Quick Tip: Templates for e-mail messages
מדי פעם אנו נתקלים בצורך לענות באימייל איזושהי תגובה קבועה, בין אם זה הסבר על תהליך מסוים, טקסט משפטי קבוע כלשהו, או פשוט פורמט קבוע של הודעה. במוקדי שירות הדבר אפילו יותר מהותי - רוב ההתכתבויות צריכות להיות בנוסח אחיד כלשהו.
יש לכך פתרון מאוד נוח ב-Word 2007, שהוא בעצם עורך הדואר של Outlook 2007. ניתן להשתמש בו גם להודעות דואר אלקטרוני וגם למסמכי Word:
1. יש ליצור הודעת דואר אלקטרוני חדשה ולכתוב את הטקסט שמעוניינים לבצע בו שימוש חוזר. יש לבחור את הטקסט.
לאחר מכן יש לעבור לסרגל "הוספה" ושם ללחוץ על "חלקים מהירים" ואז "שמירת הקטע הנבחר בגלריית החלקים המהירים".
2. יש לבחור כותרת תמציתית לקטע שנשמר:
3. כעת ניתן לצאת מההודעה מבלי לשמור אותה. ביצירת הודעות חדשות ומענה על הודעות קיימות ניתן להוסיף את החלק הזה מתוך גלריית החלקים המהירים: סרגל "הוספה" ולאחר מכן "חלקים מהירים". כעת ניתן לראות את החלק המהיר בתפריט שנפתח.
לחיצה על חלק זה תוסיף אותו לגוף ההודעה.
פתרון מעניין נוסף הוא ה-
Outlook 2007 Add-in של U2U, שמאפשר ייבוא ושיתוף קטעים מול רשימת SharePoint:
דור רוטמן.