Remember Sammy Jankis

Hi,

There are two questions I constantly hear when talking about using MOSS as a DMS (Document Management System):

• What is the recommended size for uploading files in doc libraries?
• Is there any best practice around storing video and CAD files (150MB +)?

Well, time to sort this one out. Let's start with the facts today: MOSS 2007 has uses 50MB as the default upload file size to a Doc library. Of course, you may change this (up to the max 2GB) but bear in mind that performance could become an issue. The best solution to work around this issue is to keep these files in a network share and use the Link content type to describe their metadata and other MOSS info. You should also add that File Share as a new source to crawl for Search purpose.

For Video/Audio files, keep in mind that the MOSS platform is a great solution for collaborating on digital media. However, the minute you start getting into streaming - you want to think about your architecture. SharePoint streams digital media to thousands of users concurrently – probably not the best way if you know your way around streaming. In either case, you should think about how to break up your Content DBs for performance and back-up/restore purposes. No matter how you do it, storing digital media in SQL will cause your content databases to become very large that can result in long back-up times if you don't split your solution into multiple DBS.

But as always – the future is much brighter. And this time – we're even talking about the near future (no Office 14 here). It's called IMM - Interactive Media Manager. IMM is a solution built for MOSS and is considered to be much more suitable for dealing with digital media. The key for understanding IMM is to understand what IMM does outside of MOSS:

• File storage (IMM track path locations for files stored on SAN)
• Metadata - IMM houses all metadata on a separate SQL server with different offering - the IMM RDF Repository, acting as the translation layer between MOSS and SQL.

More information can be found here and the IMM SDK can be found here: http://www.codeplex.com/imm.

Well – that's it. The next time this question will pop – just link them to here J

Bye,

Adir Ron.

היי,

 חד פעמית ולכבוד Tech Ed הקרב ובא - פוסט שלם בעברית!

אז האמת היא שהשנה מדובר בטקאד מיוחד מאוד בשבילי - בפעם הראשונה אני "חוצה את הקווים" באופן רשמי והופך למרצה מן המניין. לתומי חשבתי שזה יהיה עוד הרצאה כמו עשרות ההרצאות שהעברתי בשנה וחצי האחרונות בנושא ה-Office/MOSS מתוקף תפקיד ה-MRD  ל-Office אבל אני חייב להודות שיש בטקאד משהו שונה ודי מרגש. יכול להיות שזה ההיקף של האירוע, אולי זה כל ההיסטוריה שיש לי איתו (הפעם הראשונה שראיתי את Sharepoint לפני אי אלו שנים טובות :-) וכמובן שיש סבירות גבוהה שמדובר במחשבה על 3 ימי חופש באילת בתחילת אפריל אבל בשורה התחתונה ובלי ציניות - טקאד עושה קצת פרפרים בבטן, לא?

אבל חדל קשקשת רגשנית - אין ספק שהשנה הולך להיות מעניין במיוחד. עברתי לפני יומיים על רשימת ההרצאות מטקאד 2004 וממש שעשע אותי לראות איך התייחסנו ל-MOSS ול-Office 2007 אז. הם תוייגו כטכנולוגיות עתידניות שבקושי הקדשנו להם זמן ובצדק - בקושי היה אפשר לספר עליהם משהו. מישהו זוכר שיובל שיין הציג את הדמו של Sharepoint על Beta 1?! וואו, עבר המון זמן. ובכן, השנה המסלול ה-Office עובר פאזה וכולו יעמוד בסימן הבשלות והבגרות של המוצר. בינינו, עברנו כבר מזמן את שלב ההתלהבות מכל הדברים ה"סקסים" והקוסמטיים של הפלטפרומה והפעם אנחנו רוצים ממש "ללכלך את הידיים". בקיצור, להוציא מה-Office System כאלה דברים שאפילו מיקרוסופט לא היו סגורים שאפשר איכשהו לעשות :-)

ובמסגרת הזו, גם אניו הולך לפתוח את מכסה המנוע. שום דבר לא לגמרי סופי כרגע אבל מסתמן שההרצאה שלי הולכת לשלב Workflow, Infopath ולא מעט תהליכים עסקיים כולל חיבורים למערכות צד שלישי. מי שירצה לסמן לעצמו את ה-Session - זה הולך להיקרא Building Workflow Solutions And Integrating Business Processes with SharePoint Forms Server 2007.

ואם אתם רוצים להבין בדיוק מה הולך להיות שם - הנה גם תקציר (באנגלית כמובן - כמו שהבנתם מהבלוג שלי, אני לא אוהב לכתוב בעברית מושגים טכניים)
In Microsoft Office SharePoint Server 2007, InfoPath forms became the ultimate user interface for workflows and main business processes. In this session, we will provide best practices on connecting Office InfoPath 2007 forms to workflows in Microsoft Office SharePoint Server 2007 and show how we can easily integrate various Business Process using standard Office 2007 tools. We will also discuss complex data connections for client and browser forms and demonstrate how forms today can connect to Excel Services, Microsoft SQL Server 2005.and other 3rd party Enterprise Systems via the new Business Data Catalog feature.

אז זהו. נותר רק להתפלל לאלוהי הטקאד שלא יתקעו אותי בשמונה בבוקר אחרי המסיבה או משהו גרוע כזה ("אמן ואמן") ונראה את כולכם שם....

 אדיר.

Hi,

Here's a nice one to jump start the week: Meta Tags (or in particular "Meta Tags in MOSS 2007"). As you may have noticed, MOSS isn't too friendly with adding/changing Meta Tags for its Aspx pages. Not such a big issue if you're implementing an inner organizational portal but once you think about the Web – you might consider tagging your pages in ways to reflect in search engines. Well, after researching this issue a bit, I've found a nice little way to work around this but I've also came across a set of articles called "Death of a Meta Tag". I feel like I need to refer to those articles before talking about the possible solution since this could be a whole bunch of work for nothing. It looks like you could spend your time improving your search rank in much more useful ways than this. In other words, Microsoft probably gave up on Tags for a reason and you might as well be educated about it before implement Meta Tags on your own. Here are the links to the articles:

• Death Of A Meta Tag
• An End to Metatags (Enough Already, Part 1)
• Google Uses Meta Tags Sparingly, But Should You? (Enough Already, Part 2)

Ok. If you're still into developing it – that's not a hard task at all. Here's what you can do:

1. Start with creating a new Rendering control. This control will be rendered in the header so this is where we'll add the logic and support for Meta Tags. You can find a very detailed information about this issue in the following MSDN article.
2. The main thing you'll have to do is to override the RenderControl method and use the following code (example for Keywords):

   writer.Write("<meta name=\"keywords\" content=\"" + YOUR_KEYWORDS_HERE + "\" />");

   Now, since you're implementing this control - you can decide whether to use hard coded Meta Tags or read them from a DB/File.

3. Open the relevant Master Page and add a new Content Place Holder (for example: <asp:ContentPlaceHolder id="PlaceHolderMetaTags" runat="server"/>) in the <head> section.
4. The last thing is to add the new control you've created into the Place Holder in the following manner:

<PublishingWebControls:EditModePanel runat="server" id="metadataSection" SuppressTag="true" PageDisplayMode="Display">

<MyControls: MyMetadataFieldControl FieldName="MyMetadata" runat="server"></Mytag:HeadMetadataFieldControl>

</PublishingWebControls:EditModePanel>

That's it. Looks like a pretty easy task after all. However, if you had a brief look in the articles mentioned here - you would know no to expect it to affect the search ranking too much…

Bye,

Adir Ron.