנוסף, באמצעות שימוש ב-Silverlight Web Part ניתן לבצע streaming לתוכן הנמצא בספריות.
   
8. Office Integration
   בגרסת 2010, האפשרות "התחבר אל Office" הורחבה וכעת כאשר מחברים ספריה, היא הופכת זמינה עבור צפיה ושמירה של קבצים דרך Office Back stage. לאחר מכן ניתן יהיה לצפות בתגיות, הרשאות והאנשים הקשורים למסמך. בנוסף, כאשר ניצור מסמך חדש, נראה את רשימת התבניות הזמינות בספריה המחוברת, לצד התבניות המקומיות.