itaysk

הפוסט הזה הולך לדבר על נושא לא טכני לשם שינוי - הטמעה של SharePoint ועל תרבות ארגונית (וקצת על איך זה חוסך כסף לארגון וכאב ראש ל IT). הטריגר לפוסט הזה הוא מקרה אמיתי אצל אחד הלקוחות שיצא לי לבקר.

יותר מידי מיילים

שמתי לב שבמהלך יום עבודה ממוצע, מגיעים לתיבת הדואר של כל עובד בממוצע 4 מיילים. מדובר על מיילים כלליים כגון רווחת עובדים, הודעות חברה, אירועים וכו’.
לי זה נותן הרגשה של ספאם. לאחר שבוע של העדרות תיבת הדואר שלי מנתה 15 מיילים, שאת כולם יכולתי למחוק בהינד עפעף, סימן לחשיבותם.

מיילים לא רלוונטיים

חלק מהמיילים נשאו כותרות מהסוג “הודעה ללקוחות מערכת XXX”. כאן אני חושב שהרמז די ברור – לשלוח את ההודעה אליהם בלבד!

שימוש לא נכון במייל

במיוחד שבה את תשומת ליבי מייל אחד מסויים שאשתמש בו לצורך הדוגמא.

המייל נשא את הכותרת: Document1. מעולה..
אני ניגש לפתוח את המייל, ורואה שהוא ריק מתוכן, ומצורף אליו מסמך Word העונה לשם Doc1, זה הולך ומשתפר..
אני פותח את המסמך ורואה משפט אחד: “הכרטיס המגנטי לשי פסח פעיל, ואפשר להשתמש בו”.

המייל הזה הדהים אותי. כמה מאמץ להעביר מסר כל כך פשוט.
האלטרנטיבה היא, כמובן, להשתמש ברשימת “הודעות” בפורטל החברה, ולהזין לשם את כל ההודעות. לצורך השוואה ביצעתי את הבדיקה, ויצרתי פריט ברשימת הכזרות עם אותו טקסט בדיוק (כולל אותו צבע, ועיצוב פונט, למען ההגינות.. גם זה תופס מקום).

רציתי לראות מה החסכון בנפח דיסק. והתוצאות:

0.81Kb לעומת 30Kb – שיפור של 370%.

נשמע לכם הרבה..? זה אפילו לא קרוב לכמה שזה באמת.. כי כשמדובר באימייל, ההודעה שוכנת בכל תיבה של כל עובד בעותק נפרד. כלומר שאת המספר הזה אתם צריכים להכפיל במספר העובדים. באלטרנטיבה של הרשימה, לצורך העניין, קיים עותק אחד ויחיד שמשמש את כולם.

אז כמה בעצם אנחנו מרוויחים פה? (נניח שיש בארגון 1000 תיבות דואר)

0.81Kb לעומת 30,000Kb – שיפור של 37,000% !!!

סיכום

מהפוסט הזה אני יוצא עם כמה מסקנות:

1. למדו להישתמש בכלים העומדים לרשותכם (פורטל).
2. למדו לא לנצל לרעה שימוש בכלים אחרים (מייל).
3. בפעם הבאה שאתם צריכים קלף טוב בויכוח נגד IT או הנהלה על היתרון בפורטל – אני חושב שהדוגמא הזאת על חסכון בנפח דיסק תספק אותם.

-- שמי איתי שקורי, ואני יועץ SharePoint--